Buchhaltung digital - erklärt Steuerberater

Steuerberater COUNSELOR zu digitaler Buchführung und der Umsetzung

Einige Gedanken zum Ablauf und den Vorteilen digitaler Buchhaltung vom Counselor

 
Buchhaltung digital mit Steuerberater
 
Die „digitale Buchhaltung“ ist kein Hexenwerk.
 
Eine vernünftige Organisation und Absprache zwischen Unternehmen und Steuerberater – und schon kann man die Vorteile genießen.
 
Der Mandant liefert seine Buchhaltungsunterlagen nur noch digital an die Kanzlei des Steuerberaters und behält die Originalbelege bei sich im Unternehmen.
 
Die Daten aus dem Auftragswesen (Kundenrechnungen) und aus der Lohnbuchhaltung werden nicht mehr einzeln, sondern als Sammeldatei automatisiert übermittelt und die Bankbewegungen schickt die jeweilige Bank direkt zur EDV des Steuerberaters.
 
Die Barbelege oder die Kassenbewegungen werden entweder durch den Einsatz des Kassenbuchmoduls an den Steuerberater übergeben oder eingescannt über die Stotax2Go-App.
 
Für alle Handlungen ist der Zugang zum Mandanten-Postfach die Grundlage:
 
 
Zu Beginn der digitalen Buchhaltung ist zu klären, welche Belege für eine ordnungsgemäße Buchführung notwendig sind.
 
Damit keine Unterlagen übersehen werden, sollte man sich nach den Vorgaben unseres Artikel „Sortieranweisung für Buchhaltungen“ richten.
 
Hierbei ist zu beachten, dass das Unternehmen schon eine Anzahl von Lieferantenrechnungen ohnehin als elektronische Rechnung erhält.
 
Es bietet sich also an, in folgenden Schritten die Unterlagen für den Steuerberater zusammenzustellen:
 
-Anlage eines „Unterlagen-Ordners“ in der EDV – zum Beispiel benannt mit „Buchhaltungsbelege“
 
-Ablage aller elektronisch erhaltenen Lieferanten-Rechnungen in diesem Ordner „Buchhaltungsbelege“
 
-Einscannen aller in Papierform erhaltenen Lieferantenrechnungen und Barbelege – am Besten täglich – und Ablage im Ordner „Buchhaltungsbelege“
 
-Einscannen aller sonst für die Buchhaltung wichtiger Unterlagen, wie Finanzamtsmahnungen, Betriebskostenabrechnungen und Leasingverträge – am Besten gleich bei Erhalt der Unterlage - und Ablage im Ordner „Buchhaltungsbelege“
 
-Schaffung des Abfragezugangs für den Steuerberater zu den Bankkonten. Ein entsprechendes Schreiben an Ihre Bank finden Sie hier als Download. Dieses ist nur zu Beginn nötig, da nach Einrichtung, die Abfrage automatisiert ablaufen kann.
 
-Herstellen von monatlichen csv-Dateien, solange keine automatisierte Bankauskunft möglich ist oder die Bank eine solche Auskunftsmöglichkeit nicht ermöglichen kann.
 
-Einscannen aller Bankauszüge (monatlich), sofern nicht die Möglichkeit einer automatisierten Bankabfrage oder der Herstellung von csv-Dateien besteht.
 
-Zusätzlich sind in den Ordner „Buchhaltungsbelege“ monatlich das Rechnungsausgangsbuch zusammen mit den Ausgangsrechnungen und die anderen Geldkonten (z.B. paypal) als csv-Datei beizufügen.
 
 
Nach Befüllung des Ordners „Buchhaltungsbelege“ kann dieser komplett an den Steuerberater über das Mandanten-Postfach übertragen werden.
 
Zudem können dann gleichzeitig die mit der Stotax2Go-App aufgenommenen Belege an den Steuerberater übermittelt werden.
 
Ob Sie die Übermittlung der Daten an den Steuerberater einmal monatlich oder einmal wöchentlich oder sogar täglich vornehmen, richtet sich nach der Absprache mit dem Steuerberater und der Buchungsnotwendigkeit. Sofern der Steuerberater Ihr Mahnwesen oder sogar das Zahlungswesen übernommen hat, ist eine häufigere Übertragung der Daten sinnvoll.
 
Nach Übertragung der Daten sollte dann der Ordner „Buchhaltungsbelege“ geleert werden, damit keine Doppelübertragungen vorkommen und Sie die Belegunterlagen aber dennoch jederzeit vorliegen haben. Es bietet sich hier an, den Inhalt des Ordners „Buchhaltungsbelege“ in einen neu anzulegenden Ordner – zum Beispiel „Buchhaltung-2020“ – zu überführen. An dieser Stelle steht der Ordner „Buchhaltungsbelege“ wieder für die Sammlung der Unterlagen des nächsten Monats zur Verfügung.
 
Zu beachten ist, dass alle erhaltenen Unterlagen (Lieferantenrechnungen, Bankbelege, Mahnungen etc.) des laufenden Monats in die Übertragung gehören und nicht nur die bezahlten Vorgänge.
 
Insgesamt ist es so sehr einfach alle Unterlagen an den Steuerberater weiterzugeben.
 
Da die Bearbeitung der papierlosen Lieferung der Buchhaltungsunterlagen in der Steuerkanzlei aufwändiger ist, als wenn die Belege in der herkömmlichen Art zur Bearbeitung gegeben werden, bedarf es einer gewissen Akribie in der Zusammenstellung und Übertragung der Unterlagen. Wie Sie unserem Auftrag für Digitalisierung entnehmen können, sollten auch alle Unterlagen für die Steuererklärungen (z.B. Unterlagen der Kinderbetreuung oder privater Versicherungen und Krankheitskosten) elektronisch übertragen werden. Damit es hier aber nicht zu einem „Überlaufen“ des Mandanten-Postfachs kommt, empfiehlt es sich, die Übertragung der Buchhaltungsdinge nur einmal monatlich oder nur in Absprache (siehe oben) öfter vorzunehmen.
 
 
 
Die Übertragung der Buchhaltungsdaten ist vergleichbar mit der „früheren“ Abgabe der Buchhaltungsunterlagen in der Steuerkanzlei.
 
Hier haben Sie ja auch nicht stündlich oder täglich Ihre Belege eingereicht, sondern gesammelt am Ende einer Periode (monatlich oder vierteljährlich oder sogar nur jährlich) die zusammengestellten Unterlagen dem Steuerberater übergeben.
 
Es empfiehlt sich hier – in Absprache mit der Steuerkanzlei – den für Sie besten Übertragungsrhythmus herauszufinden und entsprechend einzurichten.
 
Durch die, zum Beispiel tägliche, Befüllung des Ordners „Buchhaltungsbelege“ mit den am Tag angefallenen Buchhaltungsbelegen, haben Sie am Ende des Tages Ihre Aufgabe für die Buchhaltungszusammenstellung schon (fast) erledigt.
 
Damit die tägliche Bearbeitung nicht zu aufwändig wird, können wir einen preisgünstigen und kompatiblen Scanner und die entsprechende Software – auch für Ihr Handy – empfehlen.
 
Zu beachten ist dann nur noch, dass Unterlagen, die zu Ihrer Steuererklärung gehören und nicht zur Buchhaltung des Betriebes zählen, getrennt übertragen werden, damit die Steuerkanzlei gleich an der „Fachlichkeit“ der Übermittlung erkennen kann, um welchen Auftrag es sich handelt.
 
Sprechen Sie uns gerne an und wir erklären Ihnen, wieviel einfacher diese Art von Buchhaltungsbearbeitung für Sie ist und/oder werden kann.
 
 
Das gute Gefühl am Abend eines Tages, auch die Buchhaltungsaufgaben erledigt zu haben, ist einfach unbeschreiblich.
 
 
 
 
 
 
Ihren Beratungstermin bei der
COUNSELOR Steuerberatungsgesellschaft mbH
in 22848 Norderstedt im Schubertring 19
gönnen Sie sich
 
unter Telefon  0 40 - 696 382 600
 
oder mit E-Mail an office@counselor.de
oder über unser Anfrageformular
 
Beachten Sie  bitte den Rechtsstand dieses Textes:  März 2020
 
Bevor Sie also Handlungen oder Gestaltungen mit steuerlichen Auswirkungen vornehmen, muss zur Sicherheit erst geklärt werden, ob sich die Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung geändert haben.
 
Zudem geben wir zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.
 
Sofern Sie hierzu Fragen haben oder Beratung wünschen, sprechen Sie uns gerne an oder klären Sie die Fragen in einem unserer nächsten Beratungstermine.
 
 
 
 
Unsere Telefonnummer zur Terminvereinbarung und unser Online-Anfrageformular finden Sie in unseren Kontaktdaten zusammen mit einer Beschreibung der Anfahrt.
 
 
Wir veröffentlichen zu diesen Themen auch in Zukunft weitere Gedanken und Hinweise.
Wir werden verschiedene Anregungenund Hinweise geben und Möglichkeiten aufzeigen.
 
Und immer, wenn ein neuer Beitrag veröffentlicht ist,
geben wir dieses auf unserer Seite "Neueste Artikel und Videos" bekannt.
Nutzen Sie hier gerne unseren RSS-Feed, um nichts mehr zu verpassen.
 
 
Ihre
COUNSELOR
Steuerberatungsgesellschaft mbH
aus Norderstedt (neben Hamburg)
 

Unternehmenssteuern

Für Unternehmer wichtige Steuern
Hinweise vom Counselor

Der Unternehmer muss vor allem
 
die Umsatzsteuer,
die Gewerbesteuer
und
die Einkommensteuer
bzw. die Körperschaftsteuer beachten.
 
Ein paar Gedanken finden Sie unter "Welche Steuern müssen Unternehmer beachten?".

Vorsteuer-Verlust

Ein Rechenbeispiel
Gedanken vom Counselor, Steuerberater

Für die betrieblichen Einkäufe hat der Unternehmer normalerweise eine Forderung gegen das Finanzamt auf Erstattung der gezahlten Vorsteuerbeträge.
 
Wenn allerdings die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nicht vorliegen, kann es teuer werden.
 
Wie teuer es werden kann, versucht unser Rechenbeispiel auf der Seite "Wie teuer ist der fehlende Vorsteuerabzug?" zu ermitteln.
 

Unternehmensform

Gewinn durch Gesellschaftsform
Gedanken vom Steuerberater COUNSELOR

 
Die Wahl der passenden Gesellschaftsform und Unternehmensstruktur ist der Beginn mehr Gewinn und mehr Vorteile aus der Tätigkeit zu ziehen.
 
Steuerersparnis ist Teil des Unternehmensgewinns und sollte deshalb nicht ausser Betracht gelassen werden.
 
Lesen Sie einige Gedanken hierzu in unserem Artikel "Gesellschaftsformen".
 

Arbeitshilfen

Formulare für mehr Gewinn
laufend aktualisiert von COUNSELOR

Wir stellen ein paar Arbeitshilfen zur Verfügung, die die Arbeit und damit die Rendite des Unternehmens steigern sollen.
 
Für die Nutzung und die Anwendung erklären wir unseren Mandanten gerne jeden einzelnen Schritt.
 
Die angebotenen Vorlagen können unsere Mandanten selbstverständlich auch als gedrucktes Formular oder als selbst rechnende Excel-Datei bekommen. Sprechen Sie uns hierzu einfach an.
 
Die Arbeitshilfen zur Einkommensteuer, zur Umsatzsteuer oder zur Buchhaltung werden von uns auch laufend aktualisiert.
 

Immobilien + Steuern

Angaben zu Immobilien
Hinweise von COUNSELOR Steuerberater

 
Was wird für die Steuererklärung zu Immobilien gebraucht?
 
Welche Unterlagen und Angaben sind notwendig, um die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung zu berechnen?
 
Hier finden Sie eine Übersicht zu den Angaben zu Immobilien.

Steuer-Vermeidung

Risiko Verdeckte Gewinnausschüttung
Gedanken vom Steuerberater

 
Sehr ärgerlich ist es, wenn das Finanzamt bei einer Prüfung "verdeckte Gewinnausschüttungen" feststellt.
 
Es kann für die Gesellschafter und das Unternehmen teuer werden, wenn nicht vorher darüber nachgedacht wurde.
 
Lesen Sie unsere Gedanken hierzu im Artikel "Verdeckte Gewinnausschüttung".
 

Empfehlungen

Qualität hat eine Adresse
Hinweise der COUNSELOR, Norderstedt


Es ist immer gut, einen verlässlichen und kompetenten Geschäftspartner zu haben.

Deshalb sind wir auch der Meinung, dass man auf erfolgreiche Geschäftsbeziehungen hinweisen darf und empfehlen auf unserer Seite "Empfehlungen" einige Kontakte.

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