Unternehmensinternes - Organisation der Abläufe

Ein Unternehmen braucht Organisation und Struktur, um Gewinn zu erzielen

Überlegungen am 31.07.2019 von Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater

 
Unternehmensinternes
 
Nur wenn die Zahnräder in einem Unternehmen ineinander greifen, hat das Unternehmen die Möglichkeit Gewinne zu erzielen.
 
Vom (Er-)Finden des Produkts bis hin zum Zahlungseingang vom Kunden muss laufend überprüft werden, ob die unternehmensinternen Abläufe noch zeitgemäß und vor Allem auch noch zielführend sind.
 
Je nach Größe des Unternehmens bietet es sich an, für einzelne Abläufe auch eigenständige Abteilungen einzurichten. Wichtig ist danach nur, dass die Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen und selbstverständlich innerhalb der einzelnen Abteilung auch reibungslos funktioniert.
Kommunikation unternehmensintern
Niemals möchte man folgenden Ablauf im Unternehmen erleben:
 
"Hast Du mal ein paar Schrauben für mich?" fragte der Monteur.
"Nein, die Schrauben sind seit letzter Woche alle."
"Hast Du denn nicht bestellt?"
"Doch. Ich habe sogar im Einkauf nachgefragt und der Einkauf sagt, die Lieferung sollte längst gekommen sein, bestellt haben sie die Schrauben."
"Und warum wird nicht geliefert. Wir haben jetzt glatt einen Produktionsstopp."
"Der Einkauf wollte in der Buchhaltung nachfragen, ob die dort etwas Näheres wissen."
"Dann frage doch selbst mal in der Buchhaltung nach, bevor wir hier alle Urlaub machen können."
Gesagt getan. Der Anruf in der Buchhaltungsabteilung:
"Wissen sie etwas über die Lieferung der Schrauben?"
"Nicht viel, nur dass der Lieferant die Schrauben erst liefern will, wenn das Problem mit der letzten Rechnung geklärt ist. Diese letzte Rechnung können wir aber nicht bezahlen, da die berechnete Stückzahl von der empfangenen Stückzahl abweicht. Die Abteilung Wareneingang hat uns mitgeteilt, dass 1000 Stück in der Lieferung fehlen bzw. 1000 Stück in der Rechnung zu viel berechnet wurden."
"Ihr wisst schon, dass wir jetzt nicht weiterproduzieren können?"
"Aber das liegt möglicherweise an den fehlenden 1000 Stück?"
.
.
 
und so weiter und so weiter
 
bis die Frage mit dem Lieferanten geklärt werden kann.
 
Wenn es überhaupt unternehmensintern festgestellt werden kann, ob 1000 Stück fehlen oder wer die Verantwortung oder wer die Schuld für die Panne zu verantworten hat, vergehen Stunden, eventuell sogar Tage und Wochen.
Dass es hier zu einem sehr kostenintensiven Produktionsausfall kommt, bemerkt die Geschäftsleitung möglicherweise als letzte Abteilung und dann auch viel zu spät. Ob es hier sogar soweit kommt, dass Liefertermine nicht eingehalten werden können und Konventionalstrafen auf das Unternehmen zukommen, soll das Beispiel nur andeuten.
 
Insgesamt ist also die interne, die unternehmensinterne Kommunikation eines der wichtigsten Punkte.
 
Um diese Kommunikation allerdings nachvollziehen zu können, sollte die Kommunikation mit Auftragsunterlagen, mit Laufzetteln, mit Bestellunterlagen und ähnlichem vorgenommen werden, entweder digital (EDV-gestützt) oder althergebracht mit Papier, um sofort, an verschiedenen Stellen des Unternehmens in der Lage zu sein, festzustellen, dass ein Problem aufgetaucht ist.
 
Das vorstehende Beispiel funktioniert genauso in der Bäckerei, wenn der Auslieferungsfahrer nachts um 2 Uhr feststellt, dass der Lkw keinen Treibstoff mehr hat oder beim Onlineshop der mitten im Weihnachtsgeschäft über kein Verpackungsmaterial mehr verfügt, dieses aber 4 Wochen Lieferzeit hat oder beim Windkraftbetreiber, der feststellt, dass die Gemeinderatssitzung, in der die Genehmigung für den neuen Standort erteilt werden soll, heute auf 16 Uhr vorverlegt wurde und die nächste Sitzung erst nach der Sommerpause im Oktober stattfindet.
 
Unternehmens Internes d
 
Das Schöne, aus Sicht des Steuerberaters, ergibt sich mit einer ordentlich geführten internen Kommunikation, aber dann im Rahmen der Jahresabschluss-Erstellung oder der Jahresabschluss-Gestaltung. Über die verschiedenen Auftrags-Durchlauf-Unterlagen kann ziemlich konkret festgestellt werden, wieviele unfertige Leistungen im Betrieb vorhanden sind oder auch wieviel Rückstellungsbedarf für Lieferanten oder für Vertragsrisiken besteht. Bei vernünftig gestalteten Abläufen erhält die Finanzabteilung des Unternehmens immer Kenntnis oder Nachricht, wenn z.B. Bestellungen in die Liquiditätsplanung übernommen werden müssen, oder wenn es darum geht, die Zahlungsmodalitäten von größeren Kundenaufträgen abzustimmen und der Folge auch zu überwachen.
 
Zusätzlich hat jede Abteilung die Schnittstellen zu benachbarten Abteilungen besser in der Überwachung, so dass Engpässe in der Materialwirtschaft der Vergangenheit angehören sollten. Der Materialfluss "in time" muss das Ziel der Abläufe sein, da so teure Lagerhaltung gespart werden kann und die Produktionsgeschwindigkeit zunimmt, was dazu führen kann, dass dem Kunden schnellere Lieferungen verkauft werden können oder auch günstigere Preise offeriert werden können, bei gleichbleibenden Lieferzeiten.
Betriebsinterne Kommunikation ist ein sehr komplexes Thema, das selbstverständlich zu jeder Zeit Auswirkungen auf das Ergebnis des Unternehmens hat. Aus Sicht der Buchhaltung und der Finanzabteilung sind hier Informationen wichtig, die in die Liquiditätsplanung, die Umsatz- und Ergebnisplanung, die Personalplanung und letztlich auch in die ganz allgemeine Zukunftsplanung einmünden.
 
Um feststellen zu können oder planen zu können, wieviel Personal in zwei Jahren benötigt wird oder wieviel Geld für die Erneuerung des Fuhrparks oder der Produktionsstraße bereit liegen muss und entsprechend reagieren oder besser agieren zu können, ist jede Zahl und jeder Hinweis und jeder Vertrag für die Finanzabteilung relevant.
 
Wenn beim Erstellen einer Fortführungsprognose oder beim Erstellen eines Businessplans für einen neuen Geschäftszweig, keine Informationen über die geplanten Verkäufe oder die unbedingt zu tätigenden Investitionen oder den Personalbedarf zu erhalten sind, stimmt die unternehmensinterne Kommunikation mindestens an dieser Stelle nicht und die Prognose oder der Businessplan wird massive Lücken und Risiken aufweisen.
 
Hier soll nur angedeutet werden, dass das Unternehmen sich gegen viele Schwierigkeiten und Probleme schützen kann, und das nur, indem eine vernünftige Finanzübersicht und eine aussagekräftige Finanzplanung vorhanden ist. Dass die Finanzplanung jeden Tag einer Änderung unterliegt, kann insofern berücksichtigt werden, als dass z.B. monatlich die Buchhaltungsauswertung mit den Planzahlen gegenübergestellt wird und auch neue Verträge oder Aufträge genauso wie Steuern und Steuervorauszahlungen in die Zukunftsplanung eingearbeitet werden. So erreicht man für das Unternehmen einen immer aktuellen Planungsstand und kann, sofern z.B. einen finanzierende Bank nachfragt, sofort Unterlagen und "haltbare" Prognosen herausgeben. Die Übersicht über die Zahlen und finanziellen Abläufe bringt unbezahlbare Sicherheit für das Unternehmen, so dass auch die Rendite automatisch steigen wird.
 
 
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Unsere Gedanken hierzu finden Sie im Artikel "Bilanzgliederung nach HGB".

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