Rückstellungen in der Bilanz

Steuern sparen mit Rückstellungen in der Bilanz erklärt Steuerberater

Gedanken am 10.01.2020 von Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater Hamburg Norderstedt

Rückstellungen in der Bilanz
 
Rückstellungen sind die Bilanzpositionen, die am ehesten geeignet sind, um in der Steuergestaltung eine führende Rolle einzunehmen.
 
Bei den verschiedenen Rückstellungspositionen handelt es sich immer um Verpflichtungen des Unternehmens, die im Folgejahr oder in den späteren Jahren zu erfüllen sind, aber bereits am Bilanzstichtag als Verpflichtung entstanden waren.
 
Hierbei kann es sich um vertragliche Pflichten handeln, zum Beispiel Rückbauverpflichtungen, oder um gesetzliche Pflichten, wie die Aufbewahrungspflichten, die im Gesetz vorgeschrieben sind.
 
Wir unterscheiden hier öffentliche Pflichten und privatrechtliche Pflichten. Beide führen aber zu Rückstellungsbedarf.
 
Die Höhe der jeweiligen Rückstellung richtet sich entweder nach den handelsrechtlichen oder steuerrechtlichen Vorschriften oder nach den vertraglichen Vereinbarungen, die die Ermittlung des Rückstellungsbetrags vorgeben.
 
Im Folgenden finden Sie verschiedene Beispiele, wobei hier gleich gesagt werden soll, dass eine abschließende Aufzählung nicht möglich ist, da in jedem einzelnen Steuerfall neue und andere Möglichkeiten gefunden werden können, um Steuern zu sparen.
Lesen Sie in diesem Zusammenhang auch gerne unsere Überlegungen im Beitrag "Verschiedene Gedanken" und zum Aufbau dieser Webpräsenz unsere Erläuterungen auf der Seite "Gedanken".
 
 
 
In der Bilanz werden drei große Positionen im Bereich der Rückstellungen unterschieden.
 
Zuerst sind die Rückstellungen für Pensionen und ähnliche Verpflichtungen auszuweisen.
Dann sind die Steuerrückstellungen zu nennen.
Und als eigentlich interessanteste Position gibt es die „sonstigen Rückstellungen“. Hier sind die meisten, variablen Rückstellungen zu finden.
 
In den "sonstigen Rückstellungen" findet man zum Beispiel die Pflicht zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, die Pflicht zur Aufstellung des Jahresabschlusses und die Pflicht zur Erstellung der Steuererklärungen für das abgelaufene Geschäftsjahr, aber auch die Pflicht Urlaubsansprüche der Mitarbeiter entweder in Geld oder in Zeit abzuleisten, die Pflicht Handelskammerbeiträge oder Berufsgenossenschaftsbeiträge für das abgelaufene Geschäftsjahr zu bezahlen und viele vergleichbare Pflichten.
 
In den Rückstellungen sind Positionen enthalten, die in der Höhe und in dem Fälligkeitsdatum noch unbestimmt sind, die aber vom Grund her existieren. So liegt zum Beispiel die Rechnung des Steuerberaters für die Erstellung des Jahresabschlusses zum Zeitpunkt der Bilanzerstellung noch nicht vor, so dass hier, nicht eine konkrete Verbindlichkeit gebucht werden kann, sondern nur im Wege einer Kostenschätzung ein Rückstellungsbedarf erfasst werden muss, der die Kosten des Jahresabschlusses für das abgelaufene Geschäftsjahr bereits diesem Jahr aufwandsmäßig zuordnet.
 
Wenn bereits eine Lieferantenrechnung vorliegt - beim Erstellen der Bilanz -, so ist diese Position unter den Verbindlichkeiten zu erfassen und nicht mehr im Rückstellungsbereich.
 
Die wohl spannendsten Positionen im Bereich in der Position „sonstige Rückstellungen“ sind die Rückstellungen für Prozess und Gerichtskosten bzw. Prozessrisiken sowie die Position ausstehende Rechnungen.
 
Unter dem Gesichtspunkt der Steuerersparnis, aber auch der ausgewogenen Bilanzoptik, ist die Bearbeitung der Position Rückstellungen immer wieder eine der Hauptaufgaben bei der Erstellung eines Jahresabschlusses.
 
 
F A Z I T
 
Rückstellungen sind die edelste Form Steuern zu gestalten.
 
Die Unternehmensform und die alltäglichen Abläufe zu optimieren und vernünftig zu gestalten, ist eine Aufgabe, um die Rendite zu verbessern. Mit Rückstellungen in der Bilanz die Steuern zu gestalten, ist eine weitere Möglichkeit den Gewinn des Unternehmens zu verbessern.
 
Wir beraten Sie gerne, um herauszufinden, welche Rückstellungen in Ihrem Unternehmen möglich oder sogar notwendig sind, um die Steuerbelastung erträglicher zu machen.
 
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Im Folgenden beantworten wir verschiedene Fragen zu der Bilanzposition "Rückstellungen"
 

Wofür und für was können (bzw. müssen) Rückstellungen gebildet werden?

Wie der Name der Position bereits aussagt, sind hier Beträge zurückzustellen, wenn das Unternehmen seinen Mitarbeitern Pensionen und ähnliches zugesagt hat.
In den Steuerrückstellungen in der Bilanz werden Beträge ausgewiesen, die an das Finanzamt noch für vergangene Jahre zu zahlen sind. Auch sind die Nachzahlungen oder Restbeträge für das abgelaufene Geschäftsjahr hier zurückzustellen. In der Position findet man Rückstellungen zur Gewerbesteuer, zur Körperschaftsteuer und dem Solidaritätszuschlag. Dass die Gewerbesteuer steuerlich nicht absetzbar ist, entbindet hier allerdings nicht von der Pflicht einer Rückstellungsbildung, da handelsrechtlich sämtliche Verpflichtungen in der Bilanz zu zeigen sind.
Rückstellung für Steuern aus besonderem Anlass können zum Beispiel im Schätzungswege ermittelte Steuernachzahlungen sein, die durch eine am Bilanzstichtag noch nicht abgeschlossene Betriebsprüfung auf das Unternehmen zukommen können.
Abzuraten ist hier allerdings von einer Rückstellungsbildung aus Vorsichtsgründen, da das Finanzamt dann auch annimmt, dass das Unternehmen riskante Steuergestaltungen vorgenommen hat, die einer intensiven Überprüfung bedürfen.
Man sollte also nicht eine Vorsichtsrückstellung für eventuelle Steuernachzahlungen bilden, die im Rahmen einer Betriebsprüfung eventuell entstehen können, weil das Finanzamt, das diese Position in der Bilanz entdeckt, sofort die Prüfungsanordnung verschicken würde. 
Wenn  das Unternehmen im abgelaufenen Jahr Verpflichtungen eingegangen ist oder öffentliche Pflichten noch für das abgelaufene Wirtschaftsjahr zu erbringen hat, sind die zu erwartenden Kosten zurückzustellen.
Für die Kosten der gesetzlich vorgeschriebenen Aufstellung des Jahresabschlusses und der Steuererklärungen für das abgelaufene Geschäftsjahr ist eine Rückstellung zu bilden. Üblicherweise richtet sich die Höhe dieser Rückstellung nach der Honorarrechnung des Steuerberaters aus dem Vorjahr, aus der man die ungefähre Höhe entnehmen kann und so Beträge zurückstellt, die auf das Unternehmen in Folgejahren zu kommen. Auch sind hier die unternehmensinternen Kosten für die Aufstellung des Jahresabschlusses berücksichtigungsfähig. Solange der Steuerberater das laufende Geschäftsjahr oder sogar das Vorjahr noch nicht abgerechnet hat, sind hier auch Rückstellungsbeträge für mehrere Jahre möglich. 
Da gesetzlich vorgeschrieben ist, dass Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind, hat der Bundesgerichtshof entschieden, dass auch diese Verpflichtung zu bewerten und die Kosten in der Bilanz zurückzustellen sind.  Das Bundesfinanzministerium hat hierzu eine sehr detaillierte Berechnungsanweisung herausgegeben, nach der die Rückstellung für die Aufbewahrungspflichten zu ermitteln ist. Je nach Umfang der Geschäftsunterlagen kommen hier erhebliche Rückstellungsbeträge zusammen, die das Unternehmen zwar keinerlei Liquidität kosten, aber immense Steuerersparnis zur Folge haben.  Vergleichen Sie hierzu auch unsere Artikel "Die Aufbewahrungskosten-Rückstellung" und "Aufbewahrungskosten-Rückstellung (Formular)".
In nahezu allen Unternehmen, die Mitarbeiter beschäftigen, gibt es zum Bilanzstichtag noch offene Urlaubsansprüche.
Auch hierfür hat das Unternehmen Rückstellungen zu bilden, da die bezahlten Urlaubszeiten der Mitarbeiter, die in den Folgejahren ausgeglichen werden, aufwandsmäßig in das laufende Geschäftsjahr gehören.
Unter Abgrenzungsgesichtspunkten ist hier also festzustellen, wie viele Tage der einzelne Mitarbeiter noch an Urlaubsanspruch hat, und dieser Anspruch ist dann entsprechend den steuerlichen Vorschriften zu berechnen und zu bewerten.
Auch die Urlaubsansprüche der Geschäftsführer und der Gesellschafter-Geschäftsführer, sowie deren mitarbeitenden Familienangehörigen führen hier zu interessanten Steuerersparnissen. 
 
Für Rückbauverpflichtungen kann das Unternehmen bereits Rückstellungen bilden.
Hier muss das Unternehmen herausfinden, welche Verpflichtungen eingegangen wurden, welche Kosten durch diese Verpflichtung entstehen werden und wann diese Kosten entstehen werden.
Sollte also ein Rückbau vertraglich, zum Beispiel mit dem Vermieter, vereinbart sein und dieser Rückbau in zehn Jahren vorzunehmen sein, könnte man in der Bilanz des laufenden Geschäftsjahres ein Zehntel der insgesamt zu erwartenden Rückbaukosten als Rückstellung verbuchen.
Hier muss allerdings im Einzelfall genau geprüft werden, wie sich die Verpflichtung ergibt, wann diese Verpflichtung zu erledigen ist und welcher Teil, auch unter Gesichtspunkten einer Abzinsung, bereits in diesem Jahresabschluss Berücksichtigung finden kann. 
Jedes Unternehmen, welches Mitarbeiter beschäftigt, muss auch Berufsgenossenschaftsbeiträge entrichten.
Da erst nach Jahresende geklärt ist, wie viel Berufsgenossenschaftsbeitrag auf das Unternehmen entfällt, ist hier eine Rückstellung notwendig. Erst wenn die Lohnsumme des Jahres endgültig feststeht und der Beitragssatz der Berufsgenossenschaft angewandt wurde, ist der Betrag bekannt. Die Höhe ist bereits schätzbar, so dass eine Rückstellungsbildung vorgenommen werden kann.
Rückstellungen für Beitragsverpflichtungen sind vorzunehmen und vorstellbar, wenn das Unternehmen Mitglied in Verbänden oder Gemeinschaften ist, die eine Beitragsordnung haben und die Beiträge sich zum Beispiel nach dem jährlichen Umsatz des Unternehmens richten. Es kann sich hierbei um Berufsverbände handeln oder zum Beispiel um Wasserwirtschaftsverbände oder ähnliche Organisationen. Auch hierfür ist eine Rückstellungsbildung möglich und teilweise auch notwendig.
Sobald ein Unternehmen am Bilanzstichtag in laufende Gerichtsprozesse verwickelt ist, sollte gewissenhaft geschätzt werden, inwieweit aus diesen Gerichtsverfahren Risiken für das Unternehmen entstehen können. Man sollte bewerten, welche Chance dieses Gerichtsverfahren hat und entsprechend sollte man das Risiko eines Verlierens vor Gericht zurückstellen und zusätzlich auch sämtliche Gerichtskosten, Rechtsanwaltskosten, Gutachterkosten und ähnliche Aufwendungen, die mit diesem Rechtsstreit in Zusammenhang stehen, in die Prozesskostenrückstellung einbuchen.
Möglicherweise haben Mitarbeiter Überstunden geleistet, die am Bilanzstichtag noch nicht abgerechnet waren. Auch hierfür ist eine Rückstellungsbildung möglich.
Auch kann es notwendig sein, für eine bekannte oder zu befürchtende Patentverletzung Rückstellungen zu bilden. Sofern das Unternehmen Verfahren oder Anwendungen im Betrieb nutzt, deren Patent ein anderes Unternehmen innehat, sollte zum Ausgleich entstehender Schäden eine Rückstellung für Patentverletzung gebildet werden. Inwieweit hier eine Schätzung der Rückstellungshöhe möglich ist, ist wiederum im Einzelfall zu klären.
Ein Unternehmen, welches Vertriebsmitarbeiter auf Provisionsbasis beschäftigt oder Kunden und Lieferanten Provisionen zugesagt hat, muss in der Bilanz eine Rückstellung für noch offene Provisionsverpflichtungen berechnen und bilden. Üblicherweise ist zum Bilanzstichtag noch nicht die letzte Periode abgerechnet und ausgezahlt, so dass hier in den Wochen nach dem Bilanzstichtag sehr wahrscheinlich die zurückzustellenden Provisionsansprüche der Mitarbeiter oder Geschäftspartner bekanntwerden und so eine Provisionsrückstellung verbucht werden kann.
In vielen Geschäftsführerverträgen oder Anstellungsverträgen von Vertriebsmitarbeitern sind Erfolgsprämien oder Tantiemen vorgesehen. Auch hierfür muss das Unternehmen Rückstellungen bilden, soweit zu erahnen ist, dass zum Beispiel der Geschäftsführer - weil das Wirtschaftsjahr sehr schön gelaufen ist - eine Tantiemen bekommt.
Zum Bilanzstichtag gibt es auch häufig den Vorgang, dass das Unternehmen bereits Verpflichtungen eingegangen ist, die aber vom Lieferanten noch nicht endgültig erfüllt wurden bzw. noch nicht abgerechnet wurden. So kann ein Unternehmen zum Beispiel Ware bestellt haben oder Leistungen in Auftrag gegeben haben, die vom Lieferanten noch nicht geliefert wurden, die aber kurz nach dem Bilanzstichtag zum Unternehmen gelangen. Solange diese bestellte Ware im Zusammenhang mit Kundenumsätzen steht, ist hier ein Zusammenhang zu erkennen, dass diese ausstehende Rechnung auch noch dem Vorjahr oder dem laufenden Geschäftsjahr zuzuordnen ist. Diese Position ist steuerlich äußerst interessant. Als Beispiel kann hier eine Abgrenzung von Telefonkosten dienen, die erst in der Mitte des Folgemonats nach dem Bilanzstichtag vom Telefonanbieter in Rechnung gestellt werden.
Das Unternehmen kann im Jahresabschluss auch die Kosten für noch nicht erledigte Instandhaltungs- und Wartungsarbeiten zurückstellen. Diese Arbeiten müssen dann allerdings in den ersten Monaten des Folgejahres erledigt werden.
Für Gewährleistungsverpflichtungen sollte das Unternehmen im Jahresabschluss ebenfalls schon eine Rückstellung bilden. Lesen Sie hierzu auch gerne den Beitrag "Gewährleistungsrückstellung"
 
 
Die vorstehende Aufzählung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es gibt sicherlich weitere Pflichten eines Unternehmens, die einer Rückstellung bedürfen, die wir jetzt hier nicht aufgelistet haben.
 
 
In diesem Zusammenhang sind unsere Gedanken im Beitrag "Verschiedene Gedanken" auch interessant.
 
Beachten Sie  bitte den Rechtsstand dieses Textes:  Januar 2020
 
Bevor Sie also Handlungen oder Gestaltungen mit steuerlichen Auswirkungen vornehmen, muss zur Sicherheit erst geklärt werden, ob sich die Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung geändert haben.
 
Zudem geben wir zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.
 
 
Sofern Sie hierzu Fragen haben oder Beratung wünschen, sprechen Sie uns gerne an oder klären Sie die Fragen in einem unserer nächsten Beratungstermine.
 
Gern untersuchen wir Ihre Bilanz oder Ihr Unternehmen darauf hin, ob weiterer Rückstellungsbedarf besteht und ob andere Steuerersparnisse erreicht werden können.
 
 
 
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