Kleinbetragsrechnungen

Auch in 2019 gemilderte Vorschriften zur Rechnung bis 250 Euro

Zusammenstellung am 05.08.2019 von Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater

Kleinbetragsrechnungen
 
Für Rechnungen bis 250 Euro (gültig ab 01.01.2017) verlangt der Gesetzgeber - genau wie bei größeren Rechnungen - verschiedene Pflichtangaben, ohne die ein Vorsteuerabzug ausgeschlossen ist.
 
Die nachfolgenden Pflichtangaben müssen alle Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro enthalten. Nur eine Ausnahme lässt der Gesetzgeber zu, und zwar den Fahrschein öffentlicher Verkehrsmittel wie Bus, U- und S-Bahn.
 
Bitte achten Sie darauf, dass die folgenden Angaben auf dem Beleg aufgeführt sind:
Pflichtangabe
Erläuterung
Leistender
Lieferant mit vollständigem Namen und vollständiger Adresse
Datum
Ausstellungsdatum des Belegs
Menge und Art
Menge und Art des gelieferten Gegenstands oder Umfang und Art der gelieferten Dienstleistung
Entgelt
Bruttobetrag des Beleges in einer Summe
Steuersatz
der angewendete Steuersatz
Hinweis
auf eventuelle Steuerbefreiung, wenn keine Umsatzsteuer abgerechnet wurde
Zu der Angabe "Art" der gelieferten Ware oder Dienstleistung, verlangt das Gesetz die "handelsübliche Bezeichnung".
 
Unter "handelsübliche Bezeichnung" ist die Angabe in der Form zu verstehen, dass auch ein unkundiger Dritter erkennen kann, was genau geliefert wurde.
 
Den Finanzbehörden reicht es nicht, wenn in der Rechnung aufgeführt ist
 
"Beratung .... 5.000,00 Euro"
 
Hier muss deutlich formuliert sein, welche Beratung in Rechnung gestellt wurde. Die Beratung zu einer Steuererklärung oder die Beratung zu Marketingmaßnahmen und dem Aufbau einer Webseite, sind dann nämlich völlig anders zu beurteilen, als die Beratung in der Kindererziehung oder die Beratung zur Kapitalanlage.
 
Warum allerdings IKEA keine "handelsüblichen Bezeichnungen" auf den Kassenbelegen verwendet oder verwenden muss, entzieht sich unserer Kenntnis. Wir raten heute noch, ob der "Björn" ein Kinderbett oder ein Schreibtisch ist. Die Finanzämter haben allerdings für die IKEA-Einkäufe ein Nachschlagewerk, in dem genau beschrieben ist, was z.B. ein "Björn" ist, so dass der Finanzamtsprüfer auch zuordnen kann, ob es sich um eine betriebliche Ausgabe oder einen privaten Einkauf handelt.
 
Kleinbetragsrechnungen1
 
Um genau dieses bei jeder Betriebsausgabe feststellen zu können, hat der Gesetzgeber sogar vorgeschrieben, dass Bewirtungsquittungen einzeln die Artikel enthalten müssen, die verzehrt wurden. Hieran kann das Finanzamt dann erkennen, wie viele Personen an dem Essen beteiligt waren, ob Kinder an der Mahlzeit teilgenommen haben und ob alkoholische Getränke verzehrt wurden.
 
Ein Beleg, auf dem nur steht „50 Euro erhalten, Danke, Unterschrift“, ist keine Rechnung im steuerlichen Sinne.
 
Hierbei ist es egal, ob der Betrag 1 Euro oder 100.000 Euro groß ist.
 
Für Sie, als Unternehmer ist es wichtig, dass die Betriebsausgabe auch absetzbar ist und dass Ihnen der Vorsteuerabzug nicht versagt wird.
 
Die negativen Auswirkungen haben wir berechnet auf der Seite "Wie teuer ist der fehlende Vorsteuerabzug?".
 
Der einkaufende Unternehmer sollte also darauf achten, dass für jede Ausgabe eine steuerlich akzeptable Rechnung vorliegt. Hierzu gehören bei den kleinen Einkäufen eben auch alle Angaben, die eine Kleinbetragsrechnung beinhalten muss. Am besten, prüft man direkt an der Kasse, ob die Rechnung korrekt ist, da einige „Barrechnungen“ später vom Verkäufer nicht mehr berichtigt werden oder sogar nicht mehr berichtigt werden können.
 
Beispiel
Sie kaufen eine Glückwunschkarte oder Toner für den betrieblichen Drucker bei einem kleinen Händler, weil dieser Einkauf dringend geworden ist und bezahlen den Einkauf direkt mit Bargeld. Die Quittung enthält aber nicht alle notwendigen Angaben.
Hier wird es schwer, nachträglich eine berichtigte Rechnung oder einen steuerlich akzeptablen Beleg zu erhalten.
„Ich weiß gar nicht, ob Sie das hier eingekauft haben.“ oder „Eine neue Rechnung kann ich Ihnen nicht mehr ausstellen.“ sind nur zwei Äußerungen, die wir sehr oft gehört haben, wenn um eine Rechnungskorrektur gebeten wurde.
 
 
Der Verkäufer ist nach dem Umsatzsteuergesetz zwar verpflichtet, dem Unternehmer, der bei ihm einkauft, eine ordnungsgemäße Rechnung auszustellen, aber die Praxis zeigt, dass dieses häufig Probleme bereitet.
 
Prüfen Sie bestenfalls vor dem Bezahlen, ob die Quittung oder der Rechnungsbeleg steuerlich in Ordnung ist, dann haben Sie die besten Chancen, dass der Verkäufer eine ordnungsgemäße Rechnung ausstellt.
 
Bei finanzamtlichen Betriebsprüfungen wird immer wieder geklärt, ob die Belegangaben vollständig sind und es wird auch geklärt, ob der Verkäufer existiert, ob der Verkäufer diesen Betrag versteuert hat und ob dieser Einkauf überhaupt stattgefunden hat. Dieses erledigt der Finanzbeamte mit sogenannten Kontrollmitteilungen.
 
Wenn der Rechnungsbeleg nicht einwandfrei ist, verlieren Sie aber später nicht nur den Vorsteuerabzug, sondern auch die steuerliche Absetzbarkeit in den Ertragsteuern ist gefährdet. Sollte das Finanzamt die Betriebsausgabe wegen der fehlenden Belegqualität nicht akzeptieren, kann es schnell bis zu 50 Prozent der Rechnungssumme an Steuern kosten. Diese unnötige Belastung kann man jederzeit sparen, wenn man darauf achtet, dass für Einkäufe immer eine korrekte Rechnung vorliegt.
 
Ob und wie das Problem der Nichtabsetzbarkeit geklärt werden kann, muss im Einzelfall überprüft und bearbeitet werden. 
 
Beachten Sie  bitte den Rechtsstand dieses Textes:  05.08.2019.
 
Bevor Sie also Handlungen oder Gestaltungen mit steuerlichen Auswirkungen vornehmen, muss zur Sicherheit erst geklärt werden, ob sich die Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung geändert haben.
 
Zudem geben wir zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.
 
Sofern Sie hierzu Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an oder klären Sie die Fragen in einem unserer nächsten Beratungstermine.
 
Unsere Telefonnummer zur Terminvereinbarung und unser Online-Anfrageformular finden Sie in unseren Kontaktdaten zusammen mit einer Beschreibung der Anfahrt.
 
In diesem Zusammenhang ist auch unser Beitrag "Rechnungsvorschriften" interessant.
Lesen Sie gerne weitere Gedanken zu diesem Thema auf der Seite
 
 
Wir veröffentlichen zu diesem Thema auch in Zukunft weitere Gedanken und Hinweise.
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Kalkulation

Berechnung der Ein- und Verkaufspreise
Gedanken vom Counselor, Norderstedt

 
Jeder Unternehmer muss seine Verkaufspreise ermitteln.
 
Hierfür ist es sinnvoll, auch die Einkaufspreise und die gesamten Einstandskosten zu berücksichtigen.
 
Sie finden ein paar Gedanken hierzu auf der Seite "Kalkulation".

Barzahlungen

Führung eines Kassenbuchs
Hinweis der COUNSELOR, Steuerberater

 
Jeder Unternehmer und jedes Unternehmen hat Bareinkäufe und Barzahlungen.
 
Sofern es sich im Wesentlichen um Ausgaben handelt, haben wir Ihnen ein paar Hilfen an die Hand gegeben, die Sie auf der Seite "Kassenbuch / Organisation Barbelege" finden.
 
Sofern Sie hierzu Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an oder klären Sie die Fragen in einem unserer nächsten Beratungstermine.
 
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Vorsteuer-Verlust

Ein Rechenbeispiel zur Umsatzsteuer
Gedanken  vom Counselor, Steuerberater

Fehlender Vorsteuerabzug kostetVorsteuer-VerlustEin RechenbeispielGedanken vom Counselor, SteuerberaterFür die betrieblichen Einkäufe hat der Unternehmer normalerweise eine Forderung gegen das Finanzamt auf Erstattung der gezahlten Vorsteuerbeträge. Wenn allerdings die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nicht vorliegen, kann es teuer werden.Wie teuer es werden kann, versucht unser Rechenbeispiel auf der Seite "Wie teuer ist der fehlende Vorsteuerabzug?" zu ermitteln.

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Qualität hat eine Adresse
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Es ist immer gut, einen verlässlichen und kompetenten Geschäftspartner zu haben.
 
Deshalb sind wir auch der Meinung, dass man auf erfolgreiche Geschäftsbeziehungen hinweisen darf und empfehlen auf unserer Seite "Empfehlungen" einige Kontakte.
 

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