Betriebsveranstaltung

Was ist als Betriebsveranstaltung möglich und steuerlich absetzbar

Gedanken und Hinweise am 17.07.2020 vom Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater

Betriebsveranstaltung
 
 
Um der Belegschaft für die erbrachten Leistungen zu danken und das Betriebsklima zu fördern, laden Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer regelmäßig zu Betriebsveranstaltungen ein (z.B. Betriebsausflüge oder Weihnachtsfeiern).
 
Für solche Aktivitäten können steuerliche Vergünstigungen in Anspruch genommen werden.
 
Hierfür ist es wichtig, dass der Arbeitgeber die Kosten und den Ablauf der Veranstaltung dokumentiert.
 
Die günstigen Besteuerungsregeln für Betriebsveranstaltungen greifen nur bei Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene, die gesellschaftlichen Charakter haben und bei denen die Teilnahme allen Betriebsangehörigen offensteht.
 
Hinweis
Eine Feier für einen beschränkten Kreis der Arbeitnehmer wird von den Finanzämtern ausnahmsweise als steuerbegünstige Betriebsveranstaltung anerkannt, wenn sich die Begrenzung des Teilnehmerkreises nicht als Bevorzugung einer bestimmten Arbeitnehmergruppe (z.B. nur der Abteilungsleiter) darstellt. Begünstigt sind daher beispielsweise Feiern einer Abteilung, wenn alle ihr zugehörigen Arbeitnehmer daran teilnehmen können oder auch Treffen von ehemaligen Mitarbeitern (Pensionärstreffen).
 
Für die Anwendung der steuergünstigen Regeln kommt es nicht darauf an, ob die Betriebsveranstaltung vom Arbeitgeber selbst oder vom Betriebs-/Personalrat ausgerichtet wird.
 
Der Anlass für die Betriebsveranstaltung darf allerdings nicht nur in einer Person begründet liegen, wie es etwa bei Feiern anlässlich eines runden Geburtstags des Arbeitgebers oder einer Abschiedsfeier für einen in Rente gehenden Mitarbeiter der Fall ist.
 
Sofern eine begünstigte Betriebsveranstaltung vorliegt, können die anlässlich der Veranstaltung geleisteten Zahlungen des Arbeitgebers (z.B. für die Verpflegung, Getränke, Live-Musik etc.)
 
• bis zu 110 € je Veranstaltung und Teilnehmer steuerfrei bleiben;
 
• ist die Veranstaltung kostenintensiver, muss der Teilbetrag, der 110 € je Teilnehmer übersteigt, lohnversteuert werden.
 
 
Für Arbeitslohn, der anlässlich einer Betriebsveranstaltung zugewandt wird, darf der Arbeitgeber eine 25%ige Pauschalversteuerung vornehmen. In diesem Fall übernehmen Sie als Arbeitgeber die Versteuerung, so dass die Arbeitnehmer selbst keine steuererhöhenden Folgen mehr treffen.
 
Hinweis
Um den Freibetrag von 110 € optimal auszunutzen, können Arbeitgeber und Arbeitnehmer zudem vereinbaren, dass der Arbeitnehmer die Kosten der Feier, soweit sie 110 € übersteigen, selbst trägt. In diesem Fall fällt keinerlei Steuer für die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung an.
 
Zu beachten ist, dass der Freibetrag nur für maximal zwei Betriebsveranstaltungen jährlich beansprucht werden kann.
 
Bei der Anwendung des 110-€-Freibetrags muss der Arbeitgeber zunächst all seine Aufwendungen für das Fest einschließlich der Umsatzsteuer zusammenrechnen. Einzubeziehen sind hierbei sowohl die Kosten, die dem einzelnen Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden können (z.B. Kosten für ein Mehr-Gänge-Menü), als auch die Kosten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung (z.B. Saalmiete).
 
Eine Ausnahme von diesem Grundsatz besteht, wenn eine Betriebsfeier in den Räumlichkeiten des Betriebs stattfindet – in diesem Fall werden die rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers (z.B. Energiekosten) nicht mit einbezogen.
 
Keine Aufwendungen für den äußeren Rahmen sind die rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers, wie zum Beispiel die anteiligen Kosten der Lohnbuchhaltung für die Berechnung des geldwerten Vorteils.
 
 
Zu den üblichen Zuwendungen für Betriebsveranstaltungen, die über den 110-€-Freibetrag begünstigt sind, gehören insbesondere die Folgenden:
 
• Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten
 
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen (z.B. für Räume, Musik, Bowlingbahn, künstlerische Darbietungen)
 
• Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, die im Rahmen der Betriebsveranstaltung besucht werden. Der Besuch der Veranstaltung darf nicht der alleinige Zweck sein.
 
• Geschenke, die anlässlich der Betriebsveranstaltung überreicht werden (auch Geschenke, die nachträglich an Arbeitnehmer überreicht werden, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten). Der Wert dieser Geschenke ist nicht auf 60 € je Arbeitnehmer begrenzt.
 
Hinweis
Barzuwendungen können ebenfalls begünstigte Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sein. Dazu müssen die Zuwendungen in bar anstelle der entsprechenden Sachzuwendungen gewährt werden.
 
• Übernachtungs- und Fahrtkosten, die mit der Veranstaltung direkt zusammenhängen, z.B. die Kosten für einen vom Arbeitgeber organisierten Reisebus, der die Teilnehmer an den Ort der Betriebsveranstaltung bringt
 
Hinweis
Findet die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte der Arbeitnehmer statt und werden die Kosten der Anreise zum Veranstaltungsort von den Arbeitnehmern selbst getragen, kann der Arbeitgeber die entstehenden Kosten steuerfrei erstatten, weil steuerlich dann „reguläre“ Reisekosten vorliegen. Die Kosten werden nicht in die 110 €-Freibetragsberechnung einbezogen.
 
 
 
In der steuerlichen Betrachtung muss immer in private und betriebliche Bereiche unterschieden werden.
 
Zu verschiedenen Gedanken und Überlegungen zur verbesserten Steuergestaltung schauen Sie auch auf unsere Seite "Verschiedene Gedanken".
 
 
Die errechneten Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung müssen auf die anwesenden Teilnehmer der Veranstaltung (Arbeitnehmer und deren Begleitpersonen) aufgeteilt werden.
 
Hinweis
Die Finanzämter vertreten derzeit die Auffassung, dass die Aufteilung der Kosten nicht auf Grundlage der Zahl der angemeldeten Teilnehmer vorgenommen werden darf. Deshalb kann eine Betriebsveranstaltung zu unbeabsichtigten steuererhöhenden Folgen führen, wenn wesentlich weniger Gäste zu einer Betriebsveranstaltung erscheinen, als ursprünglich angemeldet waren. Denn in diesem Fall bleiben die Kosten der Feier häufig (nahezu) gleich, müssen aber auf weniger Köpfe umgerechnet werden als ursprünglich geplant, so dass der 110-€-Freibetrag schneller überschritten wird.
 
Das Finanzgericht Köln hat in 2018 aber entschieden, dass Absagen einzelner Arbeitnehmer bei Betriebsveranstaltungen nicht zu (lohnsteuerlichen) Lasten der teilnehmenden Arbeitnehmer gehen dürfen. Nach dem Urteil müssen Kosten für angemeldete, aber nicht erschienene Arbeitnehmer (sog. No-Show-Kosten) bei der 110-€-Freibetragsberechnung ausgeklammert werden. Gegen das Urteil wurde Revision beim BFH eingelegt (Az. VI R 31/18).
 
Arbeitgeber können in gleichgelagerten Fällen über einen Einspruch ein Ruhen ihres Verfahrens erwirken, so dass sie von einer späteren (begünstigenden) BFH-Rechtsprechung in ihrem eigenen Fall profitieren können.
 
Nachdem die Gesamtkosten der Feier auf die Teilnehmer umgerechnet worden sind, muss der Arbeitgeber in einem zweiten Schritt ermitteln, welcher Arbeitnehmer eine oder mehrere Begleitpersonen zur Feier mitgebracht hat. Der Pro-Kopf-Anteil dieser Person(en) muss dem Arbeitnehmer zugerechnet werden, so dass er seine 110-€-Grenze schneller überschreitet.
 
Beispiel
Für die Belegschaft eines Betriebs wird eine Weihnachtsfeier in einem Hotel ausgerichtet. Der Arbeitgeber hat auch die (Ehe-)Partner der Arbeitnehmer eingeladen. Die Kosten für die Feier belaufen sich auf insgesamt 10.000 €. Es nehmen 75 Arbeitnehmer teil, von diesen bringen 25 ihren (Ehe-)Partner mit.
 
Lösung
Eine Aufteilung der Gesamtkosten auf alle teilnehmenden Personen ergibt 100 € „Pro-Kopf-Kosten“ (entspricht 10.000 € geteilt durch 100 Teilnehmer).
 
Für die 50 Arbeitnehmer, die ohne Begleitung erschienen sind, bleibt die Feier ohne (lohn-)steuerliche Konsequenzen, da sie mit ihrem „Pro-Kopf-Anteil“ von 100 € unterhalb des 110-€-Freibetrags liegen.
 
Den 25 Arbeitnehmern mit Begleitperson muss jedoch ein Anteil von 200 € zugerechnet werden, so dass sie einen geldwerten Vorteil von 90 € (200 € abzüglich 110 € Freibetrag) versteuern müssen (wenn der Arbeitgeber keine Pauschalversteuerung anwendet).
 
Wird der Kostenrahmen von 110 € einschließlich Umsatzsteuer eingehalten, ergeben sich für den Arbeitgeber keine umsatzsteuerlichen Konsequenzen; der Vorsteuerabzug aus den Kosten der Feier ist zulässig.
 
Wird die Grenze von 110 € jedoch überschritten, liegt umsatzsteuerlich eine unentgeltliche Zuwendung an den Arbeitnehmer vor; in diesem Fällen ist der Vorsteuerabzug insoweit ausgeschlossen.
 
 
 
 
 
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Beachten Sie bitte auch den Rechtsstand dieses Textes:  Juni 2020
 
Bevor Sie also Handlungen oder Gestaltungen mit steuerlichen Auswirkungen vornehmen, muss zur Sicherheit erst geklärt werden, ob sich die Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung geändert haben.
 
Zudem geben wir zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.
 
Sofern Sie hierzu Fragen haben oder Beratung wünschen, sprechen Sie uns gerne an oder klären Sie die Fragen in einem unserer nächsten Beratungstermine.
 
 
 
 
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