Die Verfahrensdokumentation

Grundlagen - Form und Sanktionen bei Verfahrensdokumentationen

Hinweise am 15.01.2020 von Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater

Verfahrensdokumentation
 
 
Inhalt
 
1  Hintergrund
2  So gehen Sie die Verfahrensdokumentation an
2.1  Grundlagen
2.2  Wesentliche Bestandteile
2.3  Äußere Form
3  Elektronische Kassen und Verfahrensdokumentation
4  Drohende Sanktionen
 
 
 

 
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1 Hintergrund
 
Die Digitalisierung macht auch vor der betrieblichen Buchhaltung nicht halt. Die Schwerpunkte liegen hierbei auf einer immer stärkeren Automatisierung der Prozesse, die letztlich zu großen Einsparungen führen wird. Die deutsche Finanzverwaltung hat schon 2014 neue Regelungen für die elektronische Buchführung und Belegerfassung erlassen, und zwar in Form der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).
 
Diese lassen sich unterteilen in drei Hauptbereiche:
 
• Aufbewahrungspflichten für elektronische Unterlagen,
 
• Führung elektronischer Bücher
und
• Verantwortlichkeiten für die vorgenannten Bereiche.
 
Im Jahr 2019 wurden die Regelungen des BMF-Schreibens der Finanzverwaltung zu den GoBD aus 2014 punktuell aktualisiert und an neue technische Entwicklungen angepasst. 
 
Alle Steuerpflichtigen, die Bilanzen oder Einnahmen-Überschussrechnungen (EÜR) erstellen, müssen die GoBD beachten, sofern sie unternehmerische Prozesse EDV-gestützt abbilden und ihre Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten teilweise oder ganz in elektronischer Form erfüllen. Dabei gelten die GoBD ganz unabhängig von der Betriebsgröße.
 
Buchführungsrelevante Systeme sind in diesem Kontext sowohl das Hauptbuchführungsprogramm als auch Nebenbereiche wie etwa die Anlagen- oder Lohnbuchhaltung.
 
Zudem werden elektronische Archivsysteme sowie elektronische Zeiterfassungssysteme von den Regelungen der GoBD erfasst, wenn sie buchführungsrelevante Daten liefern.
 
Ein wichtiger Teilbereich der GoBD, der alle drei Hauptbereiche berührt, ist die Verfahrensdokumentation, in der insbesondere alle relevanten IT-Prozesse dargestellt werden müssen.
 
 
 
 
2 So gehen Sie die Verfahrensdokumentation an
 
2.1 Grundlagen
 
Zentrale Grundsätze der GoBD bezüglich der elektronischen Buchführung sind Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, korrekte und zeitgerechte Aufzeichnung sowie Ordnung und Unveränderbarkeit.
 
Die Verfahrensdokumentation ist erforderlich, um die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit zu erfüllen. Mit ihr müssen alle Vorgehensweisen sowie Systeme und Programme im Einzelnen dargestellt werden, mit denen Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit erreicht werden (soll).
 
Der Begriff Verfahrensdokumentation hat seinen Ursprung eigentlich im Bereich der IT. Dort steht er ebenso für die nachvollziehbare Abbildung von Prozessen.
 
Bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation sollte deshalb das Personal aus der Buchhaltung bzw. Steuerabteilung eng mit dem EDV-Fachpersonal zusammenarbeiten und lernen, eine gemeinsame Sprache zu finden.
 
Der konkrete Inhalt einer Verfahrensdokumentation hängt stark von den buchführungsrelevanten Prozessen im betreffenden Unternehmen ab.
 
Am Anfang der Erstellung einer Verfahrensdokumentation muss die Frage immer lauten:
 
In welche buchführungsrelevanten Prozesse sind die IT-Systeme einbezogen?
 
Genau diese Prozesse sind zu identifizieren und von Anfang bis Ende zu beschreiben. Beispiele für entsprechende Prozesse sind z.B. das Procedere zur Belegdigitalisierung oder die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen.    
 
Da betriebliche Prozesse sehr heterogen sind, kann es auch kein einheitliches Muster geben, wohl aber Punkte, die auf jeden Fall in der Dokumentation thematisiert werden sollten.
 
Die Verfahrensdokumentation dient insbesondere dazu, dass sich ein sachverständiger Dritter, also etwa ein Betriebsprüfer, innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick verschaffen kann. Also sollte sie entsprechend formal aufbereitet sein: mit Übersichten, Grafiken und einem Inhaltsverzeichnis. Eine bloße Aneinanderreihung von Details ohne weitere Erläuterung und Strukturierung dürfte die Anforderungen nicht erfüllen.
 
Die nachfolgenden Beschreibungen stellen den Idealfall einer Verfahrensdokumentation dar. Vieles knüpft hierbei an IT-Prozesse und deren Beschreibung an. Regelmäßig sind dies recht spezielle technische Themen, deren detaillierte technische Beschreibung gerade kleine Unternehmen regelmäßig überfordert.
 
Die GoBD und damit die Regeln zur Verfahrensdokumentation gelten zwar für alle Unternehmen, erfreulicherweise erhalten die neuen GoBD hierzu aber eine Erleichterung: 
 
Bei Kleinunternehmen, die ihren Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung ermitteln (hier gilt als Grenze 22.000 € Jahresumsatz), soll die Erfüllung der Anforderungen an die Aufzeichnungen nach den GoBD regelmäßig auch mit Blick auf die Unternehmensgröße bewertet werden. Wenn also die wesentlichen Bestandteile einer Verfahrensdokumentation enthalten sind, wird bei betreffenden Unternehmen gegebenenfalls Nachsicht gewährt, wenn zum Beispiel komplexe technische Sachverhalte nicht bis ins letzte Detail beschreiben sind.
 
 
2.2 Wesentliche Bestandteile
 
2.2.1 Allgemeine Beschreibung
 
In der allgemeinen Beschreibung muss ausgeführt werden, unter welchen Rahmenbedingungen und in welchem unternehmerischen Umfeld die relevanten IT-Systeme angewendet werden.
So sind das Unternehmen und seine Tätigkeitsbereiche kurz zu beschreiben, ebenso der Wirtschaftsbereich, in dem es tätig ist, und wie der Gewinn ermittelt wird (Bilanzierung oder EÜR).
Gibt es Besonderheiten – beispielsweise bei der Bilanzierung (besondere Anforderungen an das Archiv bei Ärzten usw.) –, so sind auch diese zu nennen.
 
Hinweis
Es empfiehlt sich, die allgemeine Beschreibung mit einem Ablaufdiagramm zu beginnen, aus dem die wichtigsten Prozesse im Zusammenhang mit der elektronischen Buchführung, insbesondere die elektronische Belegablage und die Erfassung von Geschäftsvorfällen, hervorgehen.
 
Außerdem muss angegeben werden, an welchen Orten buchführungsrelevante Prozesse wie etwa das Einscannen von Papierbelegen erledigt werden.
 
Gleiches gilt für den Lagerort von Papierbelegen und den Ort ihrer Vernichtung, wenn das sogenannte „ersetzende Scannen“ im Unternehmen angewendet wird.
 
Darüber hinaus sollte in der allgemeinen Beschreibung dargestellt werden, in welchem Turnus Belege digitalisiert werden (täglich, wöchentlich oder monatlich), und ob bzw. welche Arbeiten von externen Dienstleistern erledigt werden.
 
Hinweis
Es ist zudem sinnvoll, bereits in der allgemeinen Beschreibung einen Versionsüberblick zur Verfahrensdokumentation zu geben und die verschiedenen Autorisierungen bei der elektronischen Buchführung darzustellen – etwa in Form einer Grafik, die die verantwortlichen Personen und ihre Zuständigkeiten zeigt.
 
In den Neuerungen im BMF-Schreiben zu den GoBD vom 28.11.2019 wurde klargestellt, dass lediglich bei den jeweiligen Änderungen ein Hinweis auf eine neue Version aufzunehmen ist. Es muss also nicht bei jeder (gegebenenfalls geringfügigen) Änderung die gesamte Dokumentation neu versioniert werden. Dies spielt insbesondere bei größeren Verfahrensdokumentationen eine Rolle und stellt eine Erleichterung dar. Die vorherige Version der entsprechenden Textteile sollte aber gegebenenfalls auch erhalten bleiben.
 
 
2.2.2 Anwenderdokumentation
 
In der Anwenderdokumentation werden die fachlichen Prozesse bei der elektronischen Buchführung inklusive der Nebensysteme beschrieben. Es muss dargestellt werden, wie Daten im System erfasst, auf Richtigkeit geprüft sowie abgestimmt werden, und wie eine Ausgabe der Daten erfolgt.
 
Darstellung des Datenwegs
Aus der Darstellung muss beispielsweise hervorgehen, ob Daten händisch eingegeben oder automatisiert aus externen Datenquellen übernommen werden (z.B. im Rahmen eines automatisierten Einspielens von Bankdaten über sogenannte SPV-Dateien).
 
Gleiches gilt für die Prüfung der Richtigkeit der Daten:
Erfolgt diese durch händische Durchsicht oder durch automatische Prüfungen und Plausibilitätschecks?
 
Auch wie Daten ausgegeben werden, muss dargestellt werden: als Papierausdruck oder elektronisch an weitere Verarbeitungssysteme bzw. externe Stellen?
 
Regeln für den Datenaustausch
Gerade für letzteren Fall muss erläutert werden, wie die Übergabe der Daten zwischen verschiedenen Systemen funktioniert und welche Regeln hierfür aufgestellt wurden.
 
Viele Unternehmen nutzen sogenannte Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP). Hierbei handelt es sich um eine Plattform, die den automatischen Datenaustausch zwischen mehreren jeweils integrierten Programmen ermöglicht. Dies kann zum Beispiel den Rechnungsworkflow, die Buchhaltung und betriebswirtschaftliche Auswertungen für das Unternehmenscontrolling erleichtern. Dabei erfolgt der Datenaustausch häufig in Echtzeit und die ERP führt auch selbständig Plausibilitätschecks durch.
 
All diese Funktionen müssen dann in der Anwenderdokumentation entsprechend dargestellt werden.
 
Wenn Sie keine ERP nutzen oder einzelne Programme nicht (vollständig) in diese integriert sind, müssen Sie beschreiben, wie und wann Daten zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden – insbesondere wenn es zu Formatbrüchen kommt, wenn also teilweise automatische und teilweise händische Abstimmungen zwischen Programmen stattfinden.
 
Schnittstellenbeschreibungen
Auch dargestellt werden müssen die Schnittstellen zwischen den Programmen und deren genaue Funktionen und Eigenschaften. Spätestens hierfür sind in der Regel spezielle IT-Kenntnisse erforderlich.
 
Hinweis
Die Verfahrensdokumentation ist außerdem wichtig für die Darstellung eines validen Tax-Compliance-Management-Systems (TCMS).
 
So liefert die Anwenderdokumentation weitgehend die Inhalte, die zur Tax Compliance für die Darstellung von Prozessabläufen benötigt werden.
 
Der Nachweis eines funktionierenden TCMS hilft insbesondere dabei, bei Fehlern und Änderungen im steuerlichen Bereich den Vorwurf einer leichtfertigen Steuerverkürzung bzw. einer Steuerhinterziehung zu entkräften.
 
 
 
2.2.3 Technische Systemdokumentation
 
Eingesetzte Hardware
Um den Gesamtprozess der elektronischen Buchführung zu beschreiben, ist zunächst die Darstellung der eingesetzten Hardware erforderlich.
 
Dazu gehören insbesondere:
 
• Serversysteme,
• eingesetzte Hardware an Einzelplätzen (PCs etc.),
• Hilfs- und Nebensysteme (z.B. Scanner zur Digitalisierung von Buchführungsunterlagen, Warenwirtschaftssysteme).
 
Hinweis
Die Darstellung sollte eine grundlegende Beschreibung des Herstellers und der verwendeten Produktkennzeichnung enthalten. Bei PCs sollten zumindest auch die wichtigsten technischen Daten wie Prozessor, RAM und Grafikkarte benannt werden.
 
Wichtig ist, dass die Hardware in einen Bezug zu ihrer Verwendung innerhalb der IT-Struktur des Unternehmens gestellt wird. So sollten bei der Beschreibung eines Serversystems die darauf laufenden buchführungsrelevanten Programme und deren Funktion kurz beschrieben werden.
 
Hinweis
Bedenken Sie, dass die Systemdokumentation aktualisiert werden muss, wenn Hardwarekomponenten ausgetauscht werden.
 
Eingesetzte Software
Es müssen alle verwendeten Programme in ihrer jeweiligen Version (inklusive möglicher Updates) aufgeführt werden. Die zuvor verwendeten Versionen sollten aus einer Nutzungshistorie ersichtlich sein.
Darüber hinaus sind auch individuelle Änderungen und Anpassungen an Softwarekomponenten („Customizing“) darzustellen.
 
Hinweis
Die reine Aufzählung der verwendeten Programme ist nicht ausreichend. Es muss sich ein schlüssiges Gesamtbild ergeben, wie die einzelnen Komponenten und Systembestandteile mit ihren jeweiligen Schnittstellen ineinandergreifen.
 
Dies kann durch ein Datenflussdiagramm als Einführung mit weiteren Erläuterungen geschehen. Gegebenenfalls kann hier auch auf bereits vorhandene Ablaufpläne und Dokumentationen über die unternehmensinterne IT-Architektur zurückgegriffen werden.
 
Häufig sind in der IT-Abteilung ohnehin schon entsprechende Beschreibungen vorhanden.
 
Weitere Dokumente
Weitere Teile der Anwenderdokumentation sind die Organisationsanweisungen zum Aufbau der unternehmensinternen IT sowie die Benutzerhandbücher der verwendeten Soft- und Hardware. 
 
Hinweis 
Bei der Verwendung von Cloud-Systemen für buchführungsrelevante Tätigkeiten und Datenspeicherungen ist auch der Standort des Servers anzugeben. Befindet sich der Server im Ausland, muss beim Finanzamt ein Antrag auf Verlagerung der Buchführung ins Ausland nach § 146 Abs. 2a AO gestellt werden. Hier müssen insbesondere der Name und die Adresse des Serveranbieters sowie der genaue Standort des Cloud-Servers angegeben werden. 
 
 
 
2.2.4 Betriebsdokumentation
 
Die Betriebsdokumentation stellt die Nutzungsprozesse und deren Organisation im täglichen Betrieb der buchführungsrelevanten Softwarekomponenten dar. Unbedingt enthalten muss sie insbesondere die betriebsinternen Anweisungen zur Dokumentation und zur Sicherheit des IT-Betriebs.
 
Darüber hinaus müssen die betrieblichen Prozesse im Normalbetrieb und auch im Notbetrieb beschrieben werden. Das Datensicherheits- und auch das Datensicherungskonzept soll umfassend dargestellt werden.
 
Im Detail bedeutet dies, dass auch Regeln zur Generierung von Passwörtern (so abstrakt wie möglich) dargestellt werden müssen.
 
Des Weiteren ist das technische Berechtigungskonzept einschließlich der Benutzerverwaltung darzulegen:
 
Wer darf worauf und mit welcher Berechtigung (Leserechte, Schreib- und Leserechte, Löschrechte usw.) zugreifen?
 
Hinweis
Wird ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwendet, so ist es ratsam, die Berechtigung zum Anlegen neuer Ordner in den oberen Datenhierarchien zu beschränken und etwa lediglich der IT-Abteilung zuzuweisen. Hierdurch kann einerseits ein „Wildwuchs“ an Ordnern verhindert und andererseits die notwendige Indexierung, welche die GoBD verlangen, gewährleistet werden.
 
 
2.2.5 Internes Kontrollsystem
 
Die Benutzungsregeln für buchführungsrelevante IT-Strukturen müssen in einem internen Kontrollsystem (IKS) abgebildet werden, mit Hilfe dessen deren Einhaltung kontrolliert werden muss.
 
Dass derartige Kontrollen auch tatsächlich durchgeführt werden, muss darüber hinaus auch protokolliert werden.
 
Das IKS muss folgende Bereiche erfassen:
 
• Zugangs- und Zugangsberechtigungskonzepte,
 
• Funktionstrennungen,
 
• Kontrollen der Datenerfassung und -eingabe,
 
• Übertragungs- und Verarbeitungskontrollen bei Datennutzung über Schnittstellen hinweg im Rahmen von automatisierten Übertragungen,
 
• Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte oder unbeabsichtigte Verfälschung von Dokumenten (z.B. durch die lückenlose Nachvollziehbarkeit von Änderungen im Rahmen eines DMS)
und
• stichprobenweise Plausibilitäts- und Vollständigkeitskontrollen.
 
Obwohl moderne IT-Programme standardmäßig über Plausibilitätsprüfungen verfügen, sind weitergehende Kontrollen der Abläufe dennoch erforderlich. Dies gilt insbesondere für die Prüfung der Vollständigkeit von Daten, die von einem Programm zur Weiterverarbeitung an ein anderes Programm übergeben werden.
 
Die turnusmäßige Durchführung von Plausibilitäts- und Vollständigkeitskontrollen muss dokumentiert werden, beispielsweise anhand entsprechender Formulare.
 
Hinweis
Das IKS ist ebenso wie die Anwenderdokumentation von besonderer Bedeutung für ein TCMS (vgl. Punkt 2.2.2).
 
 
 
2.3 Äußere Form
 
Die Verfahrensdokumentation sollte in geschlossenen Dokumenten mit aussagekräftigem Inhaltsverzeichnis erfolgen.
 
In der Praxis hat es sich dabei bewährt, sie in ein sogenanntes Masterfile und einen Anhang aufzuteilen. Das Masterfile enthält die Beschreibungen der wesentlichen Prozesse orientiert an den Hauptpunkten (Punkte 2.2.1 bis 2.2.4), die Sekundärinformationen – Arbeitsanweisungen, Protokolle, das IKS – werden strukturiert in einem Anhang zusammengefasst.
 
Hinweis
Als Vorüberlegung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation sollte auch berücksichtigt werden, dass bestimmte Informationen (z.B. Hard- und Softwareversionen, Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter) relativ häufig aktualisiert werden müssen.
 
 
 
3 Elektronische Kassen und Verfahrensdokumentation
 
Seit dem 01.01.2020 gelten noch weiterverschärfte Vorgaben für elektronische Registrierkassen.
 
Insbesondere müssen diese über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen (TSE). Die ursprüngliche Frist zum 01.01.2020 wurde durch ein BMF-Schreiben im Rahmen einer Nichtbeanstandungsregelung auf den 30.09.2020 verlängert. Wenn die Kasse nicht umrüstbar ist und ansonsten den ab 2017 geltenden Regelungen – insbesondere hinsichtlich der Einzelaufzeichnungspflicht – genügt, verlängert sich die Frist zur Anschaffung einer Kasse mit TSE bis zum 31.12.2022.
 
Die neu eingeführte Pflicht zur Belegausgabe an die Kunden besteht allerdings weiterhin bereits ab dem 01.01.2020.
 
Auch für die elektronische Kasse muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. Hier kommt dann insbesondere dem internen Kontrollsystem große Bedeutung zu, hinsichtlich den Zugriffsberechtigungen und den Sicherungsmaßnahmen der Kassen. Durch die seit 2018 bestehende Möglichkeit der Finanzverwaltung zu einer sogenannten Kassennachschau kann das Finanzamt jederzeit innerhalb der Geschäftszeiten unangekündigt die Ordnungsmäßigkeit der Kassen überprüfen. Hierzu gehört dann auch die Verfahrensdokumentation für die elektronische Kasse, die dem Prüfer ja als erste Orientierung über das Kassensystem dient.
 
Demnach sollte also auf die Verfahrensdokumentation bei elektronischen Kassen eine besondere Priorität gelegt werden, auch hinsichtlich der Aktualität der Informationen.
 
 
 
4 Drohende Sanktionen
 
Fehlt die Verfahrensdokumentation oder ist sie unverwertbar, so soll das allein laut Finanzverwaltung keinen formalen Mangel darstellen, der zu einer Verwerfung der Buchführung führen kann – jedenfalls dann nicht, wenn die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit dadurch nicht beeinträchtigt ist.
 
Diese Regelung ist derart unbestimmt, dass man sich keinesfalls darauf verlassen sollte, auch ohne Verfahrensdokumentation „irgendwie durchzukommen“.
 
Gerade bei komplexeren Strukturen in der betrieblichen IT werden Ad-hoc-Erläuterungen bei einer Betriebsprüfung nicht mehr helfen, den Mangel einer strukturierten Verfahrensdokumentation zu kompensieren. Außerdem kann eine fehlerhafte oder mangelhafte Verfahrensdokumentation durchaus eine Verwerfung der Buchführung zur Folge haben, wenn bei einer Betriebsprüfung noch weitere schwerwiegende Mängel, insbesondere im Hinblick auf Verstöße gegen die GoBD, festgestellt werden. Die fehlende oder mangelhafte Verfahrensdokumentation kann in diesem Fall dann zum metaphorischen Tropfen werden, der das Fass zum Überlaufen bringt.
 
Aus Sicht der Finanzverwaltung besteht eine Verpflichtung zur Führung der Verfahrensdokumentation.
 
Deshalb sollte schon alleine aus Gründen des „Klimas“ in der Betriebsprüfung eine Verfahrensdokumentation vorgelegt werden.
 
 
 
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