Die Pflichten und Rechte des GmbH Geschäftsführers

Den Alltag des GmbH Geschäftsführers betrachtet der Steuerberater

Gedanken am 15.11.2019 vom Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater in Norderstedt

Rechte und Pflichten Geschäftsführer
 
 
Zu dem Thema
 
„Die Pflichten und Rechte des GmbH Geschäftsführers“
 
ist eigentlich schon alles geschrieben und gesagt worden. Und dieses auch überall und an jeder Stelle.
 
Deshalb soll an dieser Stelle nur ein wenig aus dem Alltag gesprochen werden und es finden sich ein paar kurze Tipps zu den Pflichten und Rechten.
 
Da die Pflichten sehr schnell zu Ärgernissen führen können, wenn sie nicht erfüllt werden, geht dieser Artikel erst auf die Aufgaben des Geschäftsführers ein und erst danach auf seine eigenen Rechte.
 
Der Geschäftsführer trägt Verantwortung für die von ihm vertretene Gesellschaft und auch gegenüber den Gesellschaftern und Lieferanten, sowie gegenüber Mitarbeitern und auch gegenüber den Kunden des Unternehmens.
 
Dieses immer im Blick, soll durch diesen Beitrag angeregt werden, die Pflichten in einer Art zu erledigen, dass trotzdem noch Zeit verbleibt, um Geschäfte zu machen und nicht nur mit Verwaltungsaufgaben beschäftigt zu sein.
 
Hierfür ist es sinnvoll, sich kurz mit der Erwartung der „Geschäftspartner“ zu beschäftigen. Wenn nämlich den  Interessen der „Geschäftspartner“ entsprochen wird, gerät der Geschäftsführer gar nicht erst in den „Verteidigungsmodus“.
 
Im „Verteidigungsmodus“ muss der Geschäftsführer nämlich sonst erklären, warum Aufgaben und Pflichten nicht erfüllt wurden, muss um Fristverlängerung bitten oder um Zahlungsaufschub und verliert damit erheblich Zeit.
 
Dabei sind die Interessen der „Geschäftspartner“ eigentlich sehr einfach zu beschreiben und meistens auch sehr einfach zu erfüllen.
 
Der Geschäftsführer sollte in jeder Situation nur einfach berücksichtigen, dass sein „Geschäftspartner“, die für ihn selbst anstehenden Aufgaben auch nur erfüllen will. Und je einfacher der „Geschäftspartner“ seine Arbeit erledigen kann oder seine Interessen gewahrt sieht, je weniger zusätzliche Aufgaben und Pflichten muss der Geschäftsführer erledigen.
 
Zum Beispiel ist der „Geschäftspartner“ Finanzamt daran interessiert, dass die Steuererklärungen und die Steueranmeldungen pünktlich abgegeben werden und dass die zu zahlenden Abgaben fristgerecht auf dem Bankkonto der Finanzverwaltung eingehen. Wenn also die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter im Finanzamt sieht, dass Steuererklärungen und auch die Zahlungen immer pünktlich vom Geschäftsführer erledigt werden und bei den ersten amtsinternen Überprüfungen keine Ungereimtheiten zu Fragen geführt haben, freut sich der Finanzamtsmitarbeiter immer wieder, dass die Arbeit bei der Steuernummer dieser Gesellschaft einfach und schnell zu erledigen ist. Solange dann keine Auffälligkeiten in den abgegebenen Steuererklärungen auftauchen, wird der Finanzamtsmitarbeiter für diese Gesellschaft keine finanzamtliche Betriebsprüfung anordnen. Hier spart der Geschäftsführer dann eine erhebliche Menge an Zeit und zusätzlichen Aufgaben, die immer mit einer Finanzamtsprüfung im Zusammenhang stehen.
 
 
 
Der Geschäftspartner „Lieferant“ ist am Auftrag interessiert, an einer unkomplizierten Abwicklung und letztendlich an der Bezahlung der gelieferten Ware oder Dienstleistung. Unter der Voraussetzung, dass der Lieferant seine Aufgaben zur Zufriedenheit erledigt, sollte auch die Lieferantenrechnung schnellstens bezahlt werden, da dem Geschäftsführer sonst Mahnverfahren oder Gerichtsverfahren unnötig Zeit rauben.
 
Der Geschäftspartner „Sozialversicherung“ fühlt sich regelmäßig in einer sehr starken Position und achtet akribisch darauf, dass die Beitragsmeldungen pünktlich abgegeben werden und die Sozialkassenbeiträge pünktlich entrichtet werden. Solange beides immer fristgerecht geschieht, ist auch bei den Prüfungen der Rentenversicherung oder den Sozialkassen mit keinen größeren Problemen zu rechnen. Sofern hier allerdings bei den monatlichen Meldungen oder Zahlungen Unregelmäßigkeiten auftauchen, wird die Gesellschaft und der Geschäftsführer als „unsicherer Kandidat“ behandelt und öfter überprüft, was wiederum unnötig Zeit und Geld kostet..
 
Der „Geschäftspartner“ Bundesanzeiger hat, gesetzlich vorgeschrieben, erhebliche Rechte, die pünktliche Veröffentlichung des Jahresabschlusses zu erzwingen. Solange die Veröffentlichung aber pünktlich erfolgt, werden keine Maßnahmen ergriffen und es fallen keine Bußgelder an.
 
Der („Geschäftspartner“) Mitarbeiter des Unternehmens benötigt für seinen eigenen Lebensunterhalt oder für sein eigenes Leben sein Gehalt und dieses, wenn irgend möglich auch zuverlässig und pünktlich. Wenn also die Personalkosten korrekt abgerechnet werden und am besten immer am gleichen Tag des Monats ausgezahlt werden, entstehen keine zusätzlichen Schwierigkeiten durch mangelnde Motivation der Mitarbeiter oder durch Verfahren vor dem Arbeitsgericht.
 
Der „Geschäftspartner“ Bank oder Darlehensgeber möchte die Sicherheit gewinnen, dass die gegebenen Kredite und Darlehen auch sicher sind und dass er sein Geld nicht verlieren wird. Hierfür bietet es sich an, den Geldgebern in regelmäßigen Abständen (zum Beispiel vierteljährlich) einen Überblick über die Situation der Gesellschaft zu geben. Meistens reicht es schon, mit einem kleinen, kurzen Anschreiben einige Seiten aus der Buchhaltungsauswertung zu übersenden und die Geldgeber sind beruhigt.
 
Der „Geschäftspartner“ Gesellschafter des Unternehmens hat einzig das Interesse, dass sein angelegtes Geld vermehrt wird. Diese Vermehrung kann entweder in einer regelmäßigen Dividendenzahlung oder in der Wertsteigerung seines Gesellschaftsanteils liegen oder am besten in Beidem zusammen. Zusätzlich hat der Gesellschafter das Interesse daran, sein Geld nicht zu verlieren und vernünftig eingesetzt zu sehen. Deshalb ist es für den Geschäftsführer hier wichtig, seiner Pflicht zur Einberufung und Organisation der Gesellschafterversammlung nachzukommen und hierfür auch den Jahresabschluss der Gesellschaft präsentabel aufbereitet zu haben. Je besser die Vorbereitung der Gesellschafterversammlung vorgenommen wird, je weniger Kritik und gegebenenfalls Schadenersatzforderungen werden auftauchen. In wie weit eine laufende (zum Beispiel vierteljährliche) Information an die Gesellschafter sinnvoll oder sogar notwendig ist, muss im Einzelfall entschieden werden.
 
Viele der eben dargestellten Pflichten kann der Geschäftsführer auch delegieren, so dass ihm selbst Zeit verbleibt, Geschäfte selbst abzuschließen. Allerdings trägt er für alle Vorgänge die Verantwortung, so dass ein gewisses Maß an Zeiteinsatz immer verbleibt, da die delegierten Aufgaben auch kontrolliert sein wollen.
 
Etwas ausführlicher gehen wir im Beitrag "GmbH-Geschäftsführer" auf die Stellung und die Pflichten eines Geschäftsführers ein.
 
 
Die Rechte eines Geschäftsführers sind eigentlich schnell und kurz umrissen, da der Geschäftsführer üblicherweise mit dem Unternehmen einen Anstellungsvertrag abgeschlossen hat, in dem alle Rechte, nach vorheriger Verhandlung, niedergelegt wurden.
 
Selbstverständlich ist festgehalten, wie die Tätigkeit entlohnt wird, ob es Weihnachts- und Urlaubsgeld geben soll oder wie möglicherweise eine zu zahlende Tantieme berechnet wird.
 
Aber es wird auch festgelegt sein, wie die Arbeitszeit aussieht und welchen Urlaubsanspruch der Geschäftsführer hat. Zudem sind oftmals Regelungen dazu getroffen, ob dem Geschäftsführer ein Firmenfahrzeug zur Verfügung gestellt wird oder wie Auslagen abzurechnen sind. Auch ist die Benutzung des sogenannten Home-Office und die regelmäßige Gesundheitsvorsorge häufig Bestandteil des Anstellungsvertrags. Ob Pensionszusagen, Unfallversicherungen  oder Abfindungsregeln im Vertrag enthalten sind, muss im Einzelfall überlegt werden. Je nach Lage der Gesellschaft und Anspruch des Geschäftsführers empfiehlt sich aber auch die Vereinbarung über eine von der Gesellschaft abzuschließende D&O Versicherung, die den Geschäftsführer vor größeren Vermögensschäden schützen kann.
 
Die Miete der eigenen Garage für den gestellten Firmenwagen ist meist nicht im Anstellungsvertrag geregelt, sondern in einem gesonderten Mietvertrag, der Laufzeit und gegebenenfalls Renovierungsverpflichtungen festlegt.
 
Die Rechte eines Geschäftsführers sind also mannigfaltig vorstellbar. In wie weit zum Beispiel steuerfreie Zahlungen der Gesellschaft für die Gesundheitsvorsorge des Geschäftsführers vereinbart werden können, muss in jedem einzelnen Fall neu geklärt werden.
 
 
Beachten Sie  bitte den Rechtsstand dieses Textes:  15.11.2019.
 
Bevor Sie also Handlungen oder Gestaltungen mit steuerlichen Auswirkungen vornehmen, muss zur Sicherheit erst geklärt werden, ob sich die Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung geändert haben.
 
Zudem geben wir zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.
 
Sofern Sie hierzu Fragen haben oder Beratung wünschen, sprechen Sie uns gerne an oder klären Sie die Fragen in einem unserer nächsten Beratungstermine.
 
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