Reisekosten ABC

Reisekosten sind Betriebsausgaben oder Werbungskosten - erklärt Steuerberater

Gedanken am 13.06.2020 vom Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater

Reisekosten ABC
 
 
Eine kleine steuerliche "Reise" durch die Reisekosten als Werbungskosten oder Betriebsausgaben.
 
Das Reisekosten-ABC zählt besondere Umstände auf, die das Thema in verschiedenen Finanzgerichtsurteilen waren.
 
 
 
A
 
Ausländische Vermieter: Kosten für Reisen eines Ausländers, der Grundbesitz in Deutschland hat, an den Belegenheitsort dieses Grundbesitzes sind als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung zu berücksichtigen, soweit sie ausschließlich der Sicherung und Erhaltung der Mieteinnahmen dienen.
 
 
Auswärtstätigkeit: Der Abzug von Reisekosten bzw. deren steuerfreie Erstattung setzen voraus, dass der Arbeitnehmer einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit nachgeht. Dies ist der Fall, wenn er vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.
 
 
 
B
 
Bewirtung: Auf Geschäfts- bzw. Dienstreisen werden häufig auch Geschäftsfreunde bewirtet. Wenn Aufwendungen für geschäftlich veranlasste Bewirtungen oder Arbeitsessen außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte vom eigenen Arbeitgeber getragen werden, muss die Verpflegungspauschale für den Arbeitnehmer gekürzt werden. Bei Inlandsreisen beträgt der Kürzungsbetrag 5,60 € für ein Frühstück und jeweils 11,20 € für ein Mittag- oder Abendessen. Die Kürzung entfällt, wenn der Geschäftsfreund zahlt.
 
 
 
D
 
Dienstreisekaskoversicherung: Die pauschalen Kilometersätze für die Benutzung von Kraftfahrzeugen bei Auswärtstätigkeiten (Kraftwagen 0,30 €, andere motorgetriebene Fahrzeuge 0,20 € je gefahrenem Kilometer) gelten unvermindert auch dann, wenn der Arbeitnehmer keine eigene Fahrzeugvollversicherung, sondern der Arbeitgeber eine Dienstreisekaskoversicherung für ein Kraftfahrzeug des Arbeitnehmers abgeschlossen hat. Daneben wird die Prämienzahlung des Arbeitgebers an die Dienstreisekaskoversicherung beim Arbeitnehmer nicht als Lohn versteuert.
 
 
Dreimonatsfrist: Bei derselben Auswärtstätigkeit dürfen Verpflegungsmehraufwendungen nur für die ersten drei Monate geltend gemacht werden. Erst nach einer mindestens vierwöchigen Unterbrechung der Tätigkeit beginnt der Fristlauf neu, so dass Mehraufwendungen dann erneut (für längstens drei Monate) abziehbar sind.
 
 
 
E
 
Ehepartner: Aufwendungen, die einem Arbeitnehmer durch Mitnahme seines Ehepartners bei seiner Auswärtstätigkeit entstehen und deren Erstattung der Arbeitgeber ablehnt, werden grundsätzlich nicht als Werbungskosten anerkannt. Ist die Mitnahme des Ehepartners ausnahmsweise betrieblich bedingt, bestehen keine Bedenken, auch dessen Reisekosten abzuziehen.
 
 
Erstattung von Reisekosten: Bei der Erstattung von Reisekosten dürfen die einzelnen Aufwendungsarten zusammengefasst werden. In diesem Fall ist die Erstattung steuerfrei, soweit sie die Summe der nach den Verwaltungsvorschriften zulässigen Einzelerstattungen nicht übersteigt.
 
 
Erste Tätigkeitsstätte: Als erste Tätigkeitsstätte gilt die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der ein Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Fehlt eine solche arbeitgeberseitige Zuordnung, können Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte auch durch die Einsatzdauer an einem Ort begründen (z.B. dauerhafter Einsatz an zwei vollen Arbeitstagen pro Woche).
 
 
Essensmarke: Der Ansatz des maßgebenden Sachbezugswerts bei vom Arbeitgeber ausgegebenen Essensmarken anstelle des Verrechnungswerts setzt voraus, dass
 
• tatsächlich eine Mahlzeit abgegeben wird,
 
• für jede Mahlzeit lediglich eine Essensmarke täglich in Zahlung genommen wird,
 
• der Verrechnungswert der Essensmarke den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,40 € übersteigt
und
• die Essensmarke nicht an Arbeitnehmer ausgegeben wird, die eine Auswärtstätigkeit ausüben.
 
Übt ein Arbeitnehmer eine längerfristige berufliche Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte aus, sind an diesen ausgegebene Essensmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks) nach Ablauf von drei Monaten mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten (für 2019: Frühstück 1,77 €, Mittag- und Abendessen 3,30 €; für 2020: Frühstück 1,80 €, Mittag- und Abendessen 3,40 €).
 
Hiervon profitieren letztlich insbesondere auch Leiharbeitnehmer.
 
 
 
F
 
Familienangehörige: Der für einen mitreisenden Ehepartner aufgestellte Grundsatz zu Reisekosten gilt auch für die Begleitung durch andere nahe Angehörige (siehe Stichwort „Ehepartner“).
 
 
Fortbildung: Mehraufwendungen für Verpflegung anlässlich des Besuchs von Berufsfortbildungen (z.B. Verwaltungs- und Wirtschaftsakademie) sind beim Arbeitnehmer nach den für Reisekosten geltenden Grundsätzen steuerlich als Werbungskosten zu berücksichtigen, wenn die Fortbildung außerhalb des Wohnorts und der ersten Tätigkeitsstätte stattfindet und der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber keinen Kostenersatz erhält.
 
 
Frühstück: Sofern der Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit im Inland durch den Arbeitgeber verpflegt wird, mindern sich seine abziehbaren Verpflegungspauschalen um 5,60 € für ein Frühstück (und jeweils 11,20 € für ein Mittag- oder Abendessen).
 
Ist in einer Hotelrechnung nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung genannt, müssen aus dem Gesamtentgelt die Kosten der Verpflegung herausgerechnet werden, damit die abziehbaren Übernachtungskosten ermittelt werden können. Hierfür sind ebenfalls pauschal 5,60 € für ein Frühstück (und jeweils 11,20 € für ein Mittag- oder Abendessen) abzurechnen.
 
 
 
G
 
Gemischt veranlasste Reise: Aufwendungen für eine Reise mit sowohl beruflichem/betrieblichem als auch privatem Anlass sind nach Maßgabe der beruflich und privat veranlassten (Zeit-)Anteile in nicht abziehbare Aufwendungen für die private Lebensführung und abziehbare Werbungskosten/Betriebsausgaben aufzuteilen. Abziehbar sind insbesondere die anteiligen Kosten für die Hin- und Rückfahrt mit Pkw oder Zug sowie Flüge zum und vom Aufenthaltsort.
 
Klassischer Anwendungsfall gemischt veranlasster Reisen sind Auswärtstätigkeiten, bei denen ein paar private Tage drangehängt oder vorgeschaltet werden. In diesen Fällen können die Flug-, Bahn-, Schiffs- oder Pkw-Kosten nach den beruflich und privat veranlassten Zeitanteilen der gesamten Reise aufgeteilt werden.
 
Beispiel
Ein Angestellter hält von Montag bis Freitag Fachvorträge auf einem Seminar in Österreich und erholt sich über das Wochenende beim Skifahren vor Ort.
 
Lösung
Er kann fünf Siebtel der Fahrtkosten als Werbungskosten absetzen. Gleiches gilt für die Hotelrechnung. Hinzu kommen Verpflegungspauschalen für fünf Tage sowie Reisenebenkosten, die während der fünf Werktage angefallen sind.
 
Die beruflich veranlassten Zeitanteile müssen vorab feststehen und dürfen nicht von untergeordneter Bedeutung sein. Ist der betriebliche Grund der Reise von untergeordneter Bedeutung, entfällt der Abzug der Kosten komplett. Lediglich einzelne Aufwendungen wie beispielsweise der Eintritt zu einer Fachmesse können dann gesondert berücksichtigt werden.
 
Bei gemischt veranlassten Reisen müssen sich alle Aufwendungen klar erkennbar dem beruflichen oder privaten Teil zuordnen lassen. Für die Aufteilung der Kosten sind zunächst die Bestandteile abzutrennen, die sich anhand der Zeitfaktoren (tage- bzw. stundenweise) leicht und eindeutig dem beruflichen oder privaten Bereich zuordnen lassen. Die danach verbleibenden Kosten sind grundsätzlich durch sachgerechte Schätzung aufzuteilen, in der Regel im Verhältnis der Zeitanteile.
 
Die Zeitanteile von privaten und geschäftlichen Terminen lassen sich dabei gut durch ein Reisetagebuch dokumentieren. Hierzu ist eine rechtzeitige Sammlung sämtlicher Belege ratsam, die den beruflichen Anlass betreffen. Werden Nachweispflichten nicht hinreichend erfüllt, geht dies zu Lasten der Berufstätigen, da sie bei steuermindernden Tatsachen die Beweislast tragen.
 
 
Gesellschafter: Reisekosten, die der Gesellschafter von „seiner“ Personengesellschaft nicht ersetzt bekommt, muss er bei der einheitlichen Gewinnfeststellung als Betriebsausgaben geltend machen.
 
Reisekosten, die Gesellschaftern einer OHG bei Fahrten zum Versteigerungstermin entstehen, an dem sie zur Rettung einer betrieblichen Forderung das Grundstück für private Zwecke ersteigern, sind aber keine Betriebsausgaben der OHG. Auch können in der Gewinn- und Verlustrechnung einer Personengesellschaft für einen Gewinnfeststellungszeitraum die in früheren Zeiten angefallenen Aufwendungen für Reisekosten, bei denen zweifelhaft war, ob sie von einem Gesellschafter persönlich oder von der Gesellschaft zu tragen waren, auch dann nicht steuerlich geltend gemacht werden, wenn die Gesellschafterversammlung erstmals für den betreffenden Abschluss die Erstattung der Aufwendungen an den Gesellschafter als Betriebsausgaben der Gesellschaft genehmigt.
 
Bei Gesellschafter-Geschäftsführern von Kapitalgesellschaften können die Reisekosten unter Umständen unangemessen hoch sein. Unangemessene Reisekosten sind verdeckte Gewinnausschüttungen. Solche Vergütungen können nicht in die Gesamtausstattung des Gesellschafter-Geschäftsführers als Arbeitnehmer als angemessene Gehaltsbezüge mit einbezogen werden.
 
 
 
H
 
Haushaltsersparnis: Eine Haushaltsersparnis ist nicht zu berücksichtigen, das heißt, die Verpflegungspauschalen gelten ungekürzt, auch wenn der Erwerbstätige sich während seiner Auswärtstätigkeiten die Verpflegungskosten zu Hause spart. Von Bedeutung ist die Haushaltsersparnis hingegen bei der Ermittlung bestimmter außergewöhnlicher Belastungen (§ 33 EStG).
 
 
Hochschullehrer: Hochschullehrer tragen häufig Reisekosten für Studienreisen, insbesondere Auslandsreisen. Sofern die Reise auf einer sogenannten Doppelmotivation basiert (z.B. touristisch geprägte Reise eines Dozenten an einer theologischen Fakultät durch das „Heilige Land“), erkennt die Rechtsprechung keinen Reisekostenabzug an. Sind die beruflichen und privaten Veranlassungsbeiträge hingegen trennbar, kommt ein anteiliger Kostenabzug für den beruflichen Teil der Reise in Betracht. Siehe auch „Gemischt veranlasste Reise“ und „Studienreisen“.
 
 
 
I
 
Incentive-Reisen: Bei der Durchführung von Incentive-Reisen mit Geschäftspartnern des Steuerpflichtigen wird unterschieden zwischen zusätzlichen Gegenleistungen für die Leistungen des Geschäftspartners (dann grundsätzlich Abzug der Kosten als Betriebsausgaben) und der Anknüpfung künftiger Geschäftsbeziehungen (dann als „Geschenk“ nicht abziehbar).
 
 
 
K
 
Kilometersätze: Der Arbeitgeber kann die Kfz-Kosten des Arbeitnehmers, der für eine Auswärtstätigkeit ein eigenes Kfz benutzt, gegen Einzelnachweis oder pauschal erstatten. Will der Arbeitnehmer Fahrtkosten bei einer Auswärtstätigkeit als Werbungskosten geltend machen, kommt nur der Einzelnachweis oder die Geltendmachung von Pauschbeträgen in Betracht. Ein Nachweis, der sich auf Kilometersätze der ADAC-Tabellen stützt, wird nicht anerkannt. Bei nur teilweisem Ersatz (z.B. der Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, niedrigere Kilometersätze laut Tarifvertrag) darf der Arbeitnehmer in der Regel den Differenzbetrag bis zu den Pauschbeträgen ohne Einzelnachweis als Werbungskosten geltend machen, wenn der Arbeitgeber die Benutzung des eigenen Fahrzeugs zu Auswärtstätigkeiten ausdrücklich oder stillschweigend gestattet hat.
 
 
Kraftfahrer/Fahrlehrer: Berufskraftfahrern können vom Arbeitgeber die Mehraufwendungen für Verpflegung in Höhe der Pauschsätze steuerfrei ersetzt werden. Schulungsfahrten eines Fahrlehrers sind aber keine Geschäftsreisen, selbst wenn sie sich über das Gebiet mehrerer Gemeinden erstrecken.
 
 
 
S
 
Sprachkurs im Ausland: In Verbindung mit üblichen Bildungsreisen sind die Kosten nicht abziehbar.
 
 
Studienreisen, Vortragsreisen, Tagungen, Kongresse: Entstehen Reisekosten, die eindeutig und klar abgrenzbar ausschließlich beruflich/betrieblich veranlasst sind, ist für diese Kosten ein steuerlicher Kostenabzug möglich. Aufwendungen, die nicht eindeutig zugeordnet werden können, aber einen nachgewiesenen abgrenzbaren betrieblichen oder beruflichen Anteil enthalten, sind nach dem jeweiligen Veranlassungsanteil in abziehbare und nicht abziehbare Aufwendungen aufzuteilen. Die Aufteilung kann dabei nach Zeitanteilen vorgenommen werden.
 
Die beruflich/betrieblich veranlassten Anteile von Aufwendungen sind hier aber nicht als Werbungskosten/Betriebsausgaben abziehbar, wenn nur eine untergeordnete berufliche/betriebliche Mitveranlassung gegeben ist. Es gilt dabei eine 10-%-Grenze.
 
Beispiel
Ein Unternehmer besucht eine eintägige Fachtagung in Garmisch-Partenkirchen. Anschließend genießt er dort für weitere 13 Tage einen Skiurlaub.
 
Lösung
Da die gemischt veranlasste Reise zu unter 10 % beruflich bzw. betrieblich veranlasst ist (ein Tag von insgesamt 14-tägiger Reise), können keinerlei Reisekosten steuerlich abgezogen werden – auch nicht für den beruflichen Anteil.
 
 
 
U
 
Urlaubsreise: Eine Urlaubsreise (bzw. Erholungsreise) ist Privatsache. Allerdings können Aufwendungen, die beispielsweise mit einem während der Urlaubsreise besuchten Fachseminar zusammenhängen, als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgezogen werden. Hierzu zählen etwa Seminargebühren, Fahrtkosten vom Urlaubsort zum Tagungsort und gegebenenfalls der Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen.
 
 
 
V
 
Vermietung und Verpachtung: Auch Vermieter können Fahrtkosten, Mehraufwand für Verpflegung, Übernachtungskosten und sonstige Reisenebenkosten steuerlich abziehen, sofern die kostenverursachende Reise durch die Vermietungstätigkeit veranlasst ist. Derartige Aufwendungen sind Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung. Allerdings ist zu beachten, dass Reisekosten zu den (lediglich abschreibbaren) Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines Mietobjekts gehören, wenn sie für Fahrten anfallen, die der Anschaffung oder Herstellung des Mietobjekts dienen (z.B. Fahrten zu Kaufverhandlungen oder zur Überwachung des Baufortschritts).
 
Abziehbar sind auch die Kosten, die für regelmäßige „Überwachungsfahrten“ zum Mietobjekt anfallen.
 
 
Vortragsreisen: Das Halten eines Vortrags auf einem Fachkongress im Ausland ist für sich allein kein Indiz für eine ausschließlich beruflich oder dienstlich veranlasste Reise. Der Erwerbstätige kann hier eine hinreichende Beweisvorsorge betreiben, indem er beispielsweise die beruflich veranlassten Zeitanteile der Reise durch ein Reisetagebuch festhält.
 
 
 
Z
 
Zweigniederlassungen: Dient eine Reise der geplanten Errichtung einer Betriebsstätte im Ausland, sind die hierfür aufgewendeten Kosten Betriebsausgaben.
 
 
Zwischenheimfahrten: Unterbricht ein Steuerpflichtiger seine Auswärtstätigkeit, die sich über mehrere Wochen erstreckt, beispielsweise indem er Zwischenheimfahrten zu seiner Familie macht, sind auch die Kosten dieser Zwischenheimfahrten abziehbare Reisekosten.
 
 
 
 
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