Personal - Mitarbeiter im Betrieb

Was gilt es zu beachten, bei der Beschäftigung von "Mithelfern"?

Gedanken am 23.09.2019 aus der täglichen Praxis bei COUNSELOR

 

 
 
Jeder Unternehmer kennt es:
 
Der Schreibtisch ist voll und man möchte und muss Aufgaben delegieren und deshalb organisiert man sich Hilfe, indem Mithelfer (Mitarbeiter) akquiriert werden.
 
Solange es sich um Mithelfer im Rahmen der Familienhilfe handelt, ist es unbedenklich.
 
Sobald die Mithelfer aber entlohnt oder anderweitig bezahlt werden, stellt sich die Frage, ob es sich um einen selbständigen Sub-Unternehmer oder um einen angestellten Mitarbeiter handelt.
 
Sehr einfach ist das weitere Vorgehen, wenn die Leistungen des „Mithelfers“ dem Unternehmen berechnet werden. 
 
Wenn also die Telekom oder Volkswagen dem Unternehmen Rechnungen schicken, über die Leistungen oder Arbeiten des „Mithelfers“, ist (fast immer) klar, dass es sich um eingekaufte Mithilfe gegen Rechnung eines anderen Unternehmers handelt.
 
Wenn das Unternehmen allerdings eine Rechnung eines „Einzelunternehmers“ über Leistungen bekommt, muss zusätzlich geprüft werden, ob dieser Einzelunternehmer bei dem Unternehmen wirklich als Lieferant tätig ist oder vielleicht sogar (nur) als „Scheinselbständiger“(?)
 
Scheinselbständigkeit tritt immer dann ein, wenn der „Mithelfer“ weisungsgebunden und ohne Einsatz von eigenen Arbeitsmitteln arbeitet.
 
Beispiel
 
Der „Mithelfer“, der verpflichtet ist, von 9 Uhr morgens bis 17 Uhr nachmittags im Unternehmen anwesend zu sein, ist weisungsgebunden und keinesfalls selbständig tätig. Die Einschränkung in der freien Wahl der Arbeitszeit, macht hier den „Mithelfer“ eindeutig zu einem Angestellten.
 

 
Der „selbständige“ Koch, der in der Küche eines Restaurants, mit festen Arbeitszeiten arbeitet und zudem die Küchenausstattung des Restaurants benutzt, ist ebenso als Nicht-Selbständig einzuordnen.
 
Und zudem, gab es in den letzten Wochen ein höchstrichterliches Urteil zu „selbständigen“ Anästhesisten, in dem verkündet wurde, dass diese Ärzte auch nicht (mehr) selbständig seien und sozialversicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnisse vorliegen würden, auch wenn die Ärzte nur zu einzelnen OP-Terminen von den Krankenhäusern gebucht werden würden und am Tag sogar in mehreren verschiedenen Kliniken arbeiten würden. Der Arzt, der morgens im Krankenhaus A, mittags im Krankenhaus B und abends im Krankenhaus C seine Arbeit verrichtet, ist von diesen drei Krankenhäusern als Angestellter zu behandeln und entsprechend mit Sozialabgaben abzurechnen.
 
 
Für Sie, als Unternehmer, ergibt sich deshalb, dass die Beschäftigung von „selbständigen“ Mithelfern sehr schwierig geworden ist. Nahezu alle „Mithelfer“ sind als sozialversicherungspflichtige Angestellte anzusehen.
 
Und auch für die „geringfügigen Beschäftigungsverhältnisse“ ist es, in den letzten Jahren, für den Unternehmer schwierig und auch teuer geworden. Hier sind Höchstarbeitszeiten, Mindestlöhne und dann auch Urlaubsansprüche und eventuell krankheitsbedingte Ausfallzeiten zu berücksichtigen.
 
Und auch wenn das Unternehmen Personal, und nicht nur gelegentlich den „Mithelfer“, benötigt, sind vielzählige Vorschriften zu beachten.
 
Mit dem Mitarbeiter sollte ein Arbeitsvertrag geschlossen werden.
Der Mitarbeiter muss angemeldet werden.
Der Mitarbeiter muss monatlich korrekt abgerechnet werden.
Die Meldung an die Sozialkassen muss pünktlich erfolgen. Vergleiche hierzu auch unseren „Steuer-Terminkalender, in dem wir mit SV die Melde-Termine für die Sozialkassenmeldungen aufgeführt haben.
Die Meldung und Abführung der Lohnsteuern muss pünktlich und korrekt erfolgen (vgl. ebenfalls bei unserem Steuer-Terminkalender die entsprechenden Melde- und Zahlungstermine.
Die Meldungen zur Berufsgenossenschaft müssen erfolgen.
Die Jahresmeldungen müssen erfolgen und gegebenenfalls ein Arbeitgeber-Lohnsteuerausgleich berechnet werden,
und zudem sind,
nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters, nicht nur das Zeugnis, sondern auch die Abmeldungen und eventuell auch Arbeitsbescheinigungen für das Arbeitsamt auszufüllen.
 
 
Für den Bereich „Personal“ empfiehlt es sich also, eine kompetente Personalabteilung einzurichten, oder die Aufgaben, soweit wie möglich, auf externe Dienstleister zu verlagern, um nicht wertvolle Unternehmerzeit zu verschwenden und auch die Risiken einer Falsch-Abrechnung von dem Unternehmen fern zu halten.
 
 
Auf Mitarbeiterführung, Qualitätskontrolle, Rechte und Pflichten oder Motivation soll an dieser Stelle nur insoweit eingegangen werden, als dass Sie in unserem Artikel „"Steuerfreie Motivation von Mitarbeitern"  etwas zur Motivation von Mitarbeitern lesen können und wir allgemein, jedem Unternehmer, die Mitarbeiter-Kontrolle derart ans Herz legen, als dass im Unternehmen immer Qualitätskontrollen durchgeführt werden sollten und auch die Leistung der Mitarbeiter sich mindestens in der Nachkalkulation der Kundenaufträge niederschlägt.
 
Sofern keine Qualitätskontrollen durchgeführt werden, kann es zu dem Verlust von Kunden kommen, und der Unternehmer weiß gar nicht warum.
 
Beispiele
 
Im Restaurant ist der Kellner derart unhöflich und ungalant, dass der Kunde – obwohl seit Jahren Stammkunde  – keine Lust mehr hat, wiederzukommen.
 
Im Rechtsanwaltsbüro wird die Frage des Mandanten mit dem Satz: „.. aber das habe ich Ihnen doch schon hundert Mal gesagt … „ beantwortet.
 
Beim Software-Anbieter wird die Frage zur Behandlung im elster-Modul der Finanzverwaltung, mit der Aussage beantwortet: „ .. das weiß ich jetzt auch nicht, buchen Sie die Beträge doch einfach in die Position Kapital, dann funktioniert das doch …. „
 
 
Um die Leistung und speziell die entstehenden Kosten der Mitarbeiter etwas besser einschätzen zu können, haben wir uns zu den Kosten des Unternehmens einmal ein paar Gedanken gemacht und versucht der Frage „"Wieviel kostet die Arbeitsstunde" näher zu kommen.
 
Auch im Artikel „"Kalkulation" lesen Sie wiederum von den Kostenpositionen, die durch die Beschäftigung von Personal auftauchen. Nicht zu unterschätzen sind eben auch die Betriebsausgaben, die entstehen, wenn Urlaubszeiten oder Krankheitszeiten die Gesamtjahresleistung eines Mitarbeiters beeinflussen.
 
Solange der Mitarbeiter erfolgsabhängig (mit Provisionen oder ähnlichem) bezahlt wird, ist die Rechnung einfacher; wenn aber Festgehalt und Zusatzvergütungen vereinbart sind, kann es „teuer“ für das Unternehmen werden.
 
 
Bislang war hier nur von Risiken oder Schwierigkeiten durch „Personal“ zu lesen, aber es geht ja auch anders.
 
Wenn das Personal sich mit dem Unternehmen identifiziert und ohne gesonderte Anweisung oder Bitte, alles dafür tut, dem Unternehmen zu helfen, kann es sehr wohl zu Vorteilen im Unternehmen kommen, eben dieses Personal „an Bord“ zu haben.
 
Beispiel
 
Der Kellner im Restaurant ist immer höflich, weiß auch Einzelheiten von Stammgästen und kommt auch mal ohne eine Bestellung abzuwarten, schon mit dem gewünschten Getränk an den Tisch.
 
Die Sekretärin beim Steuerberater flötet immer ins Telefon, wenn der Mandant anruft und vermittelt sogar so viel Interesse an den Belangen des Kunden, dass dieser Mandant nie das Steuerbüro wechseln wird.
 
In der Kraftfahrzeug-Werkstatt gibt der Mitarbeiter gegenüber dem Kunden die Auskunft „.. och ja, wir kriegen das schon wieder hin, machen Sie sich mal keine Sorgen … „
 
 
Derartiges Verhalten und die völlige Identifikation mit dem Unternehmen durch das Personal, erreicht der Unternehmer über verschiedene Wege.
 
Vernünftige Personalführung ist wohl der Wichtigste, eine vernünftig gelebte Unternehmenskultur ist ebenso nötig, aber auch kleine Anerkennungen sind wichtig. Und zudem, kann man Motivation und Identifikation auch mit Hilfe steuerfreier Zugaben noch steigern. Lesen Sie zu den steuerfreien Möglichkeiten bitte auf unserer Seite „"Steuerfreie Motivation von Mitarbeitern" weiter.
 
 
Dieser Artikel sollte keine Schulung des Unternehmers in Personalführung sein oder ersetzen und auch nicht die Arbeiten einer Personalabteilung erklären, sondern einfach dem Unternehmer nur ein paar Hinweise geben, was bei der Beschäftigung von Personal alles beachtet werden muss.
 
Darauf, dass der Unternehmer oder auch der Geschäftsführer, zum Beispiel einer GmbH, persönlich dafür haftet, dass die Sozialabgaben und auch die Lohnsteuer immer pünktlich an die Sozialkassen oder das Finanzamt gezahlt werden, gehen wir an anderer Stelle ein.
 
 
Welche weiteren oder anderen Möglichkeiten sich bieten, Personal oder „Mithelfer“ zu beschäftigen, muss im Einzelfall geklärt und besprochen werden. Es wäre hier auch der falsche Platz über Mitarbeiterbeteiligungsmodelle oder Prämien zu schreiben. Auch wären dann hier Überlegungen zur "Gesellschaftsform" zu treffen oder über die Möglichkeiten, wie ein Home-Office dem Mitarbeiter und auch dem Unternehmen hilft.
 
 
 

 
 
Beachten Sie  bitte den Rechtsstand dieses Textes:  23.09.2019.
 
Bevor Sie also Handlungen oder Gestaltungen mit steuerlichen Auswirkungen vornehmen, muss zur Sicherheit erst geklärt werden, ob sich die Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung geändert haben.
 
Zudem geben wir zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.
 
Sofern Sie hierzu Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an oder klären Sie die Fragen in einem unserer nächsten Beratungstermine.