Werbungskosten Fahrten Wohnung - Arbeitsstätte

Wie geht das mit der Entfernungspauschale erklärt Steuerberater

Hinweise am 11.06.2020 vom Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater, Norderstedt

 
Fahrten Wohnung Arbeit
 
 
Arbeitnehmer können für ihre täglichen Fahrten zur Arbeit eine vom gewählten Verkehrsmittel unabhängige Entfernungspauschale als Werbungskosten bei ihren Lohneinkünften abziehen.
 
Dies gilt auch, wenn sie die Pendelfahrten mit einem Dienstwagen durchführen.
 
Die Pauschale wird vom Fiskus ab dem ersten Entfernungskilometer gewährt.
 
Folgendes ist in diesem Zusammenhang zu beachten:
 
• Die Pauschale darf nur einmal pro Tag angesetzt werden (Ausnahme bei mehreren Dienstverhältnissen). Dies gilt selbst dann, wenn der Arbeitnehmer täglich mehrmals aus beruflichen Gründen zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte pendelt.
 
• Die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beträgt 0,30 € pro Entfernungskilometer. Maßgeblich sind also nicht die tatsächlich gefahrenen Kilometer (Hin- und Rückfahrt), sondern nur die Kilometer der Entfernung. Dieser Wert muss immer auf volle Kilometer abgerundet werden.
 
Beispiel
Ein Arbeitnehmer fährt an 218 Tagen zur Arbeit. Die einfache Entfernung dorthin beträgt 40,6 km.
 
Lösung
Die Entfernungspauschale für die Fahrten von der Wohnung zur Tätigkeitsstätte berechnet sich wie folgt:
 
218 Tage × 40 km × 0,30 € ergibt  2.616 €.
 
Der Arbeitnehmer kann also Werbungskosten von 2.616 € für die Fahrten zwischen seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte ansetzen.
 
Durch das Klimaschutzgesetz 2030 wird die Entfernungspauschale ab dem Veranlagungszeitraum 2021 schrittweise angehoben.
 
Die Erhöhungen sind auf den Zeitraum von 2021 bis 2026 befristetet. Danach ist nach derzeitigem Stand wieder eine Rückkehr zur 0,30-€-Regelung pro Entfernungskilometer angedacht.
 
Die Erhöhung gestaltet sich wie folgt:
 
• Ab 2021 gilt für Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte ab dem 21. Kilometer der Entfernung eine um 5 Cent erhöhte Pauschale, also 0,35 € pro Kilometer. Für die ersten 20 Kilometer der Entfernung gilt weiterhin die Abzugsmöglichkeit von 0,30 € je vollem Kilometer.
 
• Ab 2024 steigt die Pauschale dann ab dem 21. Entfernungskilometer um weitere 3 Cent auf dann 0,38 € pro Entfernungskilometer. Diese Regelung gilt für die Dauer von drei Jahren bis Ende 2026. 
 
Hinweis
Hintergrund der Regelung ist die Schaffung eines Ausgleichs für die Preiserhöhungen bei Diesel und Benzin durch den eingeführten CO2-Preis. Entsprechend ist die Regelung auch ein Anreiz zum Umstieg auf Elektro- und Hybridfahrzeuge, da diese von den Preiserhöhungen durch den CO2-Preis nicht betroffen sind.
 
 
 
Mobilitätsprämie
 
Geringverdiener, also Personen, die wegen geringer Einkünfte keine Einkommensteuer zahlen (z.B. Teilzeit- oder Geringfügigbeschäftigte) und deshalb im Ergebnis nicht von der Entfernungspauschale profitieren, können von 2021 bis 2026 für Fahrten ab dem 21. Entfernungskilometer eine Mobilitätsprämie beanspruchen, die als steuerfreier Zuschuss gezahlt wird.
 
Das zu versteuernde Einkommen des Steuerpflichtigen muss hier unter dem Grundbetrag liegen. Die Mobilitätsprämie beträgt hierbei 14 % des durch die Neuregelungen ab 2021 entstehenden erhöhten Betrags der Pendlerpauschale.
 
Beispiel
Arbeitnehmer A ist verheiratet und fährt an 220 Tagen zu seiner Teilzeitbeschäftigung. Die Entfernung beträgt 35 km. Im Jahr 2021 beträgt sein zu versteuerndes Einkommen 16.000 € und liegt somit unter dem Grundfreibetrag für Verheiratete von 18.816 €.
 
Lösung
Die Entfernungspauschale beträgt ab 2021 ab dem 21. Entfernungskilometer 0,35 € pro Kilometer.
Berechnung Mobilitätsprämie
220 Tage x 15 km x 0,35 € = 1.155 €
Die Mobilitätsprämie beträgt 14 % von 1.155 €, also 162 €.  
 
Für die Mobilitätsprämie ist ein Antrag erforderlich. Der Prämienbetrag wird dann in einem gesonderten Bescheid festgesetzt. 
 
 
Maßgebliche Entfernung
 
Für die Berechnung der Entfernungspauschale ist grundsätzlich die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte maßgebend. Dies gilt auch, wenn der Weg beispielsweise per Bus oder Rad kürzer oder länger ausfällt.
 
Beispiel
Ein Arbeitnehmer fährt mit der Bahn zur Arbeit. Die zurückgelegte Fahrtstrecke beträgt dabei 15 km, die kürzeste Straßenverbindung beträgt dagegen nur 10 km.
 
Lösung
Der Arbeitnehmer kann die Entfernungspauschale nur für 10 km ansetzen.
 
Eine „Hintertür“ im Einkommensteuergesetz bietet in der Praxis jedoch Steuersparpotential:
Arbeitnehmer dürfen ausnahmsweise auch eine längere Fahrtstrecke als die kürzeste Straßenverbindung in ihrer Einkommensteuererklärung abrechnen, wenn sie diese Strecke tatsächlich regelmäßig genutzt haben und sie dem Finanzamt glaubhaft machen können, dass die längere Strecke offensichtlich verkehrsgünstiger ist. Hierzu müssen sie dem Amt nachweisen, dass die längere Fahrtstrecke eine Zeitersparnis mit sich bringt. Schon geringfügige Zeitersparnisse reichen hier aus, denn der Bundesfinanzhof (BFH) hat im Jahr 2011 entschieden, dass die Finanzämter keine Mindestzeitersparnis von 20 Minuten voraussetzen dürfen, wie es in vorheriger Rechtsprechung formuliert wurde.
 
Hinweis
Für den Ansatz einer längeren Fahrtstrecke sollten Sie als Arbeitnehmer insbesondere belegen können, dass die kürzeste Straßenverbindung verkehrsungünstiger war. Hierzu können Sie Zeitungsartikel oder Staumeldungen sammeln, aus denen hervorgeht, dass auf der kürzesten Strecke häufig Staus herrschten oder Baustellen lagen.
 
 
Anzahl der Arbeitstage
 
Hat ein Arbeitnehmer eine Fünftagewoche, erkennen die Finanzämter pro Jahr üblicherweise 230 Arbeitstage bei der Berechnung der Entfernungspauschale an.
 
Sofern der Arbeitnehmer seinen ihm zustehenden Urlaub nicht genommen hat, kann er diese Tage addieren. Bei einer Sechstagewoche werden in der Regel 280 Arbeitstage anerkannt.
 
Hinweis
Einen Rechtsanspruch auf den Ansatz von 230 bzw. 280 Arbeitstagen haben Arbeitnehmer allerdings nicht, da stets die individuell abgeleisteten Arbeitstage zählen (365 Kalendertage abzüglich Wochenenden, Feiertage, Urlaubs- und Krankheitstage etc.). Die genannten 230 bzw. 280 Arbeitstage sind also nicht als Pauschale zu verstehen.
 
Insbesondere bei längeren Auswärtstätigkeiten, für welche vom Arbeitgeber die Beförderungskosten übernommen wurden, hat grundsätzlich eine Kürzung der Arbeitstage in der Einkommensteuererklärung zu erfolgen.
 
 
Erste Tätigkeitsstätte
 
Maßgeblicher Zielpunkt für die Berechnung der kürzesten Straßenverbindung (bzw. Fahrtstrecke) bei der Entfernungspauschale ist die sogenannte erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers. Als solche kommt nur eine ortsfeste betriebliche Einrichtung
 
• des Arbeitgebers,
• eines verbundenen Unternehmens (z.B. der Tochter- oder Muttergesellschaft)
oder
• eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten (z.B. eines Kunden oder Entleihers)
in Betracht.
 
Der Arbeitnehmer muss dieser betrieblichen Einrichtung zudem dauerhaft zugeordnet sein. Von einer dauerhaften Zuordnung ist dann auszugehen, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, für die gesamte Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus in der betreffenden betrieblichen Einrichtung eingesetzt werden soll.
 
Wenn eine derartige Zuordnung durch den Dienstvertrag nicht vorliegt, ist die erste Tätigkeitsstätte diejenige, an welcher der Arbeitnehmer
 
• typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll
oder
• je Arbeitswoche zwei volle Tage oder mindestens ein Drittel seiner insgesamt vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll.
 
Ein Arbeitnehmer kann nur eine erste Tätigkeitsstätte haben.
 
In bestimmten Fällen ist es auch denkbar, dass der Arbeitnehmer überhaupt keiner ersten Tätigkeitsstätte zuzuordnen ist (z.B. bei Personal im häuslichen Pflegedienst oder bei Kurierfahrern). Hier gilt insoweit nicht die Entfernungspauschale, sondern es können 0,30 € für jeden tatsächlich gefahrenen Kilometer (bei Hin- und Rückweg) angesetzt werden.
 
Hinweis
Umstritten ist die Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte bei Leiharbeitnehmern. Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass sie sich am Ort des Entleihers befindet. Hierzu muss der Arbeitnehmer dieser aber dauerhaft zugeordnet sein. Nach einer Entscheidung des BFH aus dem Jahr 2019 besteht regelmäßig keine dauerhafte Zuordnung, wenn das Leiharbeitsverhältnis befristet ist. Anders zu werten wäre dies nur, wenn jede Verlängerung der Befristung zugleich ein neues Beschäftigungsverhältnis darstellen würde und sich die Zuordnung mit der Dauer des Dienstverhältnisses decken würde. Ist dies nicht der Fall, kann der Arbeitnehmer bei einem befristeten Leiharbeitsverhältnis Fahrtkosten nach den Reisekostengrundsätzen gelten machen, da keine erste Tätigkeitsstätte vorliegt.
 
 
Höchstgrenze von 4.500 €
 
Die Entfernungspauschale ist grundsätzlich auf einen Höchstbetrag von 4.500 € im Kalenderjahr begrenzt.
 
Diese Beschränkung gilt für
 
• Strecken, die mit einem Motorrad, Motorroller, Moped, Fahrrad oder zu Fuß zurückgelegt werden,
 
• Mitglieder einer Fahrgemeinschaft, allerdings nur für diejenigen Tage, an denen sie nicht den eigenen Wagen bzw. Dienstwagen nutzen (und also Mitfahrer sind, siehe nachfolgendes Beispiel),
und
• die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel, soweit keine höheren Aufwendungen (Fahrkartenpreise) glaubhaft gemacht oder nachgewiesen werden.
 
Nutzt der Arbeitnehmer für die Pendelfahrten zur Arbeit seinen eigenen Wagen oder den zur Nutzung überlassenen Dienstwagen, gilt der Höchstbetrag von 4.500 € nicht – er kann dann also höhere Kosten abziehen. Allerdings kann das Finanzamt in diesen Fällen Nachweise dafür verlangen, dass die Pendelfahrten tatsächlich mit dem eigenen oder zur Nutzung überlassenen Pkw zurückgelegt wurden (z.B. durch Tachostand laut Werkstattrechnung). Die tatsächlich angefallenen Kosten für den Wagen (Benzin, Wartungskosten) müssen aber für einen Abzug von mehr als 4.500 € nicht nachgewiesen werden.
 
Die Höchstgrenze von 4.500 € gilt auch im Rahmen der befristeten Erhöhungen der Pendlerpauschale von 2020 bis 2021 weiter fort.
 
 
Fahrgemeinschaften
 
Jedes Mitglied einer Fahrgemeinschaft darf die Entfernungspauschale separat in Anspruch nehmen. Dies gilt auch für Eheleute, die zusammen im Auto zur Arbeit fahren.
 
Zu beachten ist aber, dass jedes Mitglied nur die Entfernung zwischen seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abrechnen darf. Umwegfahrten (z.B. zum gemeinsamen Treffpunkt oder zum Abholen der anderen Mitglieder) werden vom Finanzamt nicht anerkannt. Jeder Mitfahrer muss seine Entfernungsstrecke also so berechnen, als ob er direkt zur Arbeit gefahren wäre.
 
Zusätzlich ist zu beachten, dass die Entfernungspauschale auf 4.500 € jährlich begrenzt ist für diejenigen Fahrten, bei denen ein Mitglied einer Fahrgemeinschaft lediglich Mitfahrer ist. Denn an diesen „Mitfahrertagen“ liegt bei ihm keine Nutzung des eigenen oder zur Nutzung überlassenen Pkw vor.
 
Wenn sich die Fahrer einer Fahrgemeinschaft abwechseln, muss die Berechnung der abziehbaren Entfernungspauschale somit in zwei Schritten erfolgen:
 
Zunächst müssen die beschränkt abziehbaren Fahrten als Mitfahrer berechnet werden, anschließend die unbeschränkt abziehbaren Fahrten als Selbstfahrer.
 
Beispiel
Bei einer Fahrgemeinschaft von drei Arbeitnehmern beträgt die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte für jeden Arbeitnehmer 100 km.
Von insgesamt 210 Arbeitstagen benutzt jeder Arbeitnehmer seinen eigenen Pkw an 70 Tagen für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
 
Lösung
Die Entfernungspauschale ist für jeden Teilnehmer der Fahrgemeinschaft zu ermitteln.
 
Kostenabzug für „Mitfahrertage“:
140 Arbeitstage × 100 km × 0,30 € ergibt  4.200 €
(keine Kostenkappung, da Höchstbetrag von 4.500 € nicht überschritten)
 
Kostenabzug für „Selbstfahrertage“:
70 Arbeitstage × 100 km × 0,30 € ergibt  2.100 €
(unbegrenzt abziehbar)
 
insgesamt abziehbar: 6.300 €
 
 
 
Nutzung unterschiedlicher Verkehrsmittel
 
Nutzt ein Arbeitnehmer verschiedene Verkehrsmittel, um zur Arbeit zu kommen (z.B. ein Park-and-Ride-Modell), muss die Entfernungspauschale in mehreren Schritten berechnet werden.
 
Zunächst wird die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ermittelt, anschließend dann die Teilstrecken, die auf die Nutzung des eigenen Pkw und der öffentlichen Verkehrsmittel entfallen.
 
Beispiel
Ein Arbeitnehmer fährt an 220 Arbeitstagen zunächst mit seinem Pkw zum nächsten Bahnhof (Fahrtstrecke 30 km) und von dort mit der Bahn zu seiner ersten Tätigkeitsstätte (Fahrtstrecke 100 km).
Für Bahntickets bezahlt er 2.160 € pro Jahr.
Die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beträgt 100 km.
 
Lösung
Kostenabzug für Pkw-Fahrten:
220 × 30 km × 0,30 € ergibt  1.980 €
Kostenabzug für Bahnfahrten:
Von der kürzesten Straßenverbindung entfallen 70 km auf die Bahnnutzung (100 km – 30 km), somit beträgt die Entfernungspauschale:
220 × 70 km × 0,30 € ergibt  4.620 €,
maximal jedoch 4.500 €
 
insgesamt abziehbar: 6.480 €
 
Für die Bahnfahrten greift also isoliert der Höchstbetrag von 4.500 €.
Die tatsächlichen Kosten für die Bahntickets bleiben unberücksichtigt, weil sie unterhalb der insgesamt errechneten Entfernungspauschale liegen.
 
 
 
Abgeltungswirkung der Pauschale
 
Durch den Ansatz der Entfernungspauschale sind grundsätzlich sämtliche Kosten abgegolten, die für die Pendelfahrten zur Arbeit entstehen. Der Arbeitnehmer kann also neben der Pauschale grundsätzlich keine weiteren Kosten für die Fahrten abrechnen (z.B. Parkgebühren, Finanzierungs- und Reparaturkosten, Folgekosten eines Diebstahls, ADAC-Beitrag, Versicherungsbeiträge etc.).
 
Nicht abziehbar sind zudem die Gebühren für die Nutzung eines Straßentunnels oder einer mautpflichtigen Straße.
 
Zusätzlich abziehbar sind allerdings Unfallkosten, sofern sich der Unfall auf der Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ereignet hat.
 
Hinweis
Ein Unfall ist auch dann abziehbar, wenn er sich auf einer Umwegfahrt zum Tanken oder zur Abholung eines Mitfahrers einer Fahrgemeinschaft ereignet hat.
 
Hat sich der Unfall allerdings unter Alkoholeinfluss oder auf einer privaten Umwegfahrt (z.B. zum Einkauf) ereignet, sind die Unfallkosten nicht abziehbar.
 
Zu den Unfallkosten gehören in erster Linie Reparaturkosten am eigenen Wagen sowie am Fahrzeug des Unfallgegners. Erhaltene Versicherungserstattungen müssen allerdings gegengerechnet werden.
 
Hinweis
Reparaturkosten sind auch dann abziehbar, wenn der Arbeitnehmer auf den Erstattungsanspruch von der Versicherung verzichtet hat, um seinen Schadensfreiheitsrabatt zu retten. Springt dagegen die Vollkaskoversicherung ein, ist nur die Selbstbeteiligung absetzbar.
 
Wird auf die Reparatur des Wagens verzichtet, kann die Wertminderung des Kfz als außergewöhnliche technische Abnutzung geltend gemacht werden. Dies ist jedoch nur möglich, wenn die gewöhnliche Nutzungsdauer des Fahrzeugs noch nicht abgelaufen ist (regelmäßig sechs Jahre).
 
Auch „Nebenkosten“ des Unfalls sind abziehbar. Dazu gehören die Kosten für die Schadensbeseitigung an Gepäck und Kleidung, Gebühren für einen Mietwagen während des Werkstattaufenthalts, Aufwendungen für Sachverständige, Anwalt, Gericht, Abschleppwagen, Taxifahrten und Telefonate.
 
Hat der Pkw des Arbeitnehmers auf dem Weg zur Arbeit einen Motorschaden (z.B. weil er versehentlich mit Benzin statt mit Diesel betankt wurde), sind die Kosten für einen Austauschmotor nach einhelliger Meinung von Finanzverwaltung und BFH nicht zusätzlich zur Entfernungspauschale als Werbungskosten abziehbar.
 
Hinweis
Auch Geldbußen, Ordnungs- oder Verwarnungsgelder können nicht zusätzlich abgezogen werden.
 
 
 
Mehrere Arbeitsverhältnisse
 
Arbeitnehmer, die in mehreren Dienstverhältnissen stehen und denen Aufwendungen für die Fahrten zu mehreren, auseinanderliegenden ersten Tätigkeitsstätten entstehen, können die Entfernungspauschale für jede Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte ansetzen. Dies gilt, wenn sie am Tag zwischenzeitlich in ihre Wohnung zurückkehren.
 
Beispiel
Ein Arbeitnehmer hat zwei Dienstverhältnisse. Die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte des ersten Dienstverhältnisses beträgt 20 km, die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte des zweiten Dienstverhältnisses beläuft sich auf 25 km.
Der Arbeitnehmer fährt an 220 Arbeitstagen zunächst zum ersten Dienstverhältnis, kehrt von dort nach Hause zurück und fährt anschließend von zu Hause aus zum zweiten Dienstverhältnis.
 
Lösung
Die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, die der Arbeitnehmer ansetzen kann, berechnet sich wie folgt:
 
Erstes Dienstverhältnis:
220 Arbeitstage × 20 km × 0,30 € ergibt  1.320 €
Zweites Dienstverhältnis:
220 Arbeitstage × 25 km × 0,30 € ergibt  1.650 €
insgesamt abziehbar: 2.970 €
 
Wenn ein Arbeitnehmer nicht zwischendurch seine Wohnung, sondern seine ersten Tätigkeitsstätten nacheinander anfährt, können die Entfernungen zwischen der Wohnung und den ersten Tätigkeitsstätten grundsätzlich addiert werden. Allerdings darf die Entfernung höchstens mit der Hälfte der zurückgelegten Gesamtstrecke (Wohnung zu erster Tätigkeitsstätte 1 danach zu erster Tätigkeitsstätte 2 und zurück zur Wohnung) angesetzt werden.
 
Beispiel
Ein Arbeitnehmer steht in zwei Dienstverhältnissen. Vormittags fährt er von seiner Wohnung zunächst die erste Tätigkeitsstätte seines ersten Dienstverhältnisses an (Entfernung von der Wohnung: 30 km). Nachmittags fährt er direkt weiter zur ersten Tätigkeitsstätte des zweiten Dienstverhältnisses (Fahrtstrecke 40 km, Entfernung von der Wohnung 50 km). Von dort fährt er abends zurück zu seiner Wohnung.
 
Lösung
Bei 220 Arbeitstagen rechnet das Finanzamt wie folgt:
 
Entfernung der beiden ersten Tätigkeitsstätten von der Wohnung:
30 km + 50 km ergibt  80 km
Hälfte der zurückgelegten Gesamtstrecke:
(30 km + 40 km + 50 km) : 2  ergibt  120 km : 2 ergibt  60 km
 
Der Arbeitnehmer erhält die Entfernungspauschale demnach für 60 km:
220 Arbeitstage × 60 km × 0,30 € ergibt  3.960 €
 
Der Arbeitnehmer kann also Werbungskosten von 3.960 € für die Fahrten zwischen seiner Wohnung und den ersten Tätigkeitsstätten ansetzen.
 
 
Menschen mit Behinderung
 
Behinderte Menschen können anstelle der Entfernungspauschale die tatsächlichen Kosten für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte absetzen.
Dies gilt, wenn ihnen entweder
 
• ein Grad der Behinderung von mindestens 70 zuerkannt worden ist
oder
• ihr Grad der Behinderung zwischen 50 und 70 liegt und sie in ihrer Bewegungsfähigkeit im Straßenverkehr erheblich beeinträchtigt sind.
 
Anstatt die tatsächlich entstandenen Kosten im Einzelnen gegenüber dem Finanzamt nachzuweisen, kann stattdessen auch ein pauschaler Kilometersatz von 0,30 € pro gefahrenem Kilometer (nicht Entfernungskilometer!) in der Steuererklärung abgesetzt werden.
Voraussetzung ist, dass für die Fahrten ein eigener Pkw oder ein Dienstwagen verwendet wird.
Unfallkosten, die auf solch einer Fahrt entstanden sind, können neben dem pauschalen Kilometersatz als Werbungskosten berücksichtigt werden.
 
Hinweis
Bringt eine dritte Person einen behinderten Arbeitnehmer arbeitstäglich mit dessen (Dienst-)Wagen zur Arbeit und holt ihn später wieder ab, darf der Arbeitnehmer auch die Leerfahrten seines Fahrers als Werbungskosten abziehen (entweder mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer oder mit den tatsächlichen Kosten).
 
 
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