Buchhaltung digital - die einzelnen Schritte

Abläufe der digitalen Buchhaltung in einzelnen Schritten erläutert

Gedanken am 12.04.2020 vom Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater aus Norderstedt

Buchhaltung digital einzelne Schritte 67360
 
Im Folgenden zeigen wir kurz und knapp die Handgriffe, die bei einzelnen Sachverhalten für die digitale Buchhaltung vom Unternehmer zu tun sind.
 
Hier haben wir das Ereignis (Posteingang/Email o.ä.) als Ausgangspunkt genommen.

Zusätzlich geht diese Erläuterung davon aus, dass die digitale Buchhaltung vorbereitet und eingerichtet ist, und zwar entsprechend den Schritten, die im Beitrag "Steuerberatung einfach digital" vorgegeben sind.

- das "Mandanten-Postfach" ist eingerichtet,
- die Kundenrechnungen werden mit dem Programm Stotax Select geschrieben, wie im Beitrag "Rechnungen schreiben online" erläutert
und
  - die Bargeldbewegungen, bei Unternehmen mit Bareinnahmen von Kunden, werden in dem Stotax-Kassenbuch erfaßt, wie im Artikel "Kassenbuch online" erklärt.


 
Weitere Gedanken zu Steuern, Gewinnermittlung, Unternehmensorganisation oder Steuerplanung finden Sie über unsere Seite "Gedanken" oder jederzeit über das .
 
 
Um dem Steuerberater - COUNSELOR - die Unterlagen für die digitale Buchhaltung zukommen zu lassen, sind immer folgende Schritte notwendig, und zwar unabhängig davon, ob Sie die Buchhaltungsunterlagen wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich an den Steuerberater übersenden.
 
 
1) Abschluss des Kassenbuchs - im Kassenbuchmodul an der letzten, fertigen Position einfach die Kasse abschliessen.
2) Hochladen der im Ordner "Steuerberater-Pendel" vorhandenen Dateien
3) Löschen oder Verschieben der Dateien im Ordner "Steuerberater-Pendel", die jetzt an den Steuerberater hochgeladen wurden
 
und FERTIG.

 
Zu der Frage > was ist der Ordner "Steuerberater-Pendel"? oder zu den Abläufen, wenn die Kasse und die Kundenrechnungen nicht über Stotax Select bearbeitet werden, kommen wir später. Ebenfalls sind zusätzliche Schritte zu gehen, wenn der Steuerberater COUNSELOR (noch) keine Möglichkeit der automatischen Bankabfrage erhalten hat.
 
 
 
Im Folgenden geht es aber vorrangig um das Ereignis, dass Sie einen Beleg erhalten (in den Händen halten).
Es geht hierbei nicht um die Zahlung selbst, sondern nur um die Einordnung des Vorgangs sortiert nach der Zahlungsmethode. Und es geht immer um das Datum des Belegs bzw. des Vorgangs. Stammt der Beleg (= die Rechnung) zum Beispiel aus dem April, gehört dieser Vorgang in die Buchhaltung für den Monat April.
 
Was ist also zu tun, wenn:

Lieferanten-Rechnung ist in Papierform im Posteingang (Briefkasten)

Heutzutage ist dieses noch sehr häufig der Fall. Der Lieferant schickt die Ware und die Rechnung liegt in Papierform dabei oder die Rechnung folgt per Post ebenfalls in Papierform. Dieser Rechnungsbeleg wird am Besten sofort bei Erhalt eingescannt und damit im Ordner "Steuerberater-Pendel" abgelegt.
Eine andere Möglichkeit wäre es, die Eingangsrechnungen getrennt zu sammeln und als Stapel, z.B. einmal in der Woche einzuscannen und damit im Ordner "Steuerberater-Pendel" abzulegen.
Mit dem von uns empfohlenen Scanner ist das ja jeweils nur 1 (ein) Knopfdruck.

Lieferant (z.B. Telekom) schickt Rechnung per E-Mail

Wenn Ihnen Ihr Lieferant die Rechnungen per E-Mail-Anhang übersendet, speichern Sie einfach den Anhang in den Ordner "Steuerberater-Pendel".
 
Sollte der Lieferant innerhalb der E-Mail die Rechnungsangaben machen, muss die gesamte E-Mail - am Besten als PDF-Datei - in den Ordner "Steuerberater-Pendel" abgespeichert werden.

Lieferant bietet (nur) Download-Möglichkeit für die Rechnung

Wenn Sie den Rechnungsbeleg nicht gleich beim Kauf heruntergeladen und abgespeichert haben, rufen Sie Ihr Kundenkonto beim Lieferanten auf, laden die entsprechenden Rechnungen (am Besten als PDF-Datei) herunter und speichern diese Dateien in den Ordner "Steuerberater-Pendel".

Lieferantenrechnung wurde beim Einkauf bar bezahlt

Wenn Sie den Einkauf bei Ihrem Lieferanten (Tankstelle, Discounter oder auch Restaurant) in bar bezahlt haben, richtet sich die Behandlung des Vorgangs danach, ob Ihr Betrieb eine regelrechte Kasse führt oder ob dieser Einkauf als private Bareinlage zu behandeln ist.
 
Wenn Sie keine Kasse führen, weil Sie von Kunden keine Bargeldeinnahmen haben, scannen Sie den Beleg genauso ein, wie die anderen Lieferantenrechnungen und speichern den Scan im Ordner "Steuerberater-Pendel".
 
Wenn Sie, wegen Ihrer Bargeldeinnahmen, ohnehin schon eine Kasse führen - natürlich am Sinnvollsten das Stotax-Kassenbuch - verarbeiten Sie diesen bar bezahlten Beleg in der Kasse. Den fantastisch einfachen Ablauf hierzu erklären wir auf der Seite "Kassenbuch online".
 
Sollten Sie nicht das Stotax-Kassenbuch benutzen, ist es sinnvoll, trotzdem eine Art Kassenbuch zu führen (vgl. den Beitrag "Kassenbuch / Organisation Barbelege"). Am Ende der Buchhaltungsperiode laden Sie dann das manuelle Kassenbuch, zusammen mit den einzelnen verbuchten Belegen, über den Ordner "Steuerberater-Pendel" in das Mandanten-Postfach zum Steuerberater hoch.

Lieferantenrechnung wurde beim Einkauf per Kreditkarte oder mittels Einzugsermächtigung bezahlt

Die Lieferantenrechnung liegt in Papierform vor oder ist als E-Mail(-Anhang) vorhanden.  Dieser Rechnungsbeleg wird am Besten sofort bei Erhalt eingescannt und damit im Ordner "Steuerberater-Pendel" abgelegt oder als E-Mail-Datei in den Ordner "Steuerberater-Pendel" abgespeichert.
 
Eine andere Möglichkeit wäre es, die Eingangsrechnungen getrennt zu sammeln und als Stapel, z.B. einmal in der Woche einzuscannen und damit im Ordner "Steuerberater-Pendel" abzulegen.
Mit dem von uns empfohlenen Scanner ist das ja jeweils nur 1 (ein) Knopfdruck.

Lieferant (z.B. Vermieter oder Leasinggesellschaft) bucht vom Konto ab

Wenn Sie langfristige Verträge und Vereinbarungen abgeschlossen haben und der Lieferant die vereinbarten Beträge immer wieder von Ihrem Konto abbucht, benötigt der Steuerberater COUNSELOR von Ihnen nur im ersten Monat die vertragliche Unterlage und danach nur bei Änderungen oder Ergänzungen die jeweiligen Vertragsänderungen.
 
Scannen Sie den Vertrag oder die Vereinbarung, aus dem sich der Grund, die Höhe und die umsatzsteuerlichen Kriterien ergeben, ein und laden Sie diese Datei über den Ordner "Steuerberater-Pendel" zusammen mit den anderen Lieferantenbelegen in das Mandanten-Postfach hoch.
 
In der Hauptsache wird es sich um den Mietvertrag, Darlehensverträge, Leasingvereinbarungen oder auch Wartungsverträge oder Lizenzvereinbarungen handeln.

Kundenrechnungen mit und ohne Stotax Select

Wenn Sie Ihre Kundenrechnungen mit Stotax Select erstellen, brauchen Sie an dieser Stelle nichts mehr zu tun, da nach Abschluss der Rechnung diese Unterlage bereits dem Steuerberater COUNSELOR zur Verfügung steht. Den einzelnen Ablauf beschreiben wir im Artikel "Rechnungen schreiben online" und in der Handlungsanweisung "Bedienungsanleitung für digitalen Gewinn".
 
Sofern Sie Ihre Kundenrechnungen noch per Hand oder mit Word oder Excel schreiben, scannen Sie bitte die einzelnen Rechnungsbelege ein und laden diese über den Ordner "Steuerberater-Pendel" in das Mandanten-Postfach zum Steuerberater COUNSELOR hoch. Zusätzlich bietet es sich hier an, auch Ihre weiteren Aufzeichnungen, wie Rechnungsbuch oder Rechnungsjournal ebenfalls hochzuladen, damit eine Vollständigkeitskontrolle erfolgen kann.
 
Sofern Sie Ihre Kundenrechnungen mit einer Auftragssoftware erstellen, erzeugen Sie am Besten eine CSV oder Excel-Datei über die geschriebenen Rechnungen (Rechnungsbuch/Rechnungsliste) und laden diese Datei über den Ordner "Steuerberater-Pendel" in das Mandanten-Postfach hoch. Wenn Ihre Software dazu in der Lage ist, mit der Rechnungsliste auch die einzelnen Rechnungsbelege zu verknüpfen, laden Sie das Gesamtpaket hoch, damit später in der fertigen Buchhaltung auch alle Belege vorhanden sind.

Kunde zahlt seine Rechnung in bar

Wenn der Kunde die Ware oder Dienstleistung bei Ihnen in bar bezahlt, sollten Sie unbedingt eine elektronische Kasse oder das Stotax-Kassenbuch nutzen.
 
Zu den Gründen erklären wir einige Finanzgerichtsurteile im Beitrag "Bargeldeinnahmen und Kassenführung".
 
Die Abläufe in der Kassennutzung finden Sie im Artikel "Kassenbuch online".
 
Sofern Sie keine elektronische Kassenführung benutzen wollen, kann in keinem Fall gewährleistet werden, dass das Finanzamt der Angabe Ihrer Umsätze glaubt und dass keine Hinzuschätzungen vorkommen werden. Sprechen Sie uns sonst bitte auf dieses Thema gesondert an.

Kunde zahlt seine Rechnung oder die Ware mit Kreditkarte

Wenn der Kunde die Rechnung oder die Ware mit Kreditkarte bezahlt, muss geklärt werden, welche Angaben die Abrechnung der Kreditkartengesellschaft liefert.
 
Schwierig kann es hier werden, wenn die Kreditkartengesellschaft nur den Geldeingang angibt, aber keine weiteren Hinweise bereitstellt. Sollte Ihr Unternehmen nämlich viele Verkäufe (oder Rechnungen) mit dem gleichen Betrag verzeichnen, kann es in der Zuordnung der Zahlung zum richtigen Kunden Schwierigkeiten geben.
 
Einige Kreditkarteninstitutionen liefern digital schon qualitativ so hochwertige Auswertungen bzw. Daten, dass hier im Einzelfall geklärt werden muss, welche Schritte zu unternehmen sind.
 
Sprechen Sie uns bitte hierzu an.

Kundenrechnungen werden mittels Sammellastschrift eingezogen

Da das Kreditinstitut regelmässig nur den Geldeingang in einer Summe für die Verbuchung bereitstellt, muss die "Grundunterlage" zu der Sammellastschrift zusätzlich dem Steuerberater COUNSELOR zur Verfügung gestellt werden.
 
Damit die korrekte Zuordnung der einzelnen Kundenlastschrift zu der einzelnen Kundenrechnung erfolgen kann, muss hier geklärt werden, welche Auswertungen und Daten die Software (mit der die Sammellastschrift erstellt wurde) bereitstellen kann und es muss mindestens eine Liste über die Zusammensetzung der Sammellastschrift über den Ordner "Steuerberater-Pendel" in das Mandanten-Postfach hochgeladen werden.

Mit Kunden wird eine Verrechnung oder gesonderte Abrechnung vorgenommen

Verrechnungsvereinbarungen oder andere Abmachungen mit Kunden sollten immer schriftlich und nachvollziehbar abgefasst sein. Dann kommt es zu keinen Missverständnissen und Problemen. Diese Unterlagen sind einfach über den Ordner "Steuerberater-Pendel" in das Mandanten-Postfach in der Periode, in der die Abmachung getroffen wurde, an den Steuerberater COUNSELOR hochzuladen.
Also - einfach einscannen in den Ordner "Steuerberater-Pendel" und dann zusammen mit den anderen Dateien über das Mandanten-Postfach hochladen.

Kundenrechnungen werden von einem Factorer eingezogen und abgerechnet

Die Abrechnung des Factorers ist mit allen Anlagen einzuscannen und im Ordner "Steuerberater-Pendel" so lange zu speichern, bis alle Dateien der Periode über das Mandanten-Postfach an den Steuerberater COUNSELOR hochgeladen werden.
 
In der Regel bietet es sich aber an, dass der Factorer die Daten der Abrechnung in digitaler Form zur Verfügung stellt. Dieses kann auch direkt an den Steuerberater erfolgen, um einen Arbeitschritt zu sparen.

Mitarbeiter erhalten Lohn(-teile) in bar

Wenn das Unternehmen Löhne und Gehälter oder auch nur Teile davon in bar auszahlt, sollte es unbedingt immer eine Quittung geben.
 
Sofern Sie das Stotax-Kassenbuch nutzen, ist hier dann die entsprechende Ausgabe einzutragen und fertig. Lesen Sie hierzu gern den Artikel "Kassenbuch online".
 
Sollten Sie Ihre Barzahlungen in anderer Form in die Buchhaltung geben, gehören dann auch diese (Personal-)quittungen dazu und wären entsprechend mit den anderen Barbelegen einzuscannen und im Ordner "Steuerberater-Pendel" zu speichern.

Lohnbuchungsbeleg aus der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung

Der Lohnbuchungsbeleg und das Lohnjournal der laufenden Periode werden eingescannt und bis zum Hochladen im Ordner "Steuerberater-Pendel" gespeichert.
 
Diese Unterlagen können aber auch direkt von der Lohnabrechnungsstelle in PDF-Form oder als CSV-Datei an den Steuerberater COUNSELOR gegeben werden.

Die Kasse oder die Bareinnahmen werden nicht mit dem Stotax-Kassenbuch verarbeitet

Ihr Unternehmen benutzt eine elektronische Kasse oder Sie verwenden eine andere Software, die GoBD-konform die Barzahlungen erfassen und abbilden kann. Dann gibt es in jedem Fall die Möglichkeit, dass das Kassensystem Auswertungen bzw. Dateien (z.B. im CSV-Format) erstellen kann, die in die Buchhaltung eingelesen werden können. Speichern Sie diese Auswertungen und/oder Dateien am Ende der Periode bitte im Ordner "Steuerberater-Pendel" und übertragen diese dann zusammen mit allen anderen Belegen.
 
Sollten Sie für die Barzahlungen keine Software oder Kasse verwenden, bietet es sich an, die Organisation der Barbelege entsprechend unserem Beitrag "Kassenbuch / Organisation Barbelege" vorzunehmen. Am Ende der Buchhaltungsperiode laden Sie dann das manuelle Kassenbuch, zusammen mit den einzelnen verbuchten Belegen, über den Ordner "Steuerberater-Pendel" in das Mandanten-Postfach zum Steuerberater hoch.

Abrechnungen von Kreditkarten oder Zahlungsdiensten (wie SumUp o.ä.)

Wenn Sie Zahlungen an Lieferanten mit der Kreditkarte vornehmen oder von Kunden Zahlungen per Kreditkarte erhalten, muss immer gewährleistet sein, dass der Ursprungsbeleg, der dieser Zahlung zugrundeliegt, mit der Zahlung zusammengeführt werden kann.
 
Die meisten Kreditkartenorganisationen und Zahlungsdienstleister bieten das Auslesen der Bewegungsdaten in Form einer CSV-Datei an, so dass diese Dateien im Ordner "Steuerberater-Pendel" abgelegt werden können und später über das Mandanten-Postfach an den Steuerberater COUNSELOR hochgeladen werden können.
 
Einige Zahlungsdienstleister und Kreditkartenorganisationen bieten - wie die Kreditinstitute - aber auch die Online-Abfrage durch den Steuerberater an. Diese Online-Abfrage muss dann nur einmal eingerichtet werden und der Steuerberater COUNSELOR kümmert sich dann regelmässig um den Rest.

Die Bankabfrage für den Steuerberater ist (noch) nicht eingerichtet

Die laufende Abfrage der Geldbewegungen kann und sollte bei allen Kreditinstituten - und auch bei paypal - für den Steuerberater eingerichtet werden.
 
Sofern die Abfragemöglichkeit für den Steuerberater COUNSELOR noch nicht eingerichtet ist, sind die Bewegungsdaten der einzelnen Geldkonten (Bankkonten, paypal) einmal als CSV-Datei und einmal als PDF-Datei (mit Kontenendsaldo) für die jeweilige Periode im Ordner "Steuerberater-Pendel" zu speichern, um diese Dateien dann zusammen mit allen anderen Dateien über das Mandanten-Postfach an den Steuerberater hochzuladen.

 
Sollten wir in der vorstehenden Auflistung nicht alle vorstellbaren Vorgänge oder einen Vorgang nicht ausreichend erläutert haben oder wenn Sie bei der Behandlung von Belegen oder Unterlagen Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an.
 
Wir gehen davon aus, dass etwa ab der dritten Buchhaltungsabgabe an den Steuerberater COUNSELOR keine Fragen mehr zum Ablauf entstehen, da dann alle Vorgänge schon einmal vorgekommen sind.
 
 
 
Ihren Beratungstermin bei der
COUNSELOR Steuerberatungsgesellschaft mbH
in 22848 Norderstedt im Schubertring 19
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unter Telefon  0 40 - 696 382 600
 
oder mit E-Mail an office@counselor.de
oder über unser Anfrageformular
 
Beachten Sie  bitte den Rechtsstand dieses Textes:  12.04.2020.
 
Bevor Sie also Handlungen oder Gestaltungen mit steuerlichen Auswirkungen vornehmen, muss zur Sicherheit erst geklärt werden, ob sich die Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung geändert haben.
 
Zudem geben wir zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.
 
Sofern Sie hierzu Fragen haben oder Beratung wünschen, sprechen Sie uns gerne an oder klären Sie die Fragen in einem unserer nächsten Beratungstermine.
 
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Wir veröffentlichen zu diesem Thema auch in Zukunft weitere Gedanken und Hinweise.
Wir werden Anregungen geben und Möglichkeiten aufzeigen.
 
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Gedanken

zur Webseite und den Steuern
Kurze Einführung vom Steuerberater

Lesen Sie kurz ein paar Hinweise zu dem Aufbeu und der Gestaltung dieser Webseite und Sie werden Arbeitshilfen und Anregungen finden, die in der alltäglichen Arbeit steuersparend helfen.
 
Die Seite "Gedanken" gibt weitere Erläuterungen.

Organisation

der Unternehmensform
Gedanken vom Steuerberater

Mit der richtigen Gesellschaftsform und der richtigen Unternehmensstruktur ist der erste Schritt getan, um sicher Gewinn zu erzielen und unnötige Verluste zu vermeiden.
 
Lesen Sie weitere Gedanken hierzu auf unserer Seite "Gesellschaftsformen"
 

Beratung für GmbH

Verschiedenes für GmbH
Beratungsansätze vom Steuerberater

Auf der Seite für die Steuerberatung von GmbH und GmbH & Co. KG finden Sie ein paar Gedanken und Hinweise, die bei der Steuerberatung von GmbH notwendig sind.
 
Schauen Sie einfach mal auf die Seite "Steuerberatung für GmbH".
 

Steuern sparen

Grundsätze im Steuerrecht
Erläutert vom Steuerberater

Im deutschen Steuerrecht gibt es einige Grundsätze, die jederzeit beachtet werden sollten. Danach funktioniert auch die Steuergestaltung.
 
Gedanken hierzu finden Sie im Beitrag "Allgemeiner Grundsatz im Steuerrecht".
 

Jahresabschluss

Die Basis für Steuern und Banken
Gedanken vom Steuerberater COUNSELOR

Der Jahresabschluss ist das Ende der Buchhaltung und Grundlage für Finanzierungsgespräche und für die Besteuerung.
 
Deshalb sollte man sich auch intensiv mit der Erstellung des Jahresabschlusses und seiner Optik beschäftigen.
 
Lesen Sie einige Gedanken im Artikel "Jahresabschluss etc".
 

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