Soll die Buchhaltung auch Vorhaben kontrollieren?

Auswirkungen durch Verträge und Investitionsvorhaben überprüft die Buchhaltung

Gedanken am 06.08.2019 von Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater

 
Buchhaltung prüft Planung
 
 
Möglicherweise ist die Frage etwas zu einfach formuliert, denn nicht die Buchhaltung, sondern eher die Finanzabteilung des Unternehmens hat die Ressourcen, die Erkenntnisse und das Wissen um Kundenaufträge, Lieferantenvereinbarungen und Investitionsentscheidungen zu überdenken, zu kontrollieren und zu kalkulieren.
Um überraschende Risiken zu vermeiden, sollte der Unternehmer oder die Geschäftsleitung des Unternehmens, alle Unterlagen vor rechtsverbindlichem Abschluss einmal in der Finanzabteilung zur Durchsicht vorlegen.
 
Was der Einzelunternehmer, der ohne Mitarbeiter sein Unternehmen führt, meistens durch Bauchgefühl oder Hosentaschen-Inspektion entscheidet, wird schon in einem Betrieb mit wenigen Mitarbeitern zu einer Aufgabe, die sich nicht vom Bauchgefühl leiten lassen sollte. Und je grösser das Unternehmen ist, je genauer sollte die Vorplanung und Kalkulation einer Entscheidung ausfallen.
 
Es geht zum Beispiel um die folgenden Fragen, die immer wieder auftauchen und beantwortet werden wollen:
 
Kann ich diesen Mietvertrag unterschreiben?
Hier ist zu überlegen, ob die Laufzeit des Vertrages finanzierbar ist oder ob die Laufzeit für die Investitionen vielleicht sogar zu kurz ist. Zudem sind Renovierungsmaßnahmen oder Rückgabe-Vereinbarungen, die in dem Vertrag genannt sind, in die Finanzplanung des Unternehmens aufzunehmen, damit nicht später überraschend Liquiditätsbelastungen vorkommen.
 
Vielleicht hat die Finanzabteilung ja auch Informationen darüber, dass der Mietpreis nicht ortsüblich ist und gibt so den Hinweis, dass eventuell nachverhandelt werden kann.
 
 
Zudem erkennt die Finanzabteilung den Liquiditätsbedarf aus diesem Vertrag und vergisst bei der Prüfung auch nicht, die Verzinsung der Kaution.
 
 
Ist die Anstellung eines weiteren Vertriebsmitarbeiters sinnvoll?
Im Vertrag des Mitarbeiters kann man nicht nur das Gehalt oder die Vergütung erkennen, sondern auch die Zusatzleistungen, die in der Liquiditätsplanung des Unternehmens berücksichtigt werden sollten, wie Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Anschaffung des Firmenwagens, Handy und Handykosten, Arbeitsplatz und Arbeitsplatzausstattung, Aus- und Fortbildungskosten, aber auch Abfindung und Trennungsgeld.
 
Hier kann die Finanzabteilung versuchen, die Gesamtkosten des Mitarbeiters in Relation zu dem prognostizierten Mehrumsatz zu setzen, um so herauszufinden, ob die Anstellung sinnvoll erscheint. Und dieses auch im Hinblick auf die vorhandenen Produktionskapazitäten.
 
Mehr Vertriebsmitarbeiter bedeuten ja nicht gleich auch mehr Produktion, wenn die Produktion schon völlig ausgelastet ist und erst erweitert werden müsste, um neue Aufgaben zu übernehmen.
 
-Beispiel:
Ein Unternehmen (bestehend aus dem Unternehmer) ohne weitere Mitarbeiter, braucht keinen weiteren Vertriebsmitarbeiter, wenn die eine Person im Unternehmen mit Aufträgen und Arbeiten schon an sechs Tagen in der Woche mit 18 Stunden pro Tag ausgelastet ist.
Hier bräuchte das Unternehmen nicht Vertriebs- sondern Produktions-Unterstützung.
 
Auch hierauf kann die Finanzabteilung hinweisen, da diese Abteilung auch die Unterlagen über die Mitarbeiter und deren Arbeitszeiten hat und zudem über Auftrags-Nachkalkulationen auch jederzeit nachvollziehen kann, ob weitere Aufgaben noch erfüllt werden können.
 
 
Soll der Vertrag mit der Werbeagentur geschlossen werden?
Wenn die Vereinbarungen sehr geringe Pflichten der Werbeagentur enthalten, aber regelmäßige Zahlungen fällig werden sollen, kann die Finanzabteilung darauf hinweisen und auch berechnen, wie hoch der zusätzliche Kundenumsatz sein muss oder wie viele Neukunden gefunden werden müssen, damit sich dieser Werbevertrag auch lohnt.
 
Auch wird die Finanzabteilung den Vertrag dahingehend prüfen, wie praktikabel die Kündigungsfristen oder auch die Laufzeit des Vertrages vereinbart werden sollen.
 
Für die Liquiditätsplanung des Unternehmens wird die Finanzabteilung auch Berechnungen anstellen, wie hoch die Kosten sind, die dadurch entstehen, dass Mitarbeiter des Unternehmens der Werbeagentur zuarbeiten müssen und später die vorgelegten Arbeiten auch kontrollieren müssen.
 
 
Darf der Kundenauftrag in der vorliegenden Form angenommen werden?
Die Finanzabteilung wird das Angebot an den Kunden nicht nur vom möglichen Umsatz her überprüfen und den möglichen Ertrag berechnen, sondern wird auch kalkulieren, welche Leistungen und Waren eingekauft werden müssen, um diesen Auftrag fertigzustellen.
Zusätzlich wird die Finanzabteilung in der Liquiditätsplanung feststellen, ob die Zahlungen, die an die Zulieferer zu leisten sind, auch von den Zahlungen gedeckt sind, die der Kunde zum Beispiel in Abschlägen nach Baufortschritt an das Unternehmen bezahlt. Auch wird kontrolliert werden, wann und wie hoch mögliche Provisionszahlungen zu leiten sind.
 
 
Die Finanzabteilung und später auch die Buchhaltung sind die Polizei in einem Unternehmen, die verhindern sollen, dass dem Unternehmen geschadet wird.
 
Durch die Nachkalkulation von Kundenaufträgen wird jeweils festgestellt, ob dieser Auftrag dem Unternehmen Gewinn brachte oder auch, ob dieser Auftrag dem Unternehmen genug Gewinn einbrachte. Die Erfahrungen solcher Nachkalkulationen fließen dann üblicherweise auch in die Vorkalkulation von Kundenaufträgen ein, so dass hier Risiken vermieden werden können.
 
Da die Finanzabteilung nicht nur den besten Überblick über die Liquiditätssituation des Unternehmens hat, sondern auch mit den zu zahlenden Steuern und den laufenden, festen Verpflichtungen bestens vertraut ist, ist es sinnvoll, Entscheidungen vorher von der Finanzabteilung überprüfen oder mindestens berechnen zu lassen.
 
Für die tägliche Praxis hat sich bewährt, Kleinbeträge aus dieser umfangreichen Entscheidungsfindung herauszunehmen. Nicht jeder Kaffeeeinkauf muss durch die Liquiditätsplanung der Finanzabteilung überprüft werden. Sinnvoll wäre hier eine Art von Budgetplanung, die jeder Abteilung oder jedem Mitarbeiter das Recht zugesteht, bis zu einem Betrag von X Euro monatlich kleinere Anschaffungen ohne „Erlaubnis“ zu tätigen.
 
Wichtig ist es allerdings, die großen Kundenaufträge und auch die großen Lieferantenverträge und auch alle langfristigen Verträge kalkulieren und berechnen zu lassen. Das Unternehmen erreicht hiermit eine „kostenlose“, aber unbezahlbare Risikovermeidung, die die Stabilität des Unternehmens nachhaltig sichern kann.
 
 
Wo im Einzelfall die „Kleinbetragsgrenze“ oder das Budget der einzelnen Abteilung liegt, muss im täglichen Geschäftsablauf des Unternehmens herausgefunden werden.

Allerdings sollten auch alle Einkäufe, die zu Sonderkonditionen möglich sind, nochmals überdacht werden.
 
Beispiel:
Ein Sportartikelhändler bekam auf einer Sportartikelmesse das wunderbare Angebot, dass er bei Abnahme von mehreren Tausend Stück eines Trikots, einen Rabatt von 35 % bekommen sollte.
Ohne Finanzplanung wurde eingekauft und leider nicht festgestellt, dass speziell dieses Trikot schon in der Vergangenheit von den Kunden des Unternehmens nicht gekauft wurde. Eine Überprüfung durch die Finanzabteilung hätte ganz einfach ergeben, dass von diesem Trikot noch eine ausreichend große Stückzahl im Lager des Unternehmens lag.
Der weitere Einkauf hat dem Unternehmen letztendlich nur noch geschadet. Von den neu eingekauften Trikots wurde kein einziges Stück an Kunden verkauft, und so war auch der große Rabatt nichts wert, da die Ware später verschrottet werden musste.
 
 
Unsere Empfehlung ist ganz klar. Schnelle Entscheidungen erhöhen das Risiko für das Unternehmen und sollten durch eine gezielte Befragung der Finanzabteilung vermieden werden.
 
 
 
Beachten Sie  bitte den Rechtsstand dieses Textes:  06.08.2019.
 
Bevor Sie also Handlungen oder Gestaltungen mit steuerlichen Auswirkungen vornehmen, muss zur Sicherheit erst geklärt werden, ob sich die Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung geändert haben.
 
Zudem geben wir zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.
 
Sofern Sie hierzu Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an oder klären Sie die Fragen in einem unserer nächsten Beratungstermine.
 
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