Gewährleistungsrückstellung

Wie wird Aufwand für Nachbesserungen behandelt

Gedanken am 03.06.2019 von Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater

 
Gewährleistungsrückstellung
 
Wer von uns hat es nicht schon einmal erlebt?
 
Das Telefon klingelt und eine aufgeregte Frau ist am Apparat und schreit:
"Sagen Sie. Sie haben bei mir die Küche eingebaut und nun klemmt die Tür über dem Herd. Kommen Sie bitte sofort. Das können Sie doch so nicht machen. Das ist doch alles kaputt."
"ja, gute Frau. Wir werden einen Techniker zu Ihnen vorbeischicken." lautet die einfache Antwort.
 
Der Handwerker erscheint am nächsten Tag und richtet die Tür über dem Herd. Sie funktioniert selbstverständlich einwandfrei und es war bloß ein wenig verklemmt, etwas schräg eingebaut oder ein Bedienfehler.
 
Allerdings können die entstandenen Handwerkerstunden nicht in Rechnung gestellt werden, weil es sich hierbei um einen Gewährleistungsfall oder Serviceauftrag handelt.
 
Ein anderes Szenario wäre:
Es wurde ein Kleidungsstück erworben, dieses Kleidungsstück wird auch geliefert und im Nachgang stellt man fest, dass der Ärmel gar nicht angenäht ist. Der Ärmel liegt lose bei diesem Kleidungsstück in der Verpackung. Es wurde das Kleidungsstück vor dem Versand einfach nicht genug kontrolliert und an den Kunden des Unternehmens ausgeliefert. Auch hier liegt ein Gewährleistungsfall vor, der dazu führt, dass der Kunde - nennen wir es - die Stoffreste zurückschickt und nun einen Austausch der Ware erwartet oder den Kaufpreis zurückverlangt.
 
Auch die Aufwendungen für das Ersatzkleidungsstück und die zusätzlichen Verpackungs- und Versandkosten sind hier wieder ein Gewährleistungsfall.
 
Größere Fälle von Gewährleistung haben wir oft in der Bau-Branche, im Hochbau, aber auch im Tiefbau.
 
Und bei Programmierarbeiten im EDV-Bereich gibt es genauso Gewährleistungen, wie bei Kraftfahrzeugen.
 
Und immer, wenn irgendetwas an Ware oder Dienstleistung erstellt oder produziert wird, kann es dazu kommen, dass fehlerhafte Dienstleistungen oder fehlerhafte Waren zum Kunden gelangen. Fehlerhaft ist vielleicht sogar das falsche Wort. Unvollständig könnte man sagen, nicht vertragsgemäß könnte man sagen oder lückenhaft könnte man sagen.
 
 
All dieses führt zu Gewährleistungsaufwand.
 
Entweder muss das gelieferte Stück ausgetauscht werden oder die gelieferte Ware oder Dienstleistung muss repariert, ergänzt oder in einen vertragsgemäßen Zustand gebracht werden.
 
Hier entsteht also Gewährleistungsaufwand, den das Unternehmen nicht mehr gesondert abrechnen kann.
 
Ob das Unternehmen oder der Unternehmer den teuren Gewährleistungsaufwand dadurch vermeiden kann, dass mit dem Kunden eine Verbesserung der Situation vereinbart wird und der Kunde keinen Ersatz oder Reparatur erhält, sondern eine andere Ware oder Dienstleistung, die neu berechnet werden kann, soll hier nicht besprochen werden.
 
Für Bilanzierungszwecke gilt es, zu überlegen:
Sobald z.B. im Dezember die Ware an den Kunden gelangt ist, der Umsatz getätigt ist, der Erlös gemacht ist und der Gewinn verdient und verbucht ist, kommt es im neuen Jahr nun zu diesem Telefonanruf und es wird Gewährleistung verlangt.
 
Dieser Telefonanruf passiert selbstverständlich nicht immer am nächsten Tag, sondern manchmal auch erst Monate später.
 
Hier haben wir es meistens mit dem Garantiezeitraum von drei Jahren zu tun, so dass sämtliche Umsätze und sämtliche Gewährleistungsansprüche am Bilanzstichtag zu untersuchen sind.
 
Wenn bei Bilanzaufstellung der Gewährleistungsaufwand aus der Buchhaltung des Folgejahres entnommen werden kann, weil alle Ersatzlieferungen, Reparaturstunden und Garantiearbeiten gesondert festgehalten und verbucht wurden, ist es leicht, den Rückstellungsbetrag festzustellen und in der Bilanz zu passivieren.
 
Üblicherweise wird der Jahresabschluss aber nicht erst nach sechs Monaten aufgestellt, so dass man bei Bilanzerstellung gar nicht alle in Frage kommenden Gewährleistungsfälle kennt. Dann sollte man den Betrag für die Gewährleistungsrückstellung anhand vorliegender oder bekannter Daten schätzen.
 
Und zwar geht man in der Form vor, dass man sich entweder
-den Umsatz des Folge-Halbjahres ansieht oder
-sich die Stunden Aufzeichnungen, die Leistungsabrechnungen und die Arbeitsberichte der Mitarbeiter ansieht
 
und feststellt, welche Zeiten oder Waren nicht mit einem Kunden abgerechnet werden konnten oder abgerechnet werden können.
 
Man sollte ermitteln, wie viel an Gewährleistungsfällen und Gewährleistungsaufwand das Unternehmen in den ersten sechs Monaten nach dem Bilanzstichtag hatte, um berechtigte Kundenwünsche, berechtigte Kundeneinwände und Beschwerden abzuarbeiten und zu berichtigen.
 
In der Summe, über alle Mitarbeiter gerechnet, erhält man dann den entstandenen Gewährleistungsaufwand, der in der Bilanz als Gewährleistungsrückstellung zu erfassen ist.
 
Die Gewährleistungsrückstellung mindert, da es sich hierbei um einen Aufwand handelt, den steuerlichen Gewinn.
 
Die Gewährleistungsrückstellung mindert den steuerlichen Gewinn insoweit, als dass sie höher ist, als die im Vorjahr gebildete Rückstellung.
 
Sofern wir allerdings eine Minderung des Gewährleistungsaufwandes im Vergleich zum Vorjahr haben, erhöht sich selbstverständlich der steuerpflichtige Gewinn, das Unternehmen hat aber auch fehlerfreier gearbeitet.
 
Betriebswirtschaftlich sollte man anstreben, diese Gewährleistungsrückstellung so gering wie möglich zu halten -  um so einwandfreier und um so ordentlicher werden die Kunden bedient und es kommt nicht zu Beschwerden und es kommt nicht zu Warenrückgaben, so dass der Unternehmensgewinn, z.B. durch die Einführung einer Qualitätskontrolle, ohne eine höhere Zahl von Aufträgen steigen kann.
 
Insgesamt kann man über das Wort Gewährleistung aber in sämtlichen Branchen nachdenken - möglicherweise mit Ausnahme eines Friseursalons -,  um diese Aufwendungen für die Rückstellung zum Bilanzstichtag zu ermitteln und abzugrenzen und so das Jahresergebnis des Unternehmens gestalten zu können.
 
Sofern noch keine Zahlen oder Aufzeichnungen zu den Gewährleistungen in den sechs Monaten nach dem Bilanzstichtag vorliegen, kann man anhand des Gewährleistungsaufwands des Vorjahres oder sogar der Vorjahre einen Prozentsatz ermitteln, der dann auf den Halbjahresumsatz (der sechs Monate vor dem Bilanzstichtag) angewendet werden kann.

Zu empfehlen ist hierbei immer, ausreichend detaillierte Aufzeichnungen darüber zu erstellen, wie man den Rückstellungsbetrag ermittelt hat, damit man auch dem ungläubigsten Finanzamtsprüfer gegenüber den gestalteten Betriebsgewinn durchsetzen kann.

Sofern Sie zu der Ermittlung einer Gewährleistungsrückstellung Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an.
Gewährleistungsrückstellung im Handwerk
 
Beachten Sie  bitte den Rechtsstand dieses Textes:  03.06.2019.
 
Bevor Sie also Handlungen oder Gestaltungen mit steuerlichen Auswirkungen vornehmen, muss zur Sicherheit erst geklärt werden, ob sich die Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung geändert haben.
 
Zudem geben wir zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.
 
Sofern Sie hierzu Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an oder klären Sie die Fragen in einem unserer nächsten Beratungstermine.
 
Unsere Telefonnummer zur Terminvereinbarung finden Sie in unseren Kontaktdaten zusammen mit einer Beschreibung der Anfahrt.

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