Anforderungen an eine Rechnung

Bei der Rechnungsstellung sind vollständige Rechnungsangaben und eingehaltene Formvorschriften unabdingbare Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug. Denn dieser gelingt dem Leistungsempfänger nur dann, wenn die Rechnung, die ihm der Lieferant oder Handwerker ausstellt, alle im Umsatzsteuergesetz (UStG) geforderten Angaben – vollständig und richtig – enthält. Das gilt übrigens auch für Gutschriften. Bei einer Gutschrift stellt nicht der leistende Unternehmer, sondern der Empfänger der Leistung das Abrechnungsdokument aus. Dies ist zulässig, wenn vorher eine entsprechende Vereinbarung zur Abrechnung mittels einer Gutschrift zwischen den Vertragsparteien besteht. Spätere Korrekturen sind zwar möglich, im Detail aber schwierig.
 
Daher sollten Sie sowohl dann sorgfältig vorgehen, wenn Sie eigene Rechnungen erstellen, als auch dann, wenn Sie eingehende Rechnungen kontrollieren. Denn dies ist nicht nur in Ihrem eigenen, sondern auch im Interesse Ihrer Geschäftspartner.
 
Dieser Beitrag trägt deshalb alle wichtigen Informationen zusammen, um Sie bei Ihrer Rechnungserstellung und -kontrolle zu unterstützen.

Die Umsatzsteuer ist eine Steuer auf
 
 Waren oder Dienstleistungen, die ein Unternehmen in Deutschland verkauft,
 
 seine Entnahmen und Nutzungsentnahmen,
 
 Gegenstände, die ins Zollgebiet importiert werden (Einfuhrumsatzsteuer), und
 
 Warenerwerbe aus dem EU-Ausland.
 
Die deutsche Umsatzsteuer ist eine Mehrwertsteuer. Sie wird auf jeder Handelsstufe aus dem Bruttoumsatz errechnet (sogenanntes Allphasen-Nettoumsatzsteuersystem mit Vorsteuerabzug).
 
Der Begriff „Vorsteuer“ bezeichnet die Umsatzsteuerbeträge, die einem Unternehmer für bezogene Lieferungen und Leistungen in Rechnung gestellt werden (Beschaffungsseite). Diese kann er von der Umsatzsteuer auf seine eigenen Leistungen, die er an das Finanzamt abführen muss (Absatzseite), abziehen.
 
Unternehmer sind verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, wenn sie eine Leistung gegenüber einem anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder gegenüber einer juristischen Person (z.B. Verein, Stiftung oder Körperschaft des öffentlichen Rechts) erbringen. Dazu haben sie nach einer Lieferung oder nach Ausführung einer Dienstleistung sechs Monate Zeit. Bei steuerpflichtigen Werklieferungen und sonstigen Leistungen (Dienstleistungen) im Zusammenhang mit einem Grundstück – im Wesentlichen sind dies Bauleistungen, jedoch keine Materiallieferungen – besteht diese Pflicht darüber hinaus auch, wenn die Arbeiten für private Kunden ausgeführt werden. Private Auftraggeber müssen diese Belege zwei Jahre lang aufbewahren. Außerdem hat der Gesetzgeber die Fristen für Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen und grenzüberschreitende Dienstleistungen verändert. Sie müssen bis zum 15. Tag des Folgemonats ausgestellt werden. Achten Sie daher auf eine zeitnahe Fakturierung.
 
Hinweis
 
Kommen Sie als Unternehmer Ihrer Verpflichtung zur Rechnungsausstellung nicht nach, kann dies als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 € geahndet werden.
 
 
Kleinunternehmer schulden keine Umsatzsteuer. Aus diesem Grund sind sie aber auch nicht dazu berechtigt, die Umsatzsteuer in einer Rechnung gesondert auszuweisen. Sollte der Umsatzsteuerausweis trotzdem fehlerhaft erfolgen, ist der Kleinunternehmer verpflichtet, die ausgewiesene Steuer als „Strafsteuer“ an das Finanzamt abzuführen.

Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Dieses muss nicht ausdrücklich als „Rechnung“ bezeichnet werden. Es reicht aus, wenn sich aus dem Inhalt ergibt, dass ein Unternehmer über eine Leistung abrechnet. Insbesondere kann eine Rechnung in einer anderen Sprache ausgestellt sein. Als Rechnungen sind daher auch Dokumente anzuerkennen, die etwa mit „Invoice“, „Faktura“, „Facture“ oder „Quittung“ bezeichnet sind.
 
Bei Schriftstücken, die nicht der Abrechnung einer Leistung dienen, sondern sich ausschließlich auf den Zahlungsverkehr beziehen (z.B. Mahnungen), handelt es sich dagegen nicht um Rechnungen.
 
Auch ein Kontoauszug kann eine Rechnung darstellen, allerdings nur, soweit ein Kreditinstitut Leistungen darin abrechnet.
 
Als Rechnung gilt ferner ein Vertrag, der alle erforderlichen Pflichtangaben enthält. Im Vertrag fehlende Angaben müssen in anderen Unterlagen enthalten sein, auf die im Vertrag hingewiesen wird. Ist beispielsweise in einem Miet- oder Wartungsvertrag der Zeitraum, über den sich die jeweilige Leistung erstreckt, nicht angegeben, reicht es aus, wenn sich dieser aus den einzelnen Zahlungsbelegen (z.B. aus den Überweisungsaufträgen) ergibt. Die im Vertrag enthaltene gesonderte Steuer muss jedoch wie bei jeder anderen Abrechnungsform eindeutig, klar und unbedingt sein. Das ist nicht der Fall, wenn beispielsweise die Abrechnung im Vertrag offenlässt, ob beispielsweise der leistende Unternehmer den Umsatz bei einer Vermietung versteuern oder als umsatzsteuerfrei behandeln will.
 
Eine Rechnung kann sowohl der leistende Unternehmer selbst als auch ein von ihm beauftragter Dritter ausstellen. Beauftragt er einen Dritten, muss der Leistende sicherstellen, dass der Dritte alle formalen Voraussetzungen einhält.
 
Sogenannte Innenumsätze – etwa zwischen Betriebsabteilungen desselben Unternehmens – sind innerbetriebliche Vorgänge. Werden hierfür Belege ausgestellt, handelt es sich deshalb umsatzsteuerrechtlich nicht um Rechnungen, sondern um unternehmensinterne Buchungsbelege.
 
Eine Rechnung muss grundsätzlich in Schriftform vorliegen, das heißt, sie muss die Anforderungen an eine Urkunde im üblichen Sinn erfüllen. Darüber hinaus können Rechnungen auch auf elektronischem Weg übermittelt werden. Dies erfordert jedoch die Zustimmung des Empfängers – die übrigens schon durch das widerspruchslose Akzeptieren einer elektronischen Rechnung erfolgen kann. Wird eine Papierrechnung gewünscht, sollte der elektronischen Form deshalb ausdrücklich widersprochen werden.

Wird eine Rechnung elektronisch übermittelt, müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit des Dokuments gewährleistet sein.
 
Hinweis:
 
Hierfür ist keine digitale Signatur auf der Rechnung notwendig (vgl. Punkt 1.3.3). Aber natürlich ist es zulässig, eine elektronische Rechnung mit einer digitalen Signatur zu versehen.
 
Häufig fordert das Finanzamt zur Vorlage der Rechnung auf. Dabei kann vorläufig ein Ausdruck der elektronisch übermittelten Rechnung eingereicht werden. Dies entbindet allerdings nicht von der Pflicht, auf Anforderung nachzuweisen, dass die elektronisch übermittelte Rechnung auch die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt.
 
 
1.3.1 E-Mail-Rechnungen
 
Am gebräuchlichsten ist es, elektronische Rechnungen per E-Mail zu übersenden. Dabei kann das Rechnungsdokument in der E-Mail enthalten sein oder in einer zusätzlichen Datei angehängt werden.
 
1.3.2 Telefax-Rechnungen
 
Auch bei Rechnungen, die per Telefax übertragen werden, handelt es sich teilweise um elektronisch übermittelte Rechnungen. Für die Berechtigung zum Vorsteuerabzug musste die Übertragung vor der Gesetzesänderung von einem Standardfax an ein Standardfax erfolgen, da nur der Papierausdruck als Rechnungsdokument angesehen wurde. Bei einem Computerfax musste eine digitale Signatur benutzt werden. Das galt für Übertragungen
 
 von Standardfax an Computerfax,
 
 von Computerfax an Standardfax und
 
 von Computerfax an Computerfax.
 
Immer noch müssen sowohl Rechnungsaussteller als auch -empfänger jeweils einen Papierausdruck der Rechnung aufbewahren. Bei der Übertragung von einem Computerfax oder Faxserver an ein Standardfaxgerät reicht es aus, den Ausdruck aufzubewahren. Bei einem Computerfax auf Empfängerseite gelten die Grundsätze der elektronischen Rechnung.
 
1.3.3 Anforderungen an elektronisch erstellte Rechnungen
 
Als in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen gelten Rechnungen, die
 
 per E-Mail,
 
 im EDI-Verfahren,
 
 als PDF- oder Text-Datei,
 
 per Computerfax bzw. Faxserver (nicht aber per Standardfax) oder
 
 im Wege des Datenträgeraustauschs
 
übermittelt werden.
 
Unternehmern ist es ausdrücklich freigestellt, wie sie die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung sicherstellen. Auf eine elektronische Signatur oder die Übermittlung der Rechnung per EDI kommt es für den Vorsteuerabzug ausdrücklich nicht an. Das Gesetz verlangt aber, dass der Unternehmer ein sogenanntes innerbetriebliches Kontrollverfahren einhält.
 
Innerbetriebliche Kontrollverfahren setzen Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit ihren Zahlungsverpflichtungen ein. Schon im eigenen Interesse werden sie insbesondere überprüfen, ob
 
 die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
 
 der Rechnungsaussteller also tatsächlich den Zahlungsanspruch hat und
 
 die vom Rechnungssteller angegebene Bankverbindung korrekt ist.
 
Damit gewährleisten sie, dass sie tatsächlich nur diejenigen Rechnungen begleichen, zu deren Begleichung sie auch verpflichtet sind. Dies kann im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens geschehen, aber auch durch manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z.B. der Kopie der Bestellung oder dem Lieferschein).
 
Hinweis
Sie sollten Rechnungen vor der Zahlung stets auch auf alle Pflichtangaben zum Vorsteuerabzug prüfen und gegebenenfalls bis zum Erhalt einer ordnungsgemäßen Rechnung lediglich den Nettobetrag begleichen. Denn der Anspruch auf Erstattung der Vorsteuer entsteht erst mit Vorlage einer ordnungsgemäßen Rechnung.
 
 
Bei einer elektronischen Rechnung müssen Sie sich als Leistungsempfänger – wie auch bei einer Papierrechnung – von der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts überzeugen. Es trägt nämlich derjenige Unternehmer die Feststellungslast (Beweislast) für die Erfüllung der Anspruchsvoraussetzungen, der den Vorsteuerabzug begehrt.
 
Zur Sicherstellung der Lesbarkeit einer digitalen Rechnung ist eine Speicherung erforderlich – und zwar auf einem Datenträger, der keine Änderung zulässt.
 
Darüber hinaus gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen. Sowohl der Aussteller als auch der Empfänger müssen die Rechnung für die Buchführung in dem Format speichern, in dem sie ausgestellt bzw. empfangen wurde.
 
Für buchhaltungspflichtige Unternehmer muss die Speicherung
 
 den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sowie den
 
 Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
 
entsprechen. Gegenüber den ausladenden Verpflichtungen der GoBD, die sich an buchführungspflichtige Unternehmen richten und hohe Relevanz für die Ertragsteuer besitzen, sind die im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) formulierten Anforderungen an die Rechnungslegung liberaler gefasst. Nach diesen genügt es bereits, wenn die Daten während der Aufbewahrungspflicht unverändert jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sind. Dabei ist es nicht zulässig, eine elektronische Rechnung als Papierausdruck aufzubewahren.
 
Hinweis
 
Die Reduzierung der Anforderungen an eine elektronische Rechnung führt auch zu einer effektiveren Umsatzsteuerkontrolle durch den Fiskus. Denn die Beamten dürfen bei einer Umsatzsteuernachschau auch elektronisch gespeicherte Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere, andere Urkunden und elektronische Rechnungen einsehen. Ferner dürfen sie Zugriff auf elektronisch gespeicherte Aufzeichnungen und Datenverarbeitungssysteme erhalten. Bislang war der Datenzugriff nur im Rahmen einer Außenprüfung zulässig.
 
 
1.3.4 Online-Fahrausweise
 
Bei Fahrausweisen wird es für Zwecke des Vorsteuerabzugs nicht beanstandet, wenn diese im Online-Verfahren abgerufen werden, sofern durch das Verfahren sichergestellt ist, dass eine Belastung auf einem Konto erfolgt.

Rechnungen und Gutschriften müssen Mindestangaben enthalten, um einen Vorsteuerabzug zu rechtfertigen.
 
Im Einzelnen sind das folgende Pflichtangaben:

Zur Vereinfachung hat der Gesetzgeber für sogenannte Kleinbetragsrechnungen Erleichterungen bei der Rechnungserstellung vorgesehen. Damit soll die Abwicklung von kleineren Geschäften des täglichen Lebens vereinfacht werden.
 
Hinweis
 
Rückwirkend zum 01.01.2017 hat der Gesetzgeber die Grenze für Kleinbetragsrechnungen von zuvor 150 € auf 250 € angehoben.
 
 
Folgende Pflichtangaben sind bei Kleinbetragsrechnungen notwendig:
 
 vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
 
 Ausstellungsdatum
 
 Menge und genaue Bezeichnung des gekauften oder gelieferten Gegenstands
 
 Leistungsbeschreibung, die eine zweifelsfreie und leicht nachprüfbare Identifizierung der Leistung ermöglicht (allgemeine Angaben wie „Beratungsleistungen“ oder „technische Kontrolle“ genügen ebenso wenig wie die bloße Angabe  der Warengattung wie „Computerzubehör“)
 
 Prozentsatz der angewandten Umsatzsteuer (7 % oder 19 %) und Bruttobetrag (ein Umsatzsteuerausweis scheidet bei Kleinunternehmern und Wiederverkäufern aus)
 
 gegebenenfalls ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt (die konkrete Norm des UStG, aus der sich die Befreiung ergibt, muss dabei nicht zitiert werden)
 
Hinweis
 
Die vereinfachten Regelungen für Kleinbetragsrechnungen gelten, selbst wenn die Betragsgrenze eingehalten wird, nicht beim Wechsel der Steuerschuldnerschaft und bei innergemeinschaftlichen Lieferungen.

Zusätzlich zu den Anforderungen für Kleinbetragsrechnungen müssen folgende Angaben enthalten sein:
 
 vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
 
 vollständiger Name und vollständige Anschrift des Käufers bzw. Leistungsempfängers
 
 Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID-Nr.) des leistenden Unternehmers; bei Dauerschuldverhältnissen (z.B. Mietverträge) genügt es, wenn in nach dem 31.12.2003 geschlossenen Verträgen eine solche Nummer angegeben ist; bei einzelnen (etwa monatlichen) Zahlungen muss die USt-ID-Nr. nicht mehr angegeben werden
 
 fortlaufende Rechnungsnummer; bei Dauerleistungen (z.B. Mietverträgen), die seit dem 01.01.2004 vereinbart sind, ist die einmalige Vergabe für einen Vertrag ausreichend
 
 separater Ausweis des Liefer- und Leistungszeitraums, selbst wenn das Lieferdatum mit dem Ausstellungsdatum identisch ist
 
 Ausweis des Netto- und Steuerbetrags
 
 Ausweis jeder im Voraus vereinbarten Minderung des Entgelts (z.B. Rabatte oder Skonti), beispielsweise durch den Hinweis „3 % Skonto bei Zahlung bis zum …“; bestehen darüber hinaus Vereinbarungen, genügt ein Hinweis auf diese (z.B. „Rabatt gemäß Vereinbarung vom …“)
 
 gegebenenfalls ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Käufers, also des Leistungsempfängers (die Hinweispflicht besteht bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen (im Wesentlichen Bauleistungen, keine Materiallieferungen), die mit einem Grundstück zusammenhängen und an Nichtunternehmer ausgeführt werden; die Aufbewahrungsfrist beträgt zwei Jahre)
 
 bei einer Abrechnung per Gutschrift auch die Angabe des Begriffs „Gutschrift“

Im Fall der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers muss die Rechnung die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten.
 
Die Formulierung ist jedoch nicht nur dann aufzunehmen, wenn ein Fall der Steuerschuldumkehr mit Auslandsbezug vorliegt. Sie ist auch dann aufzunehmen, wenn sich die Steuerschuld im Inland umkehrt, etwa bei Schrottlieferungen oder Bauleistungen. Auch bei Anwendung der Differenzbesteuerung als Wiederverkäufer sollte ein Hinweis auf deren Anwendung erfolgen.
 
Hinweis
 
Bei ausländischen Leistungsempfängern empfiehlt es sich, den Hinweis auf den Wechsel der Steuerschuldnerschaft auf Englisch oder in der jeweiligen Landessprache vorzunehmen.
 
Das Bundesministerium der Finanzen lässt es ausdrücklich zu, den Hinweis auch in einer anderen Amtssprache der Europäischen Union (EU) zu geben. Zur besseren Verständlichkeit für den Rechnungsempfänger sollte daher die Wendung „Reverse-Charge“ verwendet werden. Dies ist der international gebräuchliche Begriff für den Wechsel der Steuerschuldnerschaft.

Auch ohne besonderen Hinweis sind Unternehmer verpflichtet, ausgestellte und erhaltene Rechnungen zehn Jahre lang aufzubewahren.
 
Werden Rechnungen mittels elektronischer Registrierkasse erstellt, genügt es, die Tagesendsummenbons aufzubewahren, sofern diese vollständig sind und den Namen des Geschäfts, das Ausstellungsdatum und die Tagesendsumme enthalten.
 
Auch bei Ausdruck auf Thermopapier muss die Lesbarkeit dauerhaft sichergestellt werden. Dazu kann der Originalbeleg kopiert werden, um ihn zu konservieren.
 
Hinweis
 
Seit dem 01.01.2009 dürfen Rechnungen auch außerhalb des Europäischen Gemeinschaftsgebiets elektronisch aufbewahrt werden.
 
Die unter Punkt 2.2 genannten Angaben müssen zweifelsfrei aus der Rechnung zu erkennen sein.
 
Hinweis
 
Lassen Sie sich daher bei einfachen Kassentippstreifen immer eine separate Rechnung mit den unter Punkt 2.2 genannten Angaben ausstellen. Sie tragen die Beweislast dafür, dass im Zeitpunkt des erfolgten Vorsteuerabzugs eine ordnungsgemäße Rechnung vorgelegen hat. Bei einem Verlust der Rechnung kann der Nachweis grundsätzlich nur mit einer Rechnungskopie geführt werden.

Vereinnahmen Unternehmer das Entgelt oder einen Teil des Entgelts (Anzahlungen) für eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder Leistung, gelten die Regelungen aus Punkt 2.2 sinngemäß. Auch die Anzahlungsrechnungen müssen daher die entsprechenden Merkmale aufweisen.
 
Wird eine Schlussrechnung erteilt, müssen die vereinnahmten Anzahlungen und die entfallende Umsatzsteuer entsprechend abgezogen werden. Das bedeutet, dass die bereits gezahlten Nettoanzahlungen vom Nettoauftragswert in der Schlussrechnung abgezogen werden und die bereits abgeführte Umsatzsteuer ausgewiesen werden muss.
 
Wird in der Schlussrechnung dagegen zunächst der gesamte Nettoauftragswert mit Umsatzsteuer belastet und werden erst anschließend die Bruttoabschlagszahlungen abgezogen, wird eine zu hohe Umsatzsteuer ausgewiesen. Denn dann wird die ausgewiesene Umsatzsteuer aus dem Gesamtauftragswert in vollem Umfang geschuldet, obwohl die Umsatzsteuer bereits über die Abschlagszahlungen im Zeitpunkt der Teilleistungen erklärt und gezahlt wurde. Wird dies erst bei einer Betriebsprüfung festgestellt, verlangt das Finanzamt zunächst die Zahlung der unberechtigt ausgewiesenen Umsatzsteuer im Fälligkeitszeitpunkt zuzüglich einer Verzinsung für die überhöhte Umsatzsteuer für die Zeit bis zur Korrektur der Rechnung. Der eigentliche Schaden liegt dabei in der Verzinsung, da sie trotz einer Rechnungskorrektur nicht hinfällig wird.

Der Vorsteuerabzug ist nur dann möglich, wenn eine Rechnung alle unter Punkt 2.1 bzw. 2.2 genannten Pflichtangaben enthält. Ist dies nicht der Fall, wird das Finanzamt bei einer Betriebs- oder Umsatzsteuersonderprüfung die Vorsteuern zurückfordern.
 
Beim Fehlen einzelner Rechnungsangaben kommt allerdings eine Rechnungsberichtigung in Betracht – und zwar durch Ausstellung
• einer korrigierten Rechnung oder
• eines ergänzenden Berichtigungsschreibens.
 
War für Sie nicht erkennbar, dass einzelne Angaben in der Rechnung unrichtig waren (z.B. Anschrift des leistenden Unternehmers), kann der Vorsteuerabzug erhalten bleiben. An Ihre Gutgläubigkeit als Unternehmer werden jedoch strenge Anforderungen gestellt. Auch der Leistungsempfänger muss im Rahmen seiner Möglichkeiten eine Überprüfung der Unternehmerstellung des leistenden Unternehmers vornehmen.
 
Hinweis
Der Leistungsempfänger kann nur die tatsächlich geschuldete, nicht aber die überhöht ausgewiesene Umsatzsteuer aus der unzutreffenden Rechnung geltend machen. Denn nur insoweit wird die Umsatzsteuer gesetzlich geschuldet.
 
Gleiches gilt, wenn der Leistende nicht zum Steuerausweis berechtigt ist, etwa mangels Unternehmereigenschaft.
 
Sie können eine nicht ordnungsgemäße Rechnung berichtigen.
Der Europäische Gerichtshof in Luxemburg hat eine rückwirkende Rechnungsberichtigung ausdrücklich zugelassen. Auch das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat in einem Schreiben hierzu Stellung genommen (BMF-Schreiben vom 18.09.2020, III C 2 - S 7286-a/19/10001 :001).
 
Der Besitz einer Rechnung stellt nach wie vor erst einmal die formelle und materielle Grundvoraussetzung für den Vorsteuerabzug dar. Die rückwirkende Berichtigung der Rechnungen ist an strenge Voraussetzungen geknüpft. Eine der wichtigsten Voraussetzungen für diese rückwirkende Rechnungsberichtigung ist, dass die ursprüngliche Rechnung berichtigungsfähig ist. Dazu muss sie zwingend die folgenden erforderlichen Angaben enthalten:
• Rechnungsaussteller,
• Leistungsempfänger,
• Leistungsbeschreibung,
• Entgelt,
• gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer.
 
Sind diese Angaben unbestimmt, unvollständig oder offensichtlich unzutreffend, handelt es sich nicht mehr um eine berichtigungsfähige Rechnung. Insbesondere der fehlende oder unrichtige Steuerausweis kann eine rückwirkende Rechnungsberichtigung ausschließen.
 
Bei der rückwirkenden Rechnungsberichtigung sollte auch ein besonderes Augenmerk auf die Verjährungsproblematik gelegt werden. Wenn die Verjährungsfrist für das Jahr des erstmaligen Rechnungszugangs bereits abgelaufen ist, kann der Vorsteuerabzug versagt werden. Die Stornierung der ursprünglichen Rechnung sowie die Neuausstellung einer Rechnung können ebenfalls mit Rückwirkung erfolgen.
 
Eine weitere Möglichkeit, den Vorsteuerabzug bei einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung ohne eine Rechnungsberichtigung zu erhalten, erlaubt das BMF, wenn der Leistungsempfänger „die materiellen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs durch objektive Nachweise“ belegen kann. Hierdurch soll die Finanzbehörde in die Lage versetzt werden, eine leichte und zweifelsfreie Feststellung der Voraussetzungen vorzunehmen.
 
Diese weitere Möglichkeit soll dem Rechnungsempfänger ermöglichen, den Vorsteuerabzug trotzdem zu erhalten, auch wenn beispielsweise der Rechnungsaussteller für eine Rechnungsberichtung nicht mehr zur Verfügung steht.
Die rückwirkende Berichtigung einer Rechnung stellt kein Wahlrecht dar. Bis zum 31.12.2020 gab es jedoch eine Übergangsregelung. Hier wird nicht beanstandet, wenn der Vorsteuerabzug trotz möglicher Rückwirkung erst in dem Besteuerungszeitraum vorgenommen wird, in dem die berichtigte Rechnung zugeht.
 
Sollte eine rückwirkende Berichtigung der Rechnung nicht möglich sein, kann in solchen Fällen nur eine neue Rechnung ausgestellt werden, die jedoch erst ab dem Zeitpunkt des Erhalts der korrigierten Rechnung wirkt. In der Zwischenzeit muss der aus der fehlerhaften Rechnung beanspruchte Vorsteuerabzug mit 6 % verzinst werden.
 
Wichtig ist, dass in der korrigierten Rechnung ein Hinweis auf die ursprüngliche Rechnung erfolgt. Die ursprüngliche Rechnung sollte auf keinen Fall storniert werden. Vielmehr sollten die unrichtigen oder fehlenden Angaben korrigiert bzw. ergänzt werden. Die ursprüngliche nicht ordnungsgemäße Rechnung muss nicht vom Leistungsempfänger zurückgefordert werden.
 
Hinweis
Wie in diesen Fällen das Berichtigungsverfahren im Detail durchgeführt werden muss, ist bislang durch die Finanzverwaltung nicht abschließend geklärt. Auch die Finanzgerichte haben sich dazu noch nicht eindeutig positioniert. Es empfiehlt sich daher, bei umfangreichen Rechnungskorrekturen fachkundigen Rat einzuholen.

Kehrt sich die Steuerschuldnerschaft um, wird der Leistungsempfänger (Unternehmer) zum Schuldner der Umsatzsteuer. Davon sind betroffen:
• Werklieferungen bzw. sonstige Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers,
• die Lieferung von Grundstücken, soweit diese der Grunderwerbsteuer unterliegen,
• die Lieferung sicherungsübereigneter Gegenstände durch den Sicherungsgeber außerhalb eines Insolvenzverfahrens,
• Werklieferungen bzw. sonstige Leistungen, die der Herstellung, Instandhaltung, Instandsetzung oder Beseitigung von Bauwerken dienen (Bauleistungen),
• die Lieferung von Elektrizität durch im In- und Ausland ansässige Unternehmer (Ausnahme: private Betreiber von Photovoltaikanlagen),
• die Lieferung von Gas über das Erdgasnetz,
• die Lieferung von Wärme und Kälte,
• die Übertragung von Berechtigungen nach dem Treibhausgas-Emissionshandelsgesetz,
• bestimmte Schrottlieferungen,
• Gebäudereinigungsleistungen,
• Goldlieferungen abhängig vom Goldgehalt,
• Lieferungen von Tablet-Computern, Mobiltelefonen, Spielekonsolen und bestimmten integrierten Schaltkreisen,
• bestimmte Metalllieferungen, Cermets etc.
 
Die Regelungen über den Wechsel der Steuerschuldnerschaft sind komplex. Die Übersicht zeigt nur auf, in welchen Fällen im Prinzip die Regelung zu beachten ist. Ob ein Fall tatsächlich unter die Regelung fällt, ist im Einzelfall genau zu prüfen.
 
Gemäß der europäischen Mehrwertsteuersystemrichtlinie geht die Steuerschuldnerschaft bei Dienstleistungen in allen EU-Mitgliedstaaten zwingend auf den Leistungsempfänger über, wenn sich der Ort der Leistung nach dem Sitz des Leistungsempfängers bestimmt und der leistende Unternehmer nicht in diesem Mitgliedstaat ansässig ist.
 
Der vorsteuerabzugsberechtigte Leistungsempfänger muss in diesem Fall die Umsatzsteuer in seiner Umsatzsteuervoranmeldung erklären und kann diesen Betrag als Vorsteuer wieder abziehen. Für die Rechnung des leistenden Unternehmers hat dies zur Folge, dass er eine Nettorechnung ohne Umsatzsteuerausweis ausstellen und darin auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft hinweisen muss (z.B. „Es wird auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b Abs. 1 Nr. 1 UStG hingewiesen“ oder „Reverse-Charge“). Die ordnungsgemäße Rechnungserteilung ist jedoch ausnahmsweise keine Voraussetzung für den Vorsteuererstattungsanspruch des Leistungsempfängers, der sich direkt aus § 13b UStG ergibt.
 
Hinweis
Fehlt der Hinweis auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft in der Rechnung, entbindet dies den Leistungsempfänger nicht von der Verpflichtung, die Umsatzsteuer abzuführen. Weist der leistende Unternehmer zu Unrecht Umsatzsteuer aus, schuldet er diese bis zu einer zulässigen Rechnungsberichtigung.

Bei einem unrichtigen Steuerausweis schuldet der leistende Unternehmer auch den Mehrbetrag, und zwar unabhängig davon, ob die Rechnung alle notwendigen Angaben enthält. Er schuldet in diesem Fall die zu hoch ausgewiesene Steuer, obwohl der Leistungsempfänger diese Steuer gar nicht als Vorsteuer abziehen kann. Ein zu hoher Steuerausweis liegt auch vor, wenn in Rechnungen über Kleinbeträge ein zu hoher Steuersatz angegeben ist.
 
Hinweis
Diese Regelung gilt auch für Gutschriften, soweit der Empfänger der Rechnung nicht widerspricht. Sollte eine Gutschrift einen zu hohen Steuersatz und damit Steuerausweise enthalten, müssen Sie unbedingt gegenüber dem Gutschriftaussteller widersprechen. Dies kann etwa durch einen einfachen Brief per Fax erfolgen, damit Sie auch einen Zugangsnachweis haben.
 
Der leistende Unternehmer kann den Steuerbetrag gegenüber dem Empfänger berichtigen. Eine solche Berichtigung erfolgt für den Besteuerungszeitraum, in dem die berichtigte Rechnung erteilt wurde.
 
Beispiel 1
Ein Unternehmer berechnet für eine Lieferung die Umsatzsteuer mit 19 %, obwohl hierfür nur 7 % geschuldet werden.
Entgelt 1.000 €
+ 19 % Umsatzsteuer 190 €
Rechnungsbetrag 1.190 €
 
In diesem Beispiel schuldet der Unternehmer nicht nur 7 % Umsatzsteuer – wie es das UStG vorsieht –, sondern zusätzlich die Differenz zum Steuerbetrag zu 19 %. Der Leistungsempfänger hat jedoch nur einen Vorsteuerabzug in Höhe des richtigen Steuerbetrags zu 7 % (siehe unten).
 
Wird der Rechnungsbetrag um die zu hoch ausgewiesene Steuer herabgesetzt, ergibt sich als berichtigte Rechnung:
Entgelt 1.000 €
+ 7 % Umsatzsteuer + 70 €
Rechnungsbetrag 1.070 €
 
Beispiel 2
Soll der Bruttorechnungsbetrag in der berichtigten Rechnung unverändert bleiben, ergibt sich die richtige Steuer durch Herausrechnen aus dem bisherigen Rechnungsbetrag:
Rechnungsbetrag mit Steuer 1.190,00 €
– darin enthaltene Steuer auf Grundlage des
ermäßigten Steuersatzes von 7 % = 7/107 – 77,85 €
Rechnungsbetrag ohne Steuer 1.112,15 €
Berichtigte Rechnung:
Entgelt 1.112,15 €
7 % Umsatzsteuer 77,85 €
Rechnungsbetrag 1.190,00 €
 
Hinweis
Ob eine Korrektur nach dem Bruttopreis oder nach dem Nettoentgelt erfolgt, richtet sich nach den zivilrechtlichen vertraglichen Vereinbarungen mit dem Leistungsempfänger. Ist dieser Endverbraucher, erfolgt im Regelfall eine Korrektur auf Basis des Bruttopreises (siehe Beispiel 2).
 
Bei zu niedrigem Steuerausweis schuldet der Unternehmer die gesetzlich vorgeschriebene Steuer. Er muss die Steuer unter Zugrundelegung des maßgeblichen Steuersatzes aus dem Gesamtrechnungsbetrag herausrechnen.
 
Beispiel
Ein Unternehmer berechnet für eine Lieferung die Steuer mit 7 %, obwohl hierfür 19 % geschuldet werden.
berechnetes Entgelt 400,00 €
+ 7 % Umsatzsteuer 28,00 €
Gesamtrechnungsbetrag 428,00 €
– Herausrechnung der Steuer mit 19/119 = 68,34 €
Entgelt 359,66 €
vom Unternehmer geschuldete Steuer:
(19 % von 359,66 € =) 68,34 €
 
Der Leistungsempfänger darf als Vorsteuer nur den in der Rechnung ausgewiesenen Steuerbetrag abziehen.
 
Wer in einer Rechnung einen Steuerbetrag ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag. Dies betrifft vor allem Kleinunternehmer, bei denen die Umsatzsteuer nicht erhoben wird. Auch wenn jemand wie ein leistender Unternehmer abrechnet und einen Steuerbetrag ausweist, obwohl er nicht Unternehmer ist oder eine Lieferung oder sonstige Leistung nicht ausführt, schuldet er dementsprechend den ausgewiesenen Betrag. Insbesondere Privatpersonen sollten darauf achten, nicht unberechtigterweise eine Steuer in einem Kaufvertrag oder ähnlichen Dokumenten auszuweisen.